Estructuras y Funciones Organizacionales: Tipos, Departamentos y Centralización

Organización Formal e Informal

La organización formal es la establecida de acuerdo con la estructura y el organigrama existente, lo cual establece canales de comunicación entre distintos departamentos preestablecidos en forma oficial.

La organización informal surge de manera espontánea de acuerdo con los distintos grados de afinidad existentes entre las personas y que van más allá de la estructura formal preestablecida. Un ejemplo es el grupo de gente que se reúne durante los almuerzos, independientemente de su nivel jerárquico y función.

Tipos de Estructura Organizacional

Existen distintas formas de graficar un organigrama:

Estructura Lineal

Es utilizada en pequeñas empresas donde se concentra la facultad de dirigir todas las actividades en una sola persona.

Estructura Línea Asesorada (Staff)

El sistema de organización anterior presenta el inconveniente de que el dueño o directivo principal se enfrenta con demasiadas responsabilidades, superando muchas veces su capacidad y conocimiento. Por ello, muchas veces se recurre a especialistas o asesores.

Estructura Funcional

Para evitar la complicación que se da en organizaciones más grandes, en función de la necesidad de contar con especialistas en relación de dependencia, se realiza la departamentalización contratándolos no como asesores, sino como miembros full time.

Estructura Asesorada (Línea y Staff)

Es utilizada en grandes empresas que ven la necesidad de contar tanto con especialistas en relación de dependencia como con asesores part time.

Funciones Clave y Departamentos Organizacionales

Las principales funciones que dan origen a los diferentes departamentos (no siempre se encuentran todas estas áreas en las empresas) son:

Investigación y Desarrollo (I+D)

En esta área se perfeccionan los métodos por los cuales se producen, así como también se crean nuevos productos o servicios.

Recursos Humanos (RR. HH.)

Atienden todo lo concerniente al manejo de personal en lo referente a:

• Incorporación de empleados.
• Capacitación.
• Remuneración.
• Promociones.

Departamento de Producción

Es el área de planificación y creación de los productos o servicios, todo lo referente a recursos necesarios para la producción, la ejecución misma del proceso productivo y la entrega de productos terminados. Dentro de esta área pueden encontrarse departamentos como:

• Compras.
• Mantenimiento.
• Control de calidad.

Comercialización

Esta área se dedica a captar al cliente y a todo el proceso de ubicar el producto en el mercado. Dentro de esta área pueden encontrarse:

• Departamento de Marketing: Investigación del mercado, publicidad, distribución.
• Departamento de Ventas: Se ocupa de fijar políticas de ventas y controlar a los vendedores.

Administración

Tiene a su cargo todo el soporte operativo y administrativo de las actividades que se desarrollan. Algunos departamentos que se encuentran en esta área son:

• Contaduría.
• Finanzas (planeación de cobros y pagos).
• Auditoría.
• Tesorería.
• Impositiva.

Centralización y Departamentalización

Recentralización

Cuando se descentraliza la autoridad y este proceso no tuvo los resultados esperados, se puede tomar la decisión de volver a concentrar la toma de decisiones en una sola persona.

Departamentalización

La estructura se basa en la delegación y, por ende, en la centralización o descentralización. Cuando se establece una estructuración horizontal, esta se realiza mediante la departamentalización.

Tipos de Departamentalización

Por Función

Agrupando las actividades de las empresas de acuerdo con las funciones. Ej.: Administración, Producción.

Por Territorio

Consiste en agrupar de acuerdo con la zona geográfica. Ej.: Zona Norte y Zona Sur.

Por Proceso

Se agrupan de acuerdo con las siguientes actividades del proceso productivo. Ej.: Departamento de Corte.

Por Cliente

Se agrupan de acuerdo con las características distintivas de los diferentes clientes. Ej.: Sector Privado y Sector Público.

Por Producto

Se divide a la organización de acuerdo con las diferentes clases de producto que ofrecen. Ej.: Cuentas Corrientes (C/C).