Estructuras de Comunicación Empresarial: Redes y Reuniones Efectivas

Redes de Comunicación en la Empresa

Se conocen como redes de comunicación las estructuras que una empresa establece para hacer circular la información hasta que llega a sus destinatarios. De su elección depende, en mayor o menor grado, la eficacia para conseguir que esta llegue en el momento oportuno y a la persona adecuada.

Principales Redes de Comunicación Formal

Las principales redes de comunicación formal son:

• Red en cadena: La comunicación se establece con la persona que se tiene más próxima y la información desciende rápidamente, interrumpiéndose cuando alguien detiene la información. Se trata de una red de comunicación basada en la jerarquía existente en una empresa. Ejemplo: director-mando intermedio-trabajador.
• Red en estrella: Se caracteriza porque una persona coordina la comunicación con los demás y, normalmente, es quien detenta el poder jerárquico. De este modo, la información queda centralizada.
• Red en Y: En este caso hay dos líderes que coordinan y centralizan la comunicación en la empresa, pudiendo surgir conflictos entre ambos. Es el caso, por ejemplo, de la dirección económico-financiera de una empresa donde el jefe de contabilidad y el jefe de tesorería comparten el mismo personal (contables y administrativos).
• Red en círculo: En este tipo de red, la comunicación circula de unos a otros sin que nadie quede excluido y sin que se establezcan roles jerárquicos entre ellos. Este tipo de red es muy frecuente en las cooperativas.
• Red en varias direcciones: Se caracteriza porque todas las personas se comunican entre sí, logrando un alto grado de satisfacción. Un ejemplo de este tipo de red es la que se establece en una empresa a través del teléfono interior.

Junto a estas redes de comunicación formal, existen también redes de comunicación informal, que surgen en la empresa de forma espontánea, como resultado de las relaciones sociales que se dan en el trabajo, y que refuerzan los canales formales establecidos. Las redes de comunicación informal, no obstante, pueden dar lugar a rumores, cotilleos, desorden en la transmisión, etc.

Las Reuniones de Trabajo

Organización de una Reunión

La organización y el desarrollo de una reunión atraviesan una serie de fases o etapas:

1. Planificación de la reunión: Consiste en tomar la decisión de realizar o no la reunión, y en su caso, establecer los objetivos de la misma.
2. Preparación de la reunión: Consiste en concretar el programa de trabajo o preparar el orden del día de la reunión que queremos celebrar, comunicar la fecha y hora de celebración de la misma, recopilar toda la información que se necesite y hacerla llegar a las personas que van a asistir a la misma, fijar el lugar donde se va a celebrar la reunión y concretar la duración que va a tener.
3. Desarrollo de la reunión: Consiste en la exposición y búsqueda de soluciones a los temas o asuntos a tratar, así como la obtención final de conclusiones sobre dichos temas.
4. Resumen, registro y evaluación de la reunión: Una vez que la reunión ha concluido, se hará un resumen de todo lo tratado en la misma con el fin de valorar si se ha conseguido o no el objetivo marcado. Finalmente, se elaborará un informe en el que se recogerán las decisiones tomadas y las posibles soluciones a adoptar.