Estructura Organizativa y Comunicación Empresarial: Claves para la Eficiencia

Organización Formal e Informal: Jerarquía y Relaciones Empresariales

La organización puede estar delimitada por la dirección o surgir de relaciones espontáneas, dando lugar a dos tipos: formal e informal.

La Organización Informal

La organización informal es el conjunto de relaciones sociales que surgen espontáneamente dentro de una empresa. Es más difícil de establecer y formalizar que la organización formal.

Elementos y Tipos de Comunicación Empresarial

Elementos de la Comunicación

La información parte de un emisor hacia un receptor. El contenido es un mensaje que se transmite a través de un canal. Tanto al emitir como al recibir el mensaje, se requiere un código, proceso conocido como codificación o descodificación.

Tipos de Comunicación

Existen diversos tipos de comunicación, destacando los siguientes:

Según su Ubicación

• Comunicación interna
• Comunicación externa

Según el Tipo de Organización

• Comunicación formal
• Comunicación informal

Según la Dirección de Transmisión

• Comunicación vertical
• Comunicación horizontal
• Comunicación cruzada

Canales de Comunicación

El canal es el medio a través del cual se transmite la información. Algunos canales importantes son:

• Reuniones de trabajo.
• Buzones de sugerencias.
• Círculos de calidad.
• Entrevistas periódicas.
• Circulares.
• Correos electrónicos.
• Eventos sociales.
• Comunicados y publicaciones internas.
• Tablones de anuncios.

Redes de Comunicación

Las redes de comunicación se diferencian en centralizadas y descentralizadas. En las redes centralizadas, la comunicación gira en torno a una sola persona. En las descentralizadas, los participantes interactúan mutuamente sin un líder único. Se clasifican según la forma que adoptan:

• Redes en cadena: Ideales para la comunicación vertical.
• Redes en "Y": Similares a las de cadena, pero uno de los dos niveles de jerarquización se desdobla.
• Redes en estrella: Una persona ocupa la posición central y las demás se comunican con ella de forma circular.
• Redes en círculo: La información fluye de una persona a otra hasta regresar a la posición inicial.
• Redes en multiconexión: Todos los miembros se comunican con el resto.

Barreras en la Comunicación

Las barreras más importantes son:

• Barreras culturales: No todo el personal ha asumido la cultura organizativa (conjunto de valores compartidos por los miembros de una organización).
• Barreras burocráticas: Un exceso de burocracia puede ralentizar el flujo de información.
• Sobrecarga de información: El exceso de información puede provocar la pérdida de concentración.

Diseño de la Estructura Organizativa

El diseño de la estructura organizativa define las relaciones entre los elementos que la constituyen, persiguiendo una finalidad o plan. Es el modo en que la empresa divide las tareas y coordina las actividades. Dentro de las estructuras formales, encontramos:

• Estructura en línea:
• Estructura en línea y staff: Se complementa el núcleo jerárquico con un conjunto de unidades de apoyo (asesores técnicos que dirigen o coordinan una actividad).
• Estructura en comité: Establece un sistema participativo de toma de decisiones. Aunque es poco común en las empresas, su ventaja radica en su carácter enriquecedor y motivador, mientras que su desventaja principal es su lentitud.
• Estructura matricial: Combina las ventajas de las agrupaciones por funciones y por productos, estableciendo una doble línea de autoridad. Su principal ventaja es la flexibilidad, aunque el problema más inmediato que presenta es la posible confusión derivada de la doble autoridad.

Modelos de Agrupación Organizativa (Criterios)

• Agrupación por funciones: Consiste en agrupar a los trabajadores de una misma función en departamentos (agrupaciones de puestos de trabajo con similitudes).
• Agrupación por productos: Las áreas se denominan divisiones. Permite comportamientos estancos y otorga gran autonomía.
• Agrupación por mercados o por clientes.
• Agrupación geográfica.
• Agrupación mixta: No utiliza un criterio puro, sino una mezcla de varios.