Estructura Organizacional y Roles Funcionales Clave en la Dirección de Proyectos

La Organización en la Gestión de Proyectos

1. Concepto de Organización

La organización se clasifica según la actividad a realizar:

• Organización de Funciones: Se representa mediante un organigrama funcional.
• Organización de Personal: Se representa mediante un organigrama de personal.
• Organización de Documentos: Implica tratar y archivar la documentación.
• Organización de Actividades: Requiere planificar y programar las tareas.
• Organización de Procesos: Se visualiza a través de un flujograma.
• Organización de Equipos: Consiste en clasificar y almacenar los recursos.

2. La Organización y las Personas: El Organigrama

La estructura organizacional se representa mejor de forma gráfica, utilizando organigramas.

Propósito del Organigrama

Para que el proyecto se realice con oportunidad, calidad y coste, es necesario ser competitivo. El organigrama es una herramienta clave, generalmente elaborado por el Jefe de Proyectos.

Simbología Empleada

Se representa con rectángulos unidos entre sí con líneas horizontales y verticales (nunca oblicuas).

Estructura del Organigrama

Un organigrama completo consta de:

• Definición
• Propósito
• Alcance
• Estructura
• Características
• Aplicaciones

3. Funciones de las Unidades y su Organización

Jefe de Proyecto (Director de Obra)

El Jefe de Proyecto, también conocido como Director de Obra, es responsable de la ejecución integral del proyecto. Sus funciones incluyen:

• Decidir cuándo, cómo, quién, dónde y en qué orden se realizan los trabajos.
• Controlar que los trabajos se hagan de acuerdo con lo programado.
• Programar y planificar los trabajos.
• Detectar y corregir las causas que provoquen retrasos.
• Recopilar, procesar y mantener la información para su análisis estadístico.
• Confeccionar el presupuesto y controlar su coste.
• Elaborar el presupuesto de compra de equipos y servicios específicos.
• Organizar y mantener las zonas de almacenaje de equipos y materiales.
• Suministrar de forma oportuna los materiales, equipos y servicios necesarios para ejecutar la obra.
• Coordinar a los jefes de cada especialidad y las pruebas de funcionamiento.
• Firmar la recepción total de la obra (certificado).

Jefe de Proyecto Civil, Eléctrico y Mecánico

Realizan todas las funciones anteriores, excepto las dos últimas (Coordinación de pruebas y Firma de recepción), que se sustituyen por la realización de las pruebas necesarias antes de la entrega de la obra.

Secretaría de Dirección

• Organiza y mantiene el archivo de documentos.
• Convoca reuniones mediante la entrega de memorandos.
• Filtra llamadas.
• Recuerda actividades a realizar, entre otras tareas administrativas.

Asistente Técnico de Planificación

Ayuda al Jefe de Proyecto en el avance de la obra, asegurando la oportunidad, tiempo, calidad y coste. Sus responsabilidades son:

• Realizar las actividades de control de gasto, mano de obra y avance de la obra con calidad y seguridad.
• Mantener al día las planificaciones y programaciones.
• Coordinarse con los planificadores y asistirlos.

4. Unidad de Planificación por Especialidad

Actividades Clave de la Unidad de Planificación

• Controlar la ejecución de las Órdenes de Trabajo (OT) planificadas, programadas y de rutina según el programa establecido.
• Mejorar los procedimientos de ejecución y procesos de montaje.
• Ordenar el mantenimiento de máquinas eléctricas.
• Reponer equipos y/o instalaciones dañadas.
• Abastecer de materiales, herramientas y equipos.
• Coordinar los trabajos de varias disciplinas.
• Conocer y cumplir las normas de seguridad y calidad.
• Informar semanalmente de la disponibilidad de la fuerza laboral por especialidad a la planificación de su actividad.
• Preparar el material necesario para ejecutar los trabajos programados.
• Informar diariamente del tiempo del personal de las cuadrillas de montaje en las hojas de tiempo.
• Devolver diariamente las OT terminadas a la sección de planificación.
• Informar al Jefe de Proyecto o a la sección de planificación de anomalías en los equipos.
• Mantener buenas relaciones con contratistas.
• Elevar el nivel técnico de las cuadrillas en seguridad y calidad.
• Mantener en buenas condiciones herramientas y lugares de trabajo.
• Hacer buen uso de materiales y equipos.

5. Supervisión

La supervisión es llevada a cabo por personal de alta cualificación técnica.