Estructura Organizacional y Representación Gráfica Empresarial: Conceptos Clave

Conceptos Fundamentales de la Organización Empresarial

La Organización consiste en el diseño de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.

Propósito de la Organización

El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos.

División del Trabajo

La división del trabajo consiste en fraccionar y delimitar las actividades y procesos de manera que cada persona realice y sea responsable de un conjunto limitado de tareas y no de todo el trabajo.

Sectores de Actividad Empresarial

Los principales sectores de actividad de una empresa son:

• Nivel estratégico o institucional.
• Sector o área de producción.
• Sector o área de comercialización.
• Sector o área de finanzas.

Representación Gráfica de la Estructura: Organogramas

Los Organogramas son la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o institución, o de un sector de la misma.

Pautas para el Diseño de Organogramas

Los organogramas se diseñan mediante rectángulos y líneas de conexión. Se deben seguir las siguientes pautas:

• Un organograma debe ser simple y sencillo.
• Se pueden diseñar organogramas parciales o sectoriales para representar diferentes áreas de la organización.

Elementos Esenciales de un Organograma

Todo organograma debe contener:

1. Nombre de la empresa.
2. Encabezamiento de identificación.
3. Nombre del responsable del diseño.
4. La fecha de presentación.

Tipos de Organogramas

De Acuerdo a su Diseño:

• Vertical o piramidal.
• Horizontal.
• Concéntrico o circular.

De Acuerdo a su Contenido:

• Estructural.
• De distribución de puestos.
• De distribución de funciones.

Ventajas y Desventajas de los Organogramas

Ventajas:

• Permite al personal conocer su ubicación y relaciones dentro de la organización.
• Facilita la visualización e identificación de los sectores u órganos y sus relaciones formales.
• Facilita la capacitación de nuevos empleados en lo referente a cómo está estructurada la empresa.
• Se pueden detectar anomalías como excesiva cantidad de niveles jerárquicos.

Desventajas:

1. Permiten visualizar solamente las relaciones formales; no muestran las relaciones espontáneas o informales que son muy importantes en una organización.
2. Si no se mantienen actualizados, se vuelven obsoletos y sin ninguna utilidad.
3. Si no se diseña adecuadamente, puede dificultar la adaptación de la estructura organizacional a los cambios que se producen en el entorno empresarial.

Representación Gráfica de Procesos

Diagramas de Proceso

Los Diagramas de Proceso son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función.

Beneficios de los Diagramas de Proceso:

• Simplificar trabajo.
• Mejorar los procesos.
• Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Los diagramas de procesos más usuales son:

• Flujo de operaciones.
• Ubicación de equipo.
• Procedimientos.

Etapas para Elaborar un Diagrama de Flujo

Las etapas para elaborar un diagrama de flujo incluyen:

1. Elaborar el diagrama de flujo correspondiente.
2. Compromiso y autorización de la dirección y de los involucrados.
3. Elaborar el diagrama de flujo de presupuesto.

Fluxograma

En este tipo de diagrama, los pasos u operaciones de un proceso o procedimiento son representados gráficamente por medio de signos convencionales o simples dibujos.

Tipos de Fluxogramas:

• Fluxograma vertical.
• Fluxograma horizontal.