Estructura Organizacional: Funciones, Niveles y Tipos de Autoridad

La organización se refiere a la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de beneficios posibles de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia organización persigue.

Organización Formal

La organización formal es todo grupo humano que, para alcanzar los objetivos que se han fijado, necesita estructurarse, definiendo las tareas que cada uno de los participantes desarrollará para llegar al logro de las metas.

Funciones Básicas de las Organizaciones

Las organizaciones dividen el trabajo en cuatro funciones básicas:

• a) Comercialización
• b) Producción
• c) Finanzas
• d) Personal

El trabajo requiere diferentes habilidades, las que se dividen en especialidades y se pueden agrupar en áreas. Una unidad de organización representa a un área definida dentro de una organización, donde el jefe tiene la autoridad sobre la ejecución de un grupo específico de actividades.

A medida que se van subdividiendo las unidades organizacionales, van apareciendo los niveles de autoridad, lo que va estructurando la organización jerárquicamente.

Las unidades de organización se relacionan con los objetivos, ya que de la subdivisión de esos objetivos depende la creación de las unidades de la organización.

Aspectos a Considerar en una Organización Extensa

Dentro de una organización extensa, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Costos: A medida que aumenta el número de niveles, se requiere un mayor esfuerzo en dirección y coordinación, aumentando los costos en remuneraciones.
• Comunicaciones: Mientras mayor número de niveles exista en la organización, más larga es la ruta que deberán seguir para informar a todos sus integrantes los objetivos, los planes y las políticas, lo que se hará más lentamente.
• Control: Muchos niveles dificultan el control y también la planificación.

En una organización, la autoridad máxima es el consejo de administración, designado por los propietarios de la empresa, por el Estado o por ambos. Sin embargo, ellos delegan su autoridad en el administrador para que este dirija la empresa, teniendo como meta alcanzar los objetivos fijados. La delegación de autoridad es sucesiva y se debe realizar para que las tareas de la organización se realicen con éxito.

Tipos de Organizaciones

• Una organización es centralizada cuando prácticamente no existe delegación de autoridad para tomar decisiones. Este tipo de organización es cuando el máximo de decisiones es tomado por los gerentes.
• Una organización descentralizada es cuando la delegación de decisiones, tanto en calidad como en cantidad, es amplia. Para que esta funcione, es preciso decidir qué tipo de autoridad hay que delegar a cada subordinado.

Factores para Elegir una Autoridad

Para elegir el tipo de autoridad, se deben considerar los siguientes factores:

• a) ¿Quién posee la información necesaria para tomar decisiones en forma rápida? Una vez fijada la decisión y la persona, se deben asegurar los canales de comunicación necesarios para que ella reciba la información requerida.
• b) ¿Cuál es la capacidad de las personas, en los diferentes niveles organizacionales, para tomar buenas decisiones? No solo debe la persona poseer la información adecuada, sino también cierta responsabilidad y entrenamiento para tomar buenas decisiones.
• c) ¿Es importante la coordinación con otras actividades?
• d) ¿Cuán importante es la decisión?