Estructura Organizacional y Control Empresarial: Claves para el Éxito

La Organización Formal e Informal en la Empresa

La organización formal de una empresa es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella, están definidas las actividades de las personas, las unidades o departamentos. La autoridad de los distintos responsables es oficial y conocida por todos. Todos deben ajustarse a la organización formal, cumpliendo lo establecido, dictando órdenes, etc.

La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección y no es oficial. Depende de los miembros que la componen y los líderes que surgen espontáneamente. No nace como expresión de vínculos personales, sino de intereses comunes. La organización informal puede entenderse como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la organización formal, sino que se producen espontáneamente entre los asociados. Como consecuencia, se crean normas de grupo, se asumen ciertos roles y se crean canales de comunicación informal. A través de ello, surgen los líderes informales que ejercen una autoridad de hecho en cuanto que consiguen el reconocimiento del grupo e influyen sobre él. En definitiva, la dirección debe entender que la organización real de la empresa tiene dos caras y que lo informal es fuente de aprendizaje para la formal.

El Organigrama: Representación Visual de la Estructura Empresarial

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Muestra las distintas unidades organizadas y las relaciones que existen entre ellas, y permite conocer a simple vista las relaciones y dependencias jerárquicas. Este esquema de la estructura de la empresa cumple una función informativa, tanto para las personas que trabajan en ella como para personas externas. Sus funciones son:

• Informar a los distintos miembros de la empresa sobre su posición dentro de ella.
• Servir como carta de presentación ante el exterior.

Para cumplir con estas funciones, debe reunir una serie de requisitos:

• Exactitud: Debe reflejar fielmente y sin errores la estructura.
• Actualización: Debe actualizarse periódicamente para recoger los últimos cambios en la estructura.
• Claridad y sencillez: Tiene que ser comprensible por las personas que lo van a utilizar.

Tipos de Relaciones y su Representación Gráfica

Se representa con figuras geométricas las unidades, departamentos o cargos de las personas de la organización, mientras que con líneas verticales y horizontales se unen esas figuras. Existen dos tipos de relaciones en la organización:

• Relación lineal o jerárquica: Se representa con una línea continua, lo que indica cuál es la relación de dependencia.
• Relación de staff o asesoramiento: Se representa con una línea discontinua. Sus funciones son de asesoramiento y apoyo a la dirección general o intermedia.

Clasificación de los Organigramas

Los organigramas se pueden clasificar según varios criterios:

Por su finalidad

• Informativos: Dan una visión general de la estructura en grandes unidades.
• Analíticos: Presentan la totalidad de la estructura; son más detallados y técnicos.

Por su extensión

• Generales: Representan toda la organización; reflejan la estructura global.
• Parciales: Se refieren a un departamento o área de la empresa en concreto.

Por su contenido

• Estructurales: Presentan las grandes unidades que componen la empresa.
• Funcionales: Detallan la función y el cometido de cada unidad.
• De personal: Expresan el nombre y la posición de cada persona en la organización.

Por su forma

• Verticales: La línea jerárquica se representa de arriba abajo.
• Concéntricos: La línea jerárquica se representa situando las unidades de mayor jerarquía en el centro y las restantes formando órbitas alrededor.
• Horizontales: Se representan de izquierda a derecha, situando las unidades de mayor autoridad a la izquierda y girando hacia la derecha las unidades subordinadas.

La Motivación según Maslow y Herzberg

Una persona se encuentra motivada para hacer algo cuando ese acto satisface sus necesidades. Según la teoría de Maslow, la motivación depende de cómo estén satisfechos los cinco tipos de necesidades que tiene la persona. Estas necesidades están jerarquizadas en función de su capacidad y se pueden representar en forma de pirámide. Solo cuando se satisfacen las necesidades inferiores surgen gradualmente las necesidades más elevadas.

La teoría de Herzberg distingue dos grupos de factores:

• Factores de insatisfacción: Un puesto de trabajo puede causar insatisfacción si no se cumplen una serie de expectativas, como la seguridad en el empleo, las condiciones de trabajo, etc. Son los requisitos mínimos para que se produzca satisfacción.
• Factores motivadores: Incluyen el logro, los reconocimientos, el contenido del propio trabajo, la responsabilidad, etc.

Según Herzberg, para que no exista insatisfacción, los factores mínimos deben estar garantizados.

La Función de Control en la Empresa

Una vez planificado el futuro deseado para la empresa, hay que comprobar que se cumplen los planes y los objetivos previstos. La función de control permite regular la actividad empresarial. Para ello, en primer lugar, se observa y comprueba cómo responde la empresa a los objetivos planificados. Después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas para, finalmente, corregir las desviaciones y suprimir los factores que obstaculizan el funcionamiento óptimo de la empresa.

El control es inseparable de la planificación, que es su requisito previo. Comienza comunicando a los empleados los objetivos y las estrategias para conseguirlos. Es fundamental que se informe de los planes a todas las personas involucradas en el esfuerzo.

Controlar supone rendir cuentas ante otras personas. La palabra "control" suele ir acompañada de cierto rechazo por parte de las personas, debido a sus connotaciones de carácter coercitivo.

Fases de la Función de Control

1. Establecimiento de estándares: Es necesario fijar unos estándares de resultados relativos a un periodo de tiempo.
2. Medición de resultados reales: Se deben medir los resultados reales del periodo a partir de datos procedentes de distintas fuentes.
3. Comparación de resultados con estándares: Hay que comparar los resultados reales con los estándares fijados.
4. Análisis de las diferencias: Si hay desviaciones, se deben determinar las causas. Pueden ser diversas, como dificultades de organización o del propio plan.
5. Corrección de las desviaciones: No basta con identificar las desviaciones; si después no se hace nada para corregirlas... No todas han de ser negativas. Cuando son negativas y superan los límites, se deben tomar las medidas oportunas.