La Burocracia Maquinal: Estructura, Estrategia y Desafíos

Obsesión por el Control

La burocracia maquinal se caracteriza por una profunda necesidad de control, manifestada en los siguientes puntos:

1. Se realizan intentos constantes para eliminar toda incertidumbre, buscando que no haya interrupciones en los procesos.
2. Son estructuras llenas de conflictos, por lo que se requieren sistemas de control rigurosos para contenerlos.

Estas organizaciones imponen una atmósfera cerrada y controlada. Muchos servicios de staff son internos para evitar las incertidumbres del mercado abierto. Se prefiere “hacer” (producción interna) que “comprar” (adquisición externa) con el fin de mantener el control total sobre las operaciones.

La Cumbre Estratégica

La Cumbre Estratégica (CE) desempeña un papel central en la coordinación y el mantenimiento de la estructura.

Funciones Principales

Las funciones de la CE son:

• Mejorar el desempeño general de la organización.
• Mantener la estructura unida frente a sus conflictos internos.

Es importante notar que los conflictos no son resueltos, sino que se embotellan para permitir que el trabajo pueda ser ejecutado. Los altos gerentes son los responsables de frenar los problemas.

Supervisión y Coordinación

Otra función esencial es la supervisión directa. La formalización se vuelve menos posible cuando el trabajo es más complejo e impredecible que en el Núcleo Operativo (N.O.). La coordinación entre unidades distintas requiere de un mecanismo más flexible. El ajuste mutuo no es posible al no haber comunicación informal, lo que genera una gran necesidad de supervisión directa cerca de la cima. Los gerentes intervienen en las actividades de la línea media para efectuar la coordinación.

Distribución del Poder

Se otorga mucho poder a los gerentes de la Cumbre Estratégica. El poder formal reside en la cima. El poder informal, que requiere conocimientos específicos, está repartido entre los altos gerentes y los analistas de la tecnoestructura que estandarizan los procesos. Por lo tanto, esta estructura es centralizada verticalmente y descentralizada horizontalmente limitada.

Elaboración de la Estrategia

La estrategia emana de la Cumbre Estratégica, donde la perspectiva es amplia y el poder está centralizado. La elaboración de la misma es un proceso de arriba hacia abajo.

La información relevante es enviada a la C.E. (donde se formula) y luego es transmitida hacia abajo para su ejecución.

Características del Sistema Estratégico

El sistema estratégico presenta dos características distintivas:

1. El sistema de elaboración es racionalizado.
2. Es la única configuración con formulación en la C.E. y ejecución en la Línea Media y el Núcleo Operativo (N.O.).

Condiciones para la Aplicación

Esta configuración organizacional prospera bajo ciertas condiciones:

• Ambiente: Simple y estable.
• Tareas: Simples y complejas (siempre que sean susceptibles de estandarización).
• Madurez: Necesita ser una organización grande donde las tareas sean repetitivas y estandarizadas.
• Antigüedad: Cuando ya tiene normas establecidas y ha “visto todo antes”.
• Sistema Técnico: Regulador, que rutiniza el trabajo y permite la formalización. Estos sistemas van de muy simples a moderadamente sofisticados.
• Control Externo: A mayor control externo, la estructura se hace más centralizada y formalizada.
• Necesidad Especial de Seguridad: Formaliza sus procedimientos para asegurar que se cumplan al pie de la letra.
• Tendencia: No está de moda (en el contexto de estructuras flexibles modernas).

Ventajas y Desafíos

La burocracia maquinal es precisa, confiable, fácil de controlar y eficiente. Ninguna otra configuración es más adecuada para la producción en masa ni regula con mayor eficiencia.

Tipos de Problemas Estructurales

Existen tres tipos principales de problemas asociados a esta configuración:

1. Problemas Humanos: Surgen cuando las personas se ven como algo más que meros factores de producción, ignorando su iniciativa.
2. Problemas de Coordinación: Se manifiestan en el centro administrativo debido a los conflictos no resueltos por la estandarización.
3. Problemas de Adaptabilidad de la C.E.: La estructura está diseñada para propósitos específicos, lo que dificulta la adaptación cuando las condiciones del entorno cambian.

El Impacto Humano en el Núcleo Operativo (N.O.)

Frederick Taylor sostenía que la iniciativa humana no entraba en su ecuación de eficiencia. Él veía el rol de la gente de manera similar al de las partes de un mecanismo, tratando de “quitar todo el trabajo cerebral posible” del proceso productivo.