Estructura y Organización del Plan de Cuentas Contable

Plan de Cuentas Contable

El Plan de Cuentas es el elemento básico para cualquier sistema contable, ya que constituye la estructura mediante la cual se reúnen primariamente y se registran todos los datos financieros, así como para la preparación tanto de los informes internos como externos. En otras palabras, suministra el modelo según el cual se registrarán los activos, pasivos y los resultados de la empresa (Beyer, 1968). Es el ordenamiento sistemático de todas las cuentas y grupos de cuentas que emplea el sistema contable de una entidad. Deberá incluir cuentas que permitan obtener informaciones sobre los efectos patrimoniales de las actividades específicas que ejecute la entidad.

Descripción de un Plan de Cuentas

Un Plan de Cuentas debería describir como mínimo:

• Las denominaciones de los grupos de cuentas y de las cuentas.
• Los códigos asignados a dichos elementos.
• La integración de cada grupo de cuentas.

Cualidades Deseables de un Plan de Cuentas

Un Plan de Cuentas debería reunir como mínimo estas cualidades:

• Racionalidad: La codificación debe permitir y facilitar la formación de grupos o subgrupos de cuentas, de acuerdo con la naturaleza de los objetos a que dichas cuentas se refieran.
• Univocidad: A cada cuenta debe corresponderle un único objeto y cada objeto debe estar representado por una única cuenta.
• Integridad: Debe contener todo lo que sea necesario para que cumpla con su propósito.
• Sistematicidad: Los grupos de cuentas y las cuentas deben presentarse de una manera ordenada.
• Claridad: La terminología utilizada debe ser de fácil comprensión para quienes deban utilizarlo.
• Practicidad: Debe ser de fácil utilización por parte de quienes conozcan la mecánica de la teneduría de libros.
• Flexibilidad: Debe permitir la incorporación de grupos de cuentas y cuentas de una manera sencilla y cuando resulte necesario.
• Eficiencia: La cantidad de cuentas no debe ser tan alta como para que los costos de funcionamiento del sistema contable no se vean compensados con la obtención de información financiera de calidad.

Atributos de las Cuentas

Algunos objetos de registro se refieren a conceptos que poseen atributos, cualidades o propiedades específicas, que son importantes al momento de preparar estados contables para uso externo, como informes contables para uso interno. Pueden identificar: segmentos de una entidad, centros de responsabilidad, operaciones con empresas controladoras de la entidad o controladas por ésta, tipos de moneda, líneas de productos, etc.

Cuando el procesamiento contable se realiza utilizando programas de computación, puede diseñarse el mismo de tal manera que:

• Permita que cada uno de los importes cargados o acreditados en cada asiento se asigne tanto a una cuenta, como a uno o más atributos.
• Prepare informes contables por atributos, basándose en los importes que les fueron asignados y en las cuentas imputadas cada vez que se utilizó un atributo.

Cuanto mayor sea el número de atributos referidos a un objeto de registro que pueda imputarse al cargar o acreditar una cuenta, menor será el número de cuentas que deba formar parte de un Plan de Cuentas.

Tipos de Planes de Cuentas

Podremos tener un Plan de Cuentas Básico formado por cuentas y grupos de cuentas y un Plan de Cuentas Ampliado, cuando al Plan básico le agregamos el listado de cuentas utilizadas en registros auxiliares (cuentas de detalle o subcuentas) con sus códigos, y el listado de atributos con sus códigos.