Estructura y Organización de Papeles de Trabajo en Auditoría

Organización y Estructura de los Papeles de Trabajo (P.T.) en la Empresa

La propia empresa, al manejar una gran diversidad de información, requiere establecer una serie de normas que faciliten el uso coherente de dicha información (índices, referencias, marcas, etc.).

1. Tipos de Papeles de Trabajo (P.T.)

Para recopilar la mayor parte de la información utilizada en la auditoría, se crean hojas de trabajo. Estas son de diversos tipos y tamaños y, normalmente, deben incluir:

• Nombre de la empresa (cliente).
• Descripción del propósito de la hoja de trabajo.
• Fecha de realización.
• Identificación de la persona que la ha preparado.
• Evidencia de haber sido supervisada si la realizó un colaborador o ayudante.

Podemos distinguir tres tipos principales de hojas de trabajo:

Hoja de Trabajo Base

Se realizan con la suma de todas las cuentas de un área o sección determinada. Contienen la información que les es enviada desde las hojas de trabajo resumen. Por ejemplo, el área del inmovilizado.

Hoja de Trabajo Resumen

En ellas se detalla la composición de cada grupo dentro de las áreas. Por ejemplo, inmovilizado material e inmaterial (una hoja por cada uno).

Hoja de Trabajo de Detalle

En esta hoja se detallan aspectos concretos de las hojas de trabajo resumen. Por ejemplo, se analiza cada uno de los elementos del inmovilizado material.

2. Índices de las Hojas de Trabajo

Son símbolos que se escriben en los papeles de trabajo para facilitar su organización. Normalmente se utilizan códigos alfanuméricos de una o dos letras y números. Los modelos de índices pueden variar en función del criterio del auditor (hoja).

3. Referencias y Marcas

Las referencias tienen como objeto relacionar los datos entre las diferentes hojas de trabajo para verificar su corrección. Las normas técnicas de auditoría establecen que es indispensable que los P.T. se preparen con un adecuado sistema de referencias que permita al usuario encontrar el origen de la información. Deben ser sencillas y de un color vistoso para facilitar su localización. Es importante que se usen siempre las mismas y no sobrecargar una hoja de trabajo con ellas.

En general, las referencias y marcas sirven para:

• Simplificar la supervisión.
• Facilitar el próximo uso.
• Facilitar la consulta propia.
• Mejorar el informe.

Se suelen utilizar, entre otras, las siguientes marcas:

• √: Para indicar que se ha revisado ese dato.
• ∑: Para indicar que se trata de una suma de varios datos ya indicados.
• T: Para indicar que esa operación matemática ha sido realizada por el auditor.
• (n): Para indicar que para ese dato existe un comentario al final de la hoja con el número n.

Archivo Permanente y General

Los P.T. se archivan en dos tipos de archivo distintos en función de la documentación que recoja cada uno de ellos.

Archivo Permanente

En él se archivan todos aquellos documentos cuya utilidad trasciende a la auditoría de un ejercicio determinado, evitando de esta forma solicitar a la empresa auditada dichos documentos cada año. Este archivo se divide en 4 partes:

AP1. Datos Generales

• AP1-1. Copia de la escritura de constitución y de los estatutos.
• AP1-2. Descripción de la actividad de la empresa y los centros de trabajo que posea.
• AP1-3. Su organigrama, con la estructura de las distintas responsabilidades y departamentos de la empresa.
• AP1-4. El contrato de auditoría.
• AP1-5. Detalle de las firmas autorizadas en la empresa, con indicación de la capacidad de autorización de cada una y su límite.

AP2. Información Contable

• AP2-1. La descripción del sistema contable, incluyendo los sistemas informáticos empleados.
• AP2-2. El plan de cuentas.
• AP2-3. Los principios y normas contables utilizados por la empresa.

AP3. Escrituras y Contratos

• AP3-1. Escrituras de compra-venta hasta la fecha de emisión del informe.
• AP3-2. Copia de los contratos de préstamos, alquileres, arrendamientos financieros, etc.
• AP3-3. Pólizas de seguros sobre bienes y personas.

AP4. Otros Datos

(El contenido de esta sección no estaba especificado en el documento original).