Estructura Interna de la Empresa: Principios y Documentación

Principios de Organización Interna de una Empresa

La organización de una empresa debe ajustarse a determinados principios básicos a fin de que funcione correctamente. Estos principios esenciales servirán para que la empresa se considere en condiciones de funcionar y pueda obtener muchos beneficios. Los principios son:

1. Realizar una adecuada determinación de las distintas actividades de la empresa (producción, ventas, compras, etc.). En cada una de ellas, hay que separar los aspectos relacionados para evitar problemas.
2. Establecer una diferenciación clara entre:
   • Funciones directivas y de control
   • Funciones de ejecución
3. Asignar la función directiva a quien posea mayores ideas o conocimientos en el mando y que sepa bien la tarea en la que actuará.

Documentos Internos de una Empresa

La industria moderna se fundamenta en la máxima producción a los más bajos costos posibles. Para lograrlo, es necesario que adopte una organización estructural eficiente. Existen dos documentos básicos e indispensables que contienen información importante sobre la organización interna empresarial:

• Organigrama y Manual de Organización o Gestión de Calidad.
• Otros documentos importantes son el Manual de Procedimientos (técnicos u otros) y el Manual de Seguridad e Higiene.

Organigrama

El Organigrama es una representación gráfica que muestra las distintas áreas o actividades de la empresa. Tiene tres clasificaciones principales:

• Organigrama Funcional: Muestra las funciones que ocupa cada cargo en distintas áreas (jefe, presidente, encargado, etc.).
• Organigrama Divisional: Muestra las distintas divisiones y áreas que tiene la empresa (área de producción, ventas, etc.).
• Organigrama Matricial: Muestra divisiones y funciones en el mismo gráfico (ejemplo: Director de Producción).

Manual de Organización de Calidad

Este manual está destinado a dar a conocer a todos y cada uno de los responsables de las diferentes áreas que aparecen en los organigramas la siguiente información:

• Enunciados de las funciones.
• Características del trabajo a desempeñar y vinculaciones dentro y fuera de la empresa.
• Designación o nombre oficial que tiene el cargo.
• Información que recibe y la que emite, es decir, qué controla las entradas y salidas de las áreas de trabajo.

Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos es una manera de realizar una actividad. Son planes relacionados con funciones de trabajo que sirven como guía de práctica o acción e indican cómo deben hacerse las actividades.

Componentes de un Manual de Procedimientos:

• Título
• Introducción
• Alcance
• Objetivo

Detalle de algunos componentes:

• Alcance: Se escriben las áreas relacionadas con el procedimiento.
• Responsables: Se escriben los nombres o roles de las personas responsables.
• Referencias: Planillas, otros manuales, leyes, etc.

Niveles de Organización

Existen cinco niveles básicos de organización donde se encuentra el personal con jerarquía y funciones de control. Esta estructura sirve para eliminar fricciones entre los directivos o entre estos y los ejecutores del trabajo. Los niveles son:

1. Ejecutivo de Gran Nivel: Presidente, Vicepresidente, etc.
2. Ejecutivo de Rango Importante: Gerente, Jefe de Área, Ingeniero.
3. Rango Intermedio: (Este nivel no está detallado en el texto original, pero se menciona).
4. Ejecutivos Subordinados: Jefe de Turno, Jefe de Mantenimiento, Jefe de Personal.
5. Supervisores.