Estructura, Gestión y Ética en las Organizaciones Empresariales

La Organización de las Empresas

Toda organización tiene una estructura diseñada y planificada por la dirección según sus objetivos y medios disponibles. Esta organización se llama organización formal.

Para desarrollar sus funciones, las empresas se organizan en áreas:

• Técnica o de producción: lleva a cabo actividades relacionadas con la elaboración y fabricación de los productos. También se puede incluir la I+D+i.
• Administrativa: se realizan actividades relativas a la administración de la empresa (elaboración de documentación, contabilidad, fiscalidad).
• Comercial: actividades relacionadas con los estudios de mercado, compras, ventas, almacenamiento y comercialización.
• Financiera: abarca actividades relacionadas con la búsqueda de recursos económicos, estudios de la rentabilidad de las inversiones realizadas y el control de las entradas y salidas de capital.
• Social: desarrolla actividades de planificación, reclutamiento, selección, administración de personal, retribución, desarrollo de RR. HH. y servicios sociales.

La Organización Formal: Departamentos

Diseña y planifica la dirección en función de los objetivos programados.

Indica la posición de cada trabajador en la empresa y su situación respecto al resto de la plantilla, tareas, con quién se comunica, quiénes supervisan, etc.

Una forma de organización formal consiste en estructurar la empresa en áreas establecidas en función de las actividades que realicen, esto es la departamentalización.

Las áreas funcionales más importantes dan lugar a los siguientes departamentos: financiero, comercial, técnico de producción o RR. HH. y administrativo.

La estructura que surge por la división en departamentos se representa mediante organigramas.

Organización de Empresas de Gran Dimensión

Por Divisiones

Divide la empresa en áreas semiautónomas y mantiene una administración central que se encarga de diseñar las estrategias de la empresa y el control de la organización.

Las divisiones se hacen según estos criterios: productos o servicios que ofrece, tipo de cliente (mayoristas, minoristas, particulares) o mercados (locales, nacionales, internacionales).

Mixta

Cuando confluyen productos, mercados y clientes muy diferentes entre sí que han de gestionarse por separado.

Organización Informal de las Empresas

Surge como consecuencia de las relaciones personales entre la plantilla.

La unión de la organización formal e informal conforma la estructura organizativa real de la empresa.

Influye en la organización formal:

• Organización formal: la establece la dirección, las relaciones las marca la posición jerárquica, las actividades las marca la dirección, persigue fines empresariales, la comunicación sigue cauces jerárquicos, los grupos de trabajo se forman por departamentos y la autoridad la ejercen los directivos.
• Organización informal: surge espontáneamente, las relaciones se establecen por amistad, afinidad, etc. Las actividades se realizan voluntariamente, no tiene por qué perseguir los fines de la empresa, la comunicación se establece por conversaciones espontáneas, rumores, etc. Los grupos se forman espontáneamente y las personas con capacidad de liderazgo pueden ser consideradas por el resto como una autoridad.

Funciones del Departamento de RR. HH.

Las actividades de naturaleza similar se agrupan en funciones; cada empresa tiene unas funciones según sus necesidades y posibilidades:

• Planificación, reclutamiento y selección: tiene como objetivo proporcionar a la empresa el personal necesario en cada momento. Comprende actividades como estudio del mercado laboral, planificación de las plantillas, realización de los perfiles profesionales de los puestos, reclutamiento y selección de nuevos trabajadores, acogida, relaciones con las empresas de trabajo temporal, acciones tendentes de recolocación (outplacement).
• Administración de personal: se ocupa de trámites administrativos que surgen desde que una persona se incorpora a una empresa hasta que deja de formar parte de esta. Actividades: realización, firma y registro de los contratos, gestión del expediente personal, elaboración de recibos de salarios, gestión de los documentos de cotización a la Seguridad Social y retenciones a cuenta del IRPF, gestión de la incapacidad temporal, gestión de incidencias (absentismo, vacaciones).
• Relaciones laborales: función responsable de garantizar las correctas relaciones entre las empresas y trabajadores. Actividades: negociación de los convenios colectivos, relaciones con los representantes de los trabajadores, gestión de quejas y reclamaciones de empleados, negociación y tramitación de paros y huelgas, representación de la empresa ante tribunales laborales, tratamiento de despidos.
• Seguridad y salud laboral: la seguridad agrupa las medidas técnicas, formativas, médicas y psicológicas para prevenir accidentes laborales. La salud hace referencia al diagnóstico y prevención de las enfermedades laborales. Actividades: revisiones médicas periódicas, asistencia en caso de enfermedad y accidente, establecer medidas de prevención de accidentes y enfermedades, puesta en marcha de campañas de sensibilización para prevenirlos.
• Compensación y beneficios sociales: actividades de realización de estudios salariales, establecimiento de sistemas retributivos, elaboración de sistemas de medición de resultados individuales y grupales, elaboración de un sistema de incentivos, primas, bonos, etc.

Incluye beneficios sociales o servicios a las personas contratadas con medidas para mejorar su calidad de vida como: mejora de las prestaciones de la SS, seguros colectivos de vida, fondo de pensiones a cargo de la empresa, becas de estudios, guarderías, flexibilidad horaria, préstamos y anticipos, comedores, residencias de vacaciones.

• Desarrollo de los RR. HH.: necesidad de que los trabajadores estén motivados para así aumentar su productividad. Actividades: estudio de la motivación laboral, detección de las necesidades de formación de la plantilla, diseño de planes formativos generales o específicos, puesta en marcha de planes de formación, diseño y establecimiento de planes de carrera profesional, diseño de sistemas de evaluación del desempeño.
• Responsabilidad social de la empresa: las empresas adquieren compromisos con sus empleados y su entorno social. Quiere generar confianza y credibilidad en el entorno. En la responsabilidad se integran valores sociales y medioambientales.

Estructura del Departamento de RR. HH.

En todas las empresas se realizan actividades relacionadas con las personas que trabajan en ellas, algunas desarrolladas a nivel interno y otras que se suelen subcontratar o externalizar. En los departamentos pueden existir uno o varios niveles jerárquicos, según el número de trabajadores y de la actividad. Suele existir una persona que dirige el departamento del cual dependen diferentes secciones donde, en cada una de ellas, se desarrollan unas o varias funciones. Las diferentes funciones pueden llevarse a cabo con departamentos específicos, subcontratadas u optando por una solución intermedia.

El Departamento de RR. HH. Según el Tamaño de la Empresa

• Pequeñas y medianas empresas: las funciones de gestión del personal las lleva la dirección, subcontratándose con consultorías, asesorías o gestorías. A medida que crece la empresa, surge la necesidad de crear puestos de trabajo específicos para las tareas administrativas de personal. Suelen ser puestos multifunción que también se encargan de tareas de contabilidad y fiscalidad.
• Grandes empresas: se crea un departamento exclusivo de dirección de personas para que realice funciones como administración, compensación, relaciones laborales, etc. Se suelen apoyar en empresas especializadas (consultorías de RR. HH.) en actividades como selección, formación y prevención de riesgos.
• Empresas con varios centros de trabajo: en el departamento de RR. HH. de cada centro de trabajo se realizan tareas administrativas y de dirección de personal, pero dependerá de la dirección general de la empresa.
• Empresas multinacionales: existen departamentos de RR. HH. en cada país para gestionar las diferencias culturales y legislativas.

La Externalización en el Área de RR. HH.

Consiste en la contratación externa de algunas funciones propias de la empresa, para que sean realizadas por empresas especializadas. La decisión de externalizar dependerá de:

• Si el coste de la actividad que se externaliza es mayor si lo realiza la empresa que si lo realiza una externa especializada.
• La falta de continuidad de las actividades (no saber si va a permanecer en el tiempo y no es conveniente aumentar el tamaño de las empresas para prestarlas).
• Que el área o servicio que se externaliza permanezca inactivo durante largos periodos de tiempo y los costes fijos que se ahorran con su supresión (salarios, seguros sociales, etc.) superen el coste de la empresa que se contrate.

Modelos de Gestión de RR. HH.

En las primeras etapas de la gestión de RR. HH. tras la Revolución Industrial, la gestión de los RR. HH. estaba orientada hacia el control y la disciplina, y se consideraba a los trabajadores como un coste que se debía minimizar. Actualmente, se ha tomado conciencia de la importancia que tienen para el desarrollo de las empresas, sobre todo cuando ya se ha relacionado la motivación de la plantilla con los incrementos en la productividad y competitividad.

Evolución de la Función de los RR. HH.

El departamento de RR. HH. empezó con funciones como contratación, confección de nóminas y tareas administrativas. Actualmente, se amplió dando paso a nuevas denominaciones como dirección de personal.

Las funciones de personal en las empresas pasan por diferentes etapas:

• Finales del s. XIX, principios s. XX - Dirección de administración de personal: la dirección de personal se orienta hacia el control, estímulos retributivos y disciplina. La administración de personal tenía menor importancia respecto a otras áreas y se consideraba a las personas empleadas como un coste a minimizar.
• Hasta los años 60 del s. XX - Dirección de relaciones laborales o industriales: se valoran cuestiones de orden social y psicológicas para mejorar el rendimiento de los trabajadores. Se comienza a considerar a las personas trabajadoras como un recurso que se puede potenciar, más que como un coste.
• Décadas de 1970 y 1980 - Dirección de RR. HH.: se reconoce el papel de la dirección de RR. HH. Se toma conciencia de la importancia que tienen las personas para el desarrollo de las empresas y se relaciona con la competitividad, un recurso a optimizar.
• Finales de la década de 1990, principios s. XXI - Dirección estratégica de los RR. HH.: la función de RR. HH. pasa a ser estratégica al tener presencia en los órganos de dirección. Los RR. HH. se consideran el recurso competitivo más importante (motivar empleados para obtener resultados).

Los RR. HH. como Ventaja Competitiva

Los actuales modelos de gestión tienen como fin común ser competitivos, y los RR. HH. se consideran uno de los factores competitivos más importantes (es clave para la motivación de la plantilla). La empresa debe invertir recursos para fomentar esta motivación. La función de RR. HH. se califica de estratégica y debe tener presencia en los órganos de dirección de la organización para colaborar en la definición de los objetivos y planes de empresa. En los nuevos modelos de gestión de los RR. HH., se reconoce que estos son un recurso estratégico que constituye una ventaja competitiva para la empresa y establecen que existe una clara relación entre la competitividad de las empresas y las políticas que consideran los RR. HH. como un factor clave para el éxito empresarial.

Ventajas competitivas de la dirección de personas:

• Dirección de la empresa: considera que las personas son su principal activo.
• Aplica políticas de desarrollo de los RR. HH.: políticas de conciliación e igualdad, evaluación del desempeño, estrategia de motivación, valoración del puesto.
• Trabajadores motivados: mejor productividad, menos errores, mejor atención al cliente.
• Consecuencias: mejora la cuota de mercado, crecimiento de la empresa y empleo, mejor calidad de vida, cliente satisfecho.

Nuevos Modelos de Gestión de los RR. HH.

• Modelo de Idalberto Chiavenato: considera al personal como el capital más valioso, destacando las relaciones humanas como eje y punto de partida de una administración innovadora.

El autor considera la gestión de RR. HH. como un proceso constituido por subsistemas interdependientes integrados como:

• Subsistema de alimentación: planificación de la plantilla, reclutamiento y selección.
• Subsistema de aplicación: análisis y descripción de los puestos, evaluación del desempeño.
• Subsistema de mantenimiento: remuneraciones, beneficios sociales, seguridad y salud laboral.
• Subsistema de desarrollo: formación y planes de desarrollo del personal.
• Subsistema de control: gestión de las bases de datos del personal, sistemas de información.

• Modelo de gestión por competencias: las competencias son el conjunto integrado de conocimientos, destrezas, habilidades, aptitudes, actitudes, rasgos de personalidad y motivaciones que posee una persona y que le predisponen para desempeñar con éxito los requisitos y exigencias de un puesto de trabajo.

Los procesos más habituales en que se aplica el modelo son:

• Selección.
• Planes de carrera: favorece la motivación e implicación de los profesionales en la empresa. Mediante la formación continua de la plantilla, se puede dar respuesta a los cambios.
• Formación de desarrollo.
• Política retributiva.
• Evaluación del desempeño.

Nuevas Formas de Organización

• Organización en pirámide invertida: el cliente es un elemento fundamental. Después el personal, luego la dirección de los departamentos y por último la dirección general.
• En red o virtual: las estructuras en red surgen por la subcontratación.
• En trébol: formada por tres grandes áreas:
  • Núcleo: personal mejor cualificado en funciones esenciales para la empresa.
  • Subcontratación: trabajo no esencial que se subcontrata.
  • Trabajo flexible: contratos temporales o a tiempo parcial que se contratan en función de las necesidades de la producción.
  • Clientela (añadida): no supone coste para la empresa.
• Ética de empresa: normas y principios bajo los cuales se rigen las actividades que desempeña una empresa y que se utilizan para resolver los diversos problemas morales o éticos que pueden surgir en su entorno.
• Responsabilidad social corporativa (RSC): forma de hacer negocios que incluye las actuaciones voluntarias de la empresa para abordar los efectos sociales, ambientales y económicos de la acción empresarial, integrando en ella el respeto por los valores éticos.

La Ética de la Empresa

Las conductas empresariales poco éticas perjudican en la pérdida de confianza y reputación en la opinión pública y esto lleva a una pérdida de rentabilidad económica.

Concepto de Ética de la Empresa

La ética de los negocios es una reflexión sobre las prácticas de negocios en la que se implican las normas y valores de las personas, empresas y sociedad.

La ética de la empresa debe ser la base de toda acción empresarial. Se trata de una propuesta moral y un modelo de gestionar las empresas (se necesita una ética aplicada que fije las directrices a seguir en la empresa).

La ética orienta sobre cómo aplicar los principios éticos en la toma de decisiones y en acciones concretas.

Hay que diferenciar:

• Ética de empresa: normas y principios bajo los cuales se rigen las actividades que desempeña una empresa y que se utilizan para resolver los diversos problemas morales o éticos que pueden surgir en su entorno.
• Responsabilidad social corporativa (RSC): forma de hacer negocios que incluye las actuaciones voluntarias de la empresa para abordar los efectos sociales, ambientales y económicos de la acción empresarial, integrando en ella el respeto por los valores éticos.

Origen de la Ética de la Empresa

El caso Watergate provocó que la sociedad civil perdiera la confianza en las empresas y en el gobierno, surgiendo con fuerza el concepto de business ethics (ética de los negocios).

Razones de la Ética de la Empresa

• Las actuaciones inmorales y falta de ética de las empresas que están detrás de numerosos casos de corrupción, abuso de poder o falta de responsabilidad, han desencadenado una pérdida de confianza con dos consecuencias muy importantes: la disminución de ventas y deslealtad.
• El fenómeno de la globalización supone un aumento de la responsabilidad.
• Imagen y reputación corporativa: son ventajas competitivas de las empresas que se refuerzan por ser asociadas con valores éticos y ganarse la confianza de los consumidores.

Ventajas de la Ética de la Empresa

Una empresa con comportamientos éticos gana en rentabilidad económica porque consigue una mayor fidelidad de clientes, mejora su posicionamiento de imagen ante ellos y los medios de comunicación, se distingue de su competencia y se identifica con la comunidad en la que opera.

Ventajas:

• Incrementa el compromiso, motivación y mejora el clima laboral.
• Genera cohesión interna: trabajadores y empresa comparten mismos valores éticos.
• Mejora la imagen empresarial, la reputación y las ventas.
• Evita casos de corrupción.

Dimensión de la Ética en la Empresa

• En el ámbito interno: se pone atención a la demanda ética por parte de la plantilla, que exige la aplicación de valores que eviten malas prácticas en la gestión de las personas y una actuación justa en el otorgamiento de oportunidades, evitando favoritismos basados en intereses personales.

La gestión de los RR. HH. debe realizarse desde la ética empresarial para establecer la relación entre problemas con personas y problemas éticos.

• En el ámbito externo: los consumidores penalizan a las empresas que no tienen un comportamiento responsable no consumiendo sus productos o servicios, a la vez que tienen un comportamiento positivo hacia aquellos productos responsables desde estándares éticos.

Interno: trabajadores y sindicatos. Problemas éticos: discriminación y falta de igualdad de oportunidades, acoso moral o laboral, falta de retribución justa, falta de confidencialidad.

Externo: consumidores, inversores, proveedores… Problemas éticos: falta de transparencia, publicidad engañosa, corrupción, falta de calidad.

La Gestión de la Ética en la Empresa

La ética debe basarse para su aplicación en dos pilares:

• La definición y aceptación por parte de la empresa de un conjunto de valores, principios y normas de actuación éticos, integrados en la cultura de la empresa.
• La creación de herramientas que sirvan como pauta de conducta o prácticas éticas para transmitir a todos quienes integran a la empresa.

Las herramientas para la gestión de la ética son documentos o programas que formalmente se establecen en las empresas para definir, transmitir y potenciar los valores y principios éticos que se espera que siga el personal.

Códigos Éticos o de Conducta

Son documentos formales en los que se manifiestan el conjunto de valores que guían la conducta de la organización y los compromisos adquiridos para orientar la actividad de las personas de la empresa.

El código ético debe inspirar los procedimientos y formas de trabajo que concretan las relaciones con los grupos de interés (accionistas, clientes, plantilla, proveedores, competencias y sociedad).

Códigos de Buen Gobierno

Son herramientas para aumentar la confianza de las inversiones, proveedores, trabajadores y sociedad hacia los órganos de gobierno y la dirección de las organizaciones.

Los códigos de buen gobierno corporativo (según la AECA) están compuestos por una serie de recomendaciones precisas que mejoran el comportamiento de las empresas respecto a la transparencia informativa, la composición y el funcionamiento de los órganos de gobierno y su relación con distintos grupos de interés.

La Comisión Nacional del Mercado de Valores debe supervisar el cumplimiento de las exigencias sobre gobierno corporativo en este tipo de sociedades, las cuales deben publicar anualmente un informe del grado de cumplimiento de las recomendaciones de buen gobierno.

Comités de Ética

Están vinculados al desarrollo de códigos éticos y tienen como funciones:

• Vigilar el cumplimiento del código ético.
• Resolver conflictos y dilemas.
• Interpretar las normas.

Canales de Denuncias o Canal Ético

Canales éticos: instrumentos que permiten a las personas trabajadoras de una empresa denunciar conductas poco éticas en el seno de la organización, o plantear dudas o preguntas sobre cuestiones éticas.

Formación Ética

Proporciona a los directivos y empleados formación práctica ante la resolución de dilemas éticos. Busca transmitir la preocupación de la organización por integrar la ética empresarial en el día a día e informar sobre qué es y cómo se lleva a cabo esta integración.

Programas de Auditoría

Las auditorías, certificaciones o informes éticos son una herramienta fundamental para responder a una mayor exigencia de transparencia de la dirección empresarial en un entorno cada vez más complejo económica, social y culturalmente. En España existen 2 sistemas para acreditar el cumplimiento de una política ética y socialmente responsable por parte de la empresa:

• SGE21: iniciativa que surge de la asociación de varias empresas (Forética).
• Norma SA8000: proviene de la organización Social Accountability International.

Recursos Humanos y la Ética en la Empresa

La gestión de los recursos humanos es una herramienta necesaria para la construcción de la ética de la empresa, pues es un departamento clave para la integración de la ética en la gestión diaria. La ética de la empresa se aplica en estos ámbitos:

• Reclutamiento y selección: el departamento de RR. HH. selecciona personas cuyos principios y valores coinciden con los de la empresa.
• Gestión de conflictos: basados en criterios de equidad y justicia.
• Desarrollo profesional: hay preocupación por el crecimiento profesional de sus empleados ofreciendo oportunidades de desarrollo y capacitación que les permita avanzar en sus carreras.
• Comunicación ética: los trabajadores deben estar informados sobre las decisiones, metas, objetivos.

La Globalización y la Ética

La empresa, como uno de los agentes económicos más importantes, debe asumir su responsabilidad en la consecución de un mundo más justo, asumiendo comportamientos éticos. La ética de la globalización demanda que las empresas que aplican criterios éticos en sus países de origen los mantengan también en países con regímenes autoritarios y faltos de libertades.

La Empresa como Comunidad de Personas

La empresa es una comunidad de personas que aportan conjuntamente su trabajo directivo, operativo y su inversión. La tarea principal de la empresa es conseguir la síntesis y el logro de todos los intereses de las personas que constituyen la compañía. Debe orientarse a la contribución al bien común y a la valoración de la dignidad del trabajo y del personal por encima de los instrumentos productivos. El fin de la empresa debe ser la dignidad de quienes se relacionan con ella y de la comunidad y la sociedad en la que actúan. La empresa debe dar respuestas a estos retos:

• Institucionalización.
• Globalización.
• Factor motivacional.
• Nueva conceptualización de la gestión empresarial.

La Personificación de las Tareas

Al ser la empresa una comunidad de personas más que una conjunción de elementos o una combinación de actividades, es necesario personificar las tareas. Esta personificación comienza por la reivindicación del trabajo sobre el capital o la estructura productiva, terminando con el convencimiento de que detrás de cada actividad realizada en el trabajo hay una persona. Distintos niveles de personificación de las actividades según el filósofo Carlos Llano:

• Dirección: la función directiva la deben desarrollar personas con un liderazgo ético en sintonía con los valores de la empresa.
• Plantilla: el personal no busca una remuneración económica sino un medio para lograr un desarrollo personal y profesional.
• Accionistas: los inversionistas son personas que buscan beneficios económicos en sus inversiones.
• Proveedores y compradores: hay que tener en cuenta que son personas con intereses propios.

La Responsabilidad de la Empresa

Las empresas se ven obligadas a tener en cuenta las consecuencias de sus acciones y decisiones, es decir, a asumir su responsabilidad por todos los actos y decisiones que toman y afectan a diferentes implicados, grupos de interés o stakeholders.

La fundación Étnor diferencia los aspectos de la responsabilidad:

• El concepto responsabilidad hace referencia a la idea de rendir cuentas. Las empresas se ven obligadas a ser transparentes en la información que ofrecen a la sociedad en relación con sus prácticas y forma de gestión.
• El concepto responsabilidad hace referencia también a dar respuestas a las expectativas de la sociedad sobre las empresas. La legitimidad de la empresa se alcanza dando respuesta a lo que la sociedad espera de ella. Así se genera confianza.

La Empresa como Sujeto Moral

La ética empresarial no atañe solamente a los cargos directivos ni a los accionistas, sino a cada una de las personas que componen la empresa como entidad.

El concepto de responsabilidad moral otorga a la empresa derechos y deberes adicionales, lo que constituye la base de su propia responsabilidad moral. Puede ser proyectado con 3 significados diferentes:

• Ser responsable haciéndose cargo de las consecuencias de sus acciones.
• Seguir las reglas cumpliendo con la legalidad.
• Tomar decisiones empresariales adoptando un punto de vista moral.