Estructura y Funciones Clave de la Empresa: Capital, Organización y Áreas Funcionales

Estructura y Funciones Clave de la Empresa

2. El Capital

El capital está formado por todos los bienes tangibles e intangibles que constituyen el patrimonio de la empresa y, al mismo tiempo, por el capital monetario —que recibe el nombre de capital social—, así como los elementos de circulante.

Bienes tangibles

Elementos materiales que permanecen durante largo tiempo en la empresa: maquinaria, edificios, elementos de transporte, equipos informáticos, etc.

Bienes intangibles

Elementos inmateriales que aportan valor a la empresa y dan utilidad durante el proceso productivo, como las patentes o las aplicaciones informáticas.

Elementos de circulante

Se caracterizan por su corta permanencia en la empresa, como las existencias y la tesorería, ya sea en efectivo o mediante imposiciones en entidades financieras.

2.3. La Organización

Los elementos personales y materiales de una empresa se tienen que organizar en torno a la persona que ostenta la responsabilidad de la dirección de la empresa.

Esta persona debe combinar, de la mejor manera posible, los factores materiales y humanos de la empresa. Recibe el nombre de director.

Este director tiene por objeto estructurar los recursos de la empresa y crear relaciones entre sus elementos, asignando funciones y responsabilidades para lograr los objetivos propuestos.

5. La Organización Informal

En todas las empresas y en cualquier colectivo de trabajo surgen relaciones que no están controladas ni dirigidas por la dirección de la empresa, sino que aparecen de manera espontánea, creando una organización informal dentro de la misma.

La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian y relacionan entre sí.

Estas alianzas son normales en el entorno laboral y surgen como respuesta a la necesidad del contacto social entre las personas que trabajan juntas. Ya sea por afinidad personal o por intereses comunes, surgen de manera espontánea y tienen una gran importancia en el quehacer diario de la empresa.

6. Las Funciones en la Empresa

En todas las empresas hay que realizar una gran variedad de funciones con el objetivo último de la maximización de beneficios y el crecimiento de la actividad empresarial. Estas funciones las realiza el personal, que tiende a especializarse para conseguir una mayor eficacia y eficiencia en el trabajo.

La empresa, por tanto, contará con diversas áreas funcionales que van a englobar las actividades más importantes que desarrolla. Estas áreas funcionales deben estar perfectamente coordinadas y organizadas por los equipos directivos de la empresa para conseguir ser más competitivos.

6.1. Función técnica o productiva

Por producción entendemos todo el proceso que se lleva a cabo para obtener bienes y servicios que comercializar.

Aunque esta función, a través de los departamentos de Producción, está íntimamente relacionada con las empresas del sector secundario, también existe en la obtención de servicios como el ocio, la banca, la sanidad, etc.

En los departamentos de producción se realizan tareas como: elegir componentes y piezas, planificar y diseñar los procesos de producción, relacionarse con los departamentos comercial.

6.2. Función financiera

La empresa necesita en todo momento hacer frente a pagos, tanto a proveedores como a acreedores, por prestaciones de servicios, así como los sueldos del personal contratado, la compra de inmovilizado y el abastecimiento de materias primas para el proceso productivo. Al mismo tiempo, incurrirá en una serie de gastos, ya sean periódicos o extraordinarios.

Para tener un flujo constante de gastos e inversiones tendrá que financiarse de manera externa o mediante autofinanciación.

6.3. Función comercial

En la empresa es imprescindible una buena estrategia relacionada con las compras y ventas, es decir, con todas las operaciones comerciales.

La función comercial se realiza en todo tipo de empresas, tanto si se dedican a la producción como al sector servicios.

El departamento de Compras gestiona todas las tareas relacionadas con el aprovisionamiento. Se encarga de establecer una serie de normas y reglas que se conocen como política de aprovisionamiento.

La misión del departamento de Ventas es lanzar al mercado los productos producidos o comercializados por la empresa, y así obtener los ingresos que el departamento financiero le demanda. Las cuatro políticas del marketing van a encargarse de establecer las normas de la empresa en lo que se refiere a las ventas y a su política.

6.4. Función administrativa o de dirección

La empresa necesita llevar a cabo una serie de tareas y actividades, y que estas estén coordinadas de manera eficaz y eficiente con el trabajo de los demás.

Bajo esta premisa se genera la función administrativa, que es el conjunto de tareas realizadas de manera coordinada entre todos los departamentos de la empresa.

Dentro de la función administrativa se pueden encontrar cinco tareas básicas:

• La planificación en la que se definen las metas y se fijan las estrategias para alcanzarlas.
• La organización del trabajo que hay que realizar: se confeccionan los organigramas de la empresa, así como los niveles de jerarquía en la toma de decisiones.
• La dirección mediante la cual se motiva a los subordinados y se tienen en cuenta a los equipos y a los empleados.
• La coordinación para unificar esfuerzos organizacionales.
• El control para vigilar las tareas que se llevan a cabo, comparándolas con los estándares que se pretenden alcanzar. Por medio del feedback, se realizan acciones correctivas si fueran necesarias.

7.1.2. Teoría X y Teoría Y

Esta teoría la formula Douglas McGregor en la obra El lado humano de las organizaciones, en la que divide a los directivos en dos grandes grupos: X e Y.

Los directivos de la teoría X piensan que el trabajador se mueve por la amenaza y que necesita ser presionado para rendir, aunque lo hará mínimamente. Los empleados evitan cualquier responsabilidad y prefieren ser dirigidos a tener iniciativas propias.

Los directivos de la teoría Y piensan que la plantilla de la empresa encuentra en sus tareas una fuente de satisfacción y no necesita ninguna coacción ni amenaza para conseguir los objetivos que se le asignen. Los trabajadores están motivados para aprender, perfeccionarse y progresar en su trabajo.

6.5. Función de personal o Recursos Humanos

Todas las funciones y departamentos de la empresa tienen que estar relacionadas con un departamento de Recursos Humanos. Sus funciones dependen, en gran medida, de la dimensión y de la actividad a la que se dedique la empresa.

En las empresas pequeñas, las funciones de este departamento van a ser mínimas e incluso puede que no exista, encomendando estas a otras empresas como asesorías, gestorías, etc.

Sin embargo, en las grandes empresas existirá un departamento de Recursos Humanos que tendrá estos cometidos:

• La función de empleo: todas aquellas actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección de personal y su formación.
• La función de administración del personal: todas las acciones administrativas, como pueden ser la confección de contratos, gestión de nóminas, tratamiento de bajas, elaboración de calendarios de vacaciones, así como la aplicación del régimen disciplinario.
• La función de retribución: pago de salarios, así como estudio de fórmulas salariales para el incentivo del personal.
• La función de prevención: necesidades cubiertas en materia de salud laboral de todos los trabajadores, así como las de seguridad e higiene en el trabajo.
• La función social: gestión de determinados servicios creados por la empresa para mejorar el bienestar social de su plantilla, como pueden ser comedores, becas sociales, etc.

La empresa deberá plantearse la conveniencia de contar con un departamento de Recursos Humanos propio y no depender de empresas externas.