Estructura y Funcionamiento de las Agencias de Viaje Modernas

Estructura Organizativa de una Agencia de Viajes

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa, dividida en diferentes departamentos, facilitando la visualización de las funciones de cada unidad operativa.

Departamento

Es la unidad que se crea dentro de una organización. Se trata de una división de la organización general que tiene encomendadas unas tareas determinadas.

Áreas Funcionales

• Técnica: Elabora los paquetes turísticos.
• Comercial: Organiza y ejecuta las actividades para conocer la demanda, como la confección de folletos y la elaboración de campañas promocionales.
• Ventas: Informa, asesora y vende directamente al cliente. Está estrechamente relacionada con el área comercial.
• Administrativa: Organiza la agencia y realiza la gestión económico-financiera, como la facturación a clientes y el pago a proveedores.
• Auxiliar: Desarrolla las tareas burocráticas de tipo administrativo.

Tipologías de Agencias de Viaje

Las agencias de viaje se pueden clasificar por su actividad, por la norma vigente o por su modelo de gestión:

• Independientes: Pertenecen a una persona jurídica y están dedicadas a un mercado local.
• Franquicia: Es un sistema de colaboración empresarial entre personas jurídicas y económicamente independientes, por el que una parte (franquiciador) cede a otra (franquiciado) el derecho de uso y explotación comercial de una marca y de un sistema comercial a cambio de unas contraprestaciones económicas.
• Grupos de gestión: Son entidades que representan a agencias de viajes independientes en sus negociaciones con proveedores turísticos. Sus funciones pasan por la negociación colectiva con los mayoristas.
• Grandes Grupos: Son empresas integradas verticalmente, de modo que tienen en propiedad su propia touroperación, minoristas y receptivos.

El Impacto de las TIC en el Sector Turístico

Existen 4 ejes fundamentales impulsados por las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC):

• Desintermediación y Competencia: Las facilidades de acceso al usuario final, motivadas en gran medida por las nuevas tecnologías, implican la aparición de nuevos competidores y surgen agresivas guerras de precios.
• Concentración: Se observa una concentración de procesos y servicios en un número cada vez menor de actores, mediante estrategias de integración horizontal y vertical.
• Tecnificación: Hay una creciente aparición de nuevas tecnologías que transforman el sector.

Documentación Externa Clave en Agencias de Viaje

El Bono o Voucher Turístico

Podemos definir el bono o voucher como un documento de carácter informativo emitido por las agencias de viajes contra un proveedor. En él se le pide la prestación de servicios y, con el que, excepto en el caso del bono de presentación, se cubre el coste de los mismos.

Tipos de Bonos

• Bono de servicios: Por un lado, informa al cliente de los servicios contratados y, por otro, pone al tanto al proveedor de los servicios que se van a prestar y con cargo a quién ha de prestarlos.
• Bono depósito: Este tipo de bono mantiene su valor informativo, pero su valor contable cambia. Cubre la prestación de los servicios en él especificados, pero por un valor que puede ser superior, igual o inferior al coste total de los mismos.
• Bono full-credit: Este bono cubre todos los servicios solicitados por el cliente. Cualquier gasto que realice durante la prestación del servicio será cubierto por la agencia de viajes.