Estructura y Formato de la Correspondencia Empresarial Profesional

Estructura y Componentes de una Carta Comercial

ENCABEZAMIENTO

Ocupa la parte superior del papel y consta de los siguientes elementos:

• Membrete: Contiene los datos del remitente. Aparece en la parte superior del papel, centrado, alineado a la izquierda u ocupando toda la anchura del papel. Incluye:
  • Nombre y apellidos de la persona o razón social de la empresa remitente.
  • Dirección completa: calle, provincia, población, código postal, etc.
  • Logotipo o anagrama de la empresa.
  • Breve identificación de la empresa.
  • Número de teléfono, fax, correo electrónico.
• Destinatario: Nombre y apellidos (persona física) o la razón social (persona jurídica). Dirección completa: provincia, población, número, código postal, etc. Si se usa un sobre con ventana, hay que colocarlo en la parte derecha.
• Referencias: Abreviaturas compuestas por letras y números que sirven para la identificación.
• Asunto: Se usa para dar a conocer con pocas palabras el tema principal de la carta.
• Fecha: Día, mes y año en que se escribe la carta.
• Saludo: Es una frase para comenzar la carta de forma cortés (Ejemplos: *Señor*, *Distinguido*, *Estimado*).

CUERPO

Es el contenido del mensaje que ocupa la parte central del papel y se estructura en:

Introducción

Tiene la finalidad de despertar el interés del lector. Debe ser atractiva y original.

Exposición

Se redacta la idea de forma clara y concisa.

Conclusión

Síntesis o cierre de lo redactado en la exposición.

PIE O CIERRE

Contiene los elementos finales de la comunicación:

• Despedida: Sencilla y corta (Ejemplos: *Atentamente*, *Cordial saludo*, *Le saludamos atentamente*).
• Firma: Debe incluir la firma autógrafa, el nombre y el cargo del remitente.
• Anexo: Se incluye cuando se adjuntan documentos como folletos, catálogos, recibos, facturas, etc.
• Posdata (P.D.): Se coloca en la parte final para resaltar algo concreto o cuando se haya olvidado algún dato importante.

ESTILOS DE REDACCIÓN DE CARTAS

Estilo Bloque

Consiste en escribir toda la carta empezando en el margen izquierdo del papel. No se utiliza ninguna sangría de primera línea.

Estilo Bloque Modificado

Parecido al estilo bloque, pero la firma y la despedida se escriben con alineación a la derecha.

Estilo Profesional

Se utiliza sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. La firma y antefirma se sitúan en el centro.

Estilo Evolucionado

Se usa sangría en el párrafo, pero no en el saludo y la despedida. La firma y la antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.

DISEÑO Y TIPOS DE SOBRES

Dimensiones Comunes

Se mencionan sobres de varios tamaños:

• Sobres tamaño media cuartilla (casi en desuso).
• Sobre de tamaño 22 x 11,5 cm.
• Sobres de medio folio.
• Sobres de folio completo.

Clasificación Según el Diseño

• Sobres sin ventana.
• Sobres con ventana.

Clasificación Según la Función del Cierre

• Sobre engomado.
• Sobre autoadhesivo.

Sobres Especiales

• Sobre prepagado o prefranqueado: Con sello incorporado.
• Sobre Primer día: Para colecciones filatélicas.
• Sobres de arte postal: Creados por artistas.
• Sobre con acuse de recibo: Se utiliza para cartas certificadas y aquellas de las que el remitente desea notificación de llegada a destino.
• Sobre de envío por avión.
• Sobre urgente: Para entregas prioritarias.
• Sobre para correo interno: Para utilizar varias veces dentro de una misma empresa, se cierra con un adhesivo débil.
• Sobres bolsa: De mayores dimensiones y de cierre lateral.

TIPOS DE CARTAS COMERCIALES

Cartas Impersonales

Se escriben a muchos destinatarios y se confeccionan en serie, como carta circular de presentación, de oferta y de oferta-venta.

Cartas Personalizadas

Varían según la fase del proceso de compraventa en que se originen:

Fase Anterior al Pedido

• Cartas de solicitud de información.
• Solicitud de catálogos o presupuestos.

Fase Propia de Compraventa

• Carta-pedido.
• Pedido anexo a la carta.
• Anuncio de envío de mercancías.
• Aceptación de pedido.
• Denegación de pedido.
• Modificación y anulación de pedido.
• Reclamación del pedido.

Fase Posterior a la Entrega de Mercancías

• Gestión de pagos/cobros.