Estructura y Fases Clave para la Gestión Exitosa de Proyectos

Planificación de Proyectos

Debemos conocer la situación de partida, los recursos con los que contamos y los procedimientos para conseguir las metas a través de actividades que cumplan con los objetivos programados. Planificar nos sirve para prever y acceder al futuro que deseamos; se coordinan mejor las decisiones y permite la elaboración de objetivos alcanzables, teniendo en cuenta los recursos y las condiciones sociales, económicas y culturales.

Objetivos del Proyecto

Son los logros que queremos alcanzar con la ejecución de las acciones que hemos planificado. Son el punto central de referencia, dan coherencia y responden a la pregunta de "¿para qué se hace?". Deben ser claros, utilizando lenguaje comprensible para evitar interpretaciones diferentes; han de ser realistas y relacionarse con los problemas que queremos solucionar.

Objetivos Generales

Son los propósitos fundamentales del proyecto y tienen un nivel de concreción menor.

Objetivos Específicos

Indican metas realizables y evaluables. Permiten una sola interpretación y establecen indicadores para evaluarlos.

Metodología del Proyecto

¿Cómo se va a hacer? Es el camino a seguir para establecer el fin deseado y se incluyen las actividades y tareas que deben realizarse, con los procedimientos necesarios para alcanzar las metas y objetivos marcados. Explicará las distintas etapas y definirá las tareas, normas y procedimientos para la ejecución. La metodología es fundamental, ya que aporta herramientas técnicas y métodos para transformar y mejorar la realidad. Es el eje central del proyecto, ya que si la metodología no es la adecuada, puede conducir al fracaso del proyecto. Debemos prestar atención a:

• Especificar las técnicas e instrumentos para la recogida de datos (dinámica de grupos, reuniones, técnicas de encuentro).
• Definir la población con la que vamos a trabajar.
• Tener en cuenta las características, condiciones y situaciones en las que viven.
• Recoger datos para satisfacer las necesidades detectadas.
• Analizar los datos sistematizando de forma reflexiva la información obtenida.

Temporalización y Cronograma

Es una estimación aproximada de la duración de cada una de las etapas y su secuenciación a lo largo del proyecto, en relación con los objetivos y metas a alcanzar. Realizaremos un calendario de forma realista, indicando fechas, lo que nos permitirá estimar los tiempos y conocer si vamos atrasados o adelantados en las actividades previstas.

Recursos del Proyecto

Recursos Humanos

Son las personas necesarias para la realización del proyecto; se hará referencia a la formación y experiencia que deben tener para el desarrollo de sus funciones.

Recursos Materiales

Infraestructuras básicas y de organización, técnico-tecnológicas, equipos, espacios, material fungible, etc.

Recursos Financieros

Gastos ocasionados a lo largo del proyecto. Es necesario realizar un presupuesto realista.

Presupuesto del Proyecto

Es un instrumento de planificación basado en un cálculo anticipado de los gastos e ingresos en un periodo de tiempo concreto y está compuesto por los gastos, ingresos y saldos.

Ejecución y Desarrollo del Proyecto

Supone la puesta en práctica del proyecto, teniendo en cuenta su desarrollo, seguimiento y control. Es la fase práctica, en ella se llevan a cabo las actividades y tareas diseñadas en el plan, y forma parte del proceso de planificación. Según A.E., es el momento táctico operacional de la planificación o la fase en la que se producen los hechos que darán lugar al cambio situacional. Según Gloria Pérez Serrano, existen varios momentos en la ejecución de un proyecto: sensibilización, detección de minorías activas, cohesión a nivel grupal, creación de proyectos propios y creatividad.

El desarrollo del proyecto conlleva un seguimiento detallado; necesitará un registro de ejecución en el que realizaremos un seguimiento de tareas, lo que nos permitirá controlar si se han realizado y se han hecho en el tiempo marcado en la planificación. El control y la retroalimentación: cualquier cambio que pueda darse afectará al desarrollo del proyecto y al logro de los objetivos.

Evaluación del Proyecto

Se ha de realizar desde el inicio hasta el final del proceso. Es un proceso de reflexión que nos permite valorar los resultados de las acciones realizadas. Cumple las siguientes funciones:

• Función Diagnóstica: Propia de la evaluación inicial (no exclusiva). Nos permite adaptar el proyecto a las características de cada situación.
• Función Predictiva: Permite predecir rendimientos y posibilidades futuras, lo que nos servirá de orientación para programas y ejecutar la intervención.
• Función Orientadora: Nos facilita el feedback de la información, permitirá tomar decisiones para realizar posibles cambios.
• Función de Control: Es propia de la evaluación y nos permite conocer en qué grado se han conseguido los objetivos previstos.

Elaboración de Informes y Memorias

El informe final reflejará todo lo que se ha realizado en los distintos momentos del proceso: cómo se ha realizado, qué dificultades se han encontrado y qué se ha logrado, con el fin de dar a conocer estos resultados a otras personas y que estas puedan contrastarlos. Los informes son instrumentos en los que se pondrá por escrito o en otros soportes documentales lo que acontece en la evaluación y en los resultados de la misma. Hay dos tipos de informes: el informe de progreso (viabilidad, avance, infraestructura) y el informe final (resultados e impactos).

Plan de Orientación al Cliente

Debe tener un objetivo concreto. Se debe conocer a la competencia para poder ser competitivos y mejorar nuestras ofertas en relación con otras empresas del sector. Debe contar con una buena campaña de promoción. La publicidad se hará en prensa, radio, anuncios, internet, redes sociales, páginas web. Realizaremos un plan de organización y de recursos humanos, teniendo en cuenta el perfil de las personas que necesitamos en nuestro equipo de trabajo. Debemos tener un plan económico y financiero donde se detallen las inversiones y la financiación; realizaremos un estudio económico y financiero de ingresos y gastos, y tendremos en cuenta los aspectos formales, eligiendo la forma jurídica y el tipo de empresa.

Actividades del Proyecto

Es el conjunto de tareas propias de una persona o institución. Según A.E., se pueden clasificar en cinco categorías: de formación, de difusión, artísticas, lúdicas y sociales. Otra clasificación: sensibilización, difusión, artísticas, lúdicas o de ocio, asistenciales, etc.