Estructura y Uso de Documentos Formales: Administrativos y Empresariales

Tipos de Documentos Formales

Los documentos formales se clasifican según el emisor y el receptor:

• De la Administración a Particulares: Oficio, Certificado.
• Comunicación Interna: Aviso, Comunicado, Informe.
• Comunicación Empresas: Convocatoria, Acta.
• De Particulares a Administración: Instancia, Recurso, Declaración Jurada.

Estructura de Documentos Específicos

Carta Pedido

Debe incluir:

• Cantidad y clase de artículos.
• Características.
• Precio.
• Forma de envío.
• Plazos de entrega.
• Condiciones de pago.

Aviso

Comienza con la palabra AVISO. Al final, incluye firma y cargo.

Memorandum

Es un comunicado de régimen interno.

Estructura:

• De...
• A...
• Debajo, la fecha y firma centradas.

Tanto el Aviso como el Memorandum carecen de saludo y despedida.

Informe

Estructura:

• Empieza con INFORME SOBRE...
• Debajo, ELABORADO POR...
• Debajo, SOLICITANTE:...
• Luego, CONCLUSIÓN, fecha y firma.

Acta

Debe contener:

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Asistentes a la misma y cargos que ostentan.
• Asuntos tratados.
• Resultados obtenidos en las deliberaciones y resultados de las votaciones (si tuvieron lugar en la reunión).
• Acuerdos alcanzados.
• Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto 'ruegos y preguntas'.
• Hora de finalización y firma de los asistentes.

Instancia

Estructura:

• Empieza con EXPONE y luego SOLICITA.
• Debajo, fecha y a la derecha firma y nombre del solicitante.
• Al final del documento, se indica el organismo al que se dirige.

Recurso

Estructura:

• Empieza con RECURSO centrado.
• Datos del recurrente: nombre, mayor de edad, vecina de..., calle..., con DNI...
• Sigue con FORMULO RECURSO CONTRA...
• Luego, ALEGACIONES.
• Finaliza con por ello, SOLICITO.
• Debajo, fecha y lugar, y a la derecha firma y nombre de la solicitante.
• Al final del documento, se indica el organismo al que se dirige.

Certificado

Estructura:

• Encabezado con nombre de la empresa que lo emite, dirección (calle, localidad), teléfono y fax.
• Debajo, nombre de la persona que lo realiza (en mayúsculas) y su cargo en la empresa.
• Cuerpo: Empieza con CERTIFICA:. Debajo, la declaración, que puede usar frases como:
  • "y para que conste a los efectos oportunos, firma (o firmo) el presente certificado."
  • "Y para que conste donde y cuando proceda, firma (o firmo)."
  • "y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado, firmo..."
• Al final, a la izquierda, se pone la firma, debajo V.B. (Visto Bueno), y debajo el cargo y nombre de la persona que da el V.B.

Oficio

Estructura:

• Encabezado con el organismo emisor.
• Debajo, Asunto y Referencia.
• Cuerpo: Contiene la comunicación, que puede empezar con frases como "Se le comunica que...", "Le notifico que...", "Le hago saber que...".
• Al final, lugar y fecha.
• Debajo, datos del organismo emisor (nombre, calle, código postal, población).
• A la derecha, nombre, firma y cargo de la persona que firma.

Declaración Jurada

Estructura:

• Datos del declarante: D./Dña. [Nombre], mayor de edad, con DNI [Número], domiciliado/a en [Calle, Número], [Población], [Provincia].
• Cuerpo: Empieza con Declaro bajo juramento o Prometo...
• Al final, población, fecha, firma y nombre del declarante.

Tratamientos Protocolarios

Reyes:

Majestad (Vuestra Majestad - VM)

Príncipes:

Alteza (S.A.R.)

Jefes de Estado:

Excelencia (V.E.)

Sumo Pontífice:

Santidad (S.S.)

Ministros, Embajadores, Presidentes de Comunidad Autónoma, Rectores de Universidad, Alcaldes de municipios de gran población:

Excelencia (S.E.)

Directores Generales, Subsecretarios de Ministerios, Secretarios de Estado, Alcaldes de municipios de más de 100.000 hab.:

Ilustrísima (Ilmo. Sr.; Ilma. Sra.)

Magistrados:

Señoría (V.S.)

Directores de departamentos, colegios, institutos, etc., Alcaldes de municipios con menos de 100.000 hab.:

Señor (Sr.), Señora (Sra.)