Estructura Documental y Modelo EFQM: Claves para la Gestión de Calidad

Pirámide Documental en Sistemas de Gestión de Calidad

Para tener una visión de conjunto, podemos ordenar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad según su importancia, como si fuese una pirámide:

• Cima de la pirámide: Se sitúa el documento de mayor importancia: el Manual de la Calidad, en el que se describe el conjunto del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización.
• Segundo nivel: Procedimientos, donde se expresa cómo se realizan todas las actividades que aparecen en el Manual de la Calidad.
• Tercer nivel: Instrucciones de Trabajo, necesarias para realizar las actividades y tareas de los procesos y procedimientos, y de todo documento técnico.
• Base: Registros, que son documentos firmados que reflejan los resultados obtenidos en las diferentes actividades. Estos documentos se registran (se guardan).

Contenido de un Procedimiento

Título y aprobación del documento, registro de revisiones afectadas a este documento, objetivo/alcance/responsable, condiciones/normativa, descripción de las actividades, registros, glosarios, anexos.

Componentes Esenciales del Manual de Calidad

Se incluyen:

• Las referencias a otros documentos del sistema, como, por ejemplo, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, especificaciones de producto, programas de producción, listas de proveedores homologados, planes de ensayo, planes de calidad, mapas de procesos, etc.
• Si la organización es de pequeñas dimensiones, se pueden incluir todos los documentos en el propio Manual de la Calidad.
• Para las organizaciones de mayor tamaño y complejidad, resultará mucho más conveniente hacer únicamente una referencia a estos documentos.
• La política de la calidad y objetivos de la organización.
• Su estructura organizativa.
• Una breve explicación de cada uno de los requisitos aplicables de la norma de referencia utilizada.
• Una descripción de la interacción entre los procesos y los detalles y justificación de cualquier exclusión del apartado 7.

Ejemplo de Apartados en un Manual de Calidad

• Página de portada: En ella puede figurar el nombre de la organización y el título de "Manual de la Calidad".
• Descripción de la organización: Se incluye la dirección, productos realizados, departamentos, instalaciones, medios técnicos, y todo aquello que nos interese comunicar.
• Mapa de procesos: Se muestran los procesos clave de la organización, su secuencia e interrelación.
• Organigrama: Se representa la estructura jerárquica de la organización.
• Exclusiones: En el caso de que se haya decidido realizar alguna exclusión del apartado 7 de la Norma, se justificará aquí.
• Declaración de la política y objetivos de la Calidad por parte de la dirección.
• Detalle de cada uno de los apartados de la norma: Se pueden incluir los métodos necesarios para cumplir con eficacia todos los requisitos que aparecen en la norma.
• Documentación complementaria: Se pueden incluir los procedimientos, las instrucciones de trabajo, registros y más documentación o su referencia, indicada por su código o título.

El Modelo EFQM: Características Clave

La Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM) tiene su sede en Bruselas y está compuesta por organizaciones nacionales asociadas como es el caso del Club Gestión de Calidad en España.

Su finalidad es ayudar a las empresas europeas a mejorar su gestión en la búsqueda de la Excelencia empresarial.

El Modelo EFQM:

• Es flexible.
• Puede aplicarse a organizaciones grandes y pequeñas, del sector público o privado.
• Es dinámico: va evolucionando y adaptándose a los cambios que se producen en la sociedad.
• La base es la autoevaluación: mide el nivel de calidad alcanzado en una organización a través de una serie de criterios e indicadores.
• Con su aplicación no se obtiene ningún certificado de Calidad, aunque la organización puede someter una candidatura a los Premios Europeos de la Calidad.

Los 9 Criterios Facilitadores del Modelo Europeo EFQM

Liderazgo, Estrategia, Personas, Alianzas y recursos, Procesos productos y servicios, Resultados en clientes, Resultados en personas, Resultados en sociedad, Resultados clave.