La Estructura Documental Esencial para tu Sistema de Gestión de Calidad

Registros de Calidad

Son los documentos que se utilizan para reflejar todos los resultados necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Deben estar disponibles en todo momento por si un cliente tiene la necesidad de comprobarlos, según lo que se haya determinado en el contrato.

Representan una forma fundamental de trazabilidad de los productos. Con los datos que quedan reflejados en los registros, se pueden llevar a cabo estudios estadísticos que nos den información sobre la capacidad de los procesos con el fin de tenerlos bajo control.

Los auditores, cuando comprueban el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, se valen de los registros para verificar que se cumplen todas las actividades descritas en los procedimientos e instrucciones.

Instrucciones de Trabajo

Constan de todo tipo de documentación técnica en la que se describen de forma específica y ordenada las instrucciones para realizar una determinada actividad o tarea. Estos documentos se redactan formando un equipo con el personal encargado de la actividad o tarea a formalizar.

Son aprobados por la autoridad técnica respectiva de la empresa y deben estar visibles físicamente en el puesto de trabajo del operario. Por su nivel de detalle, en ocasiones resulta muy difícil el uso de diagramas de flujo.

Junto con esta documentación también se adjuntan otros documentos de carácter técnico, como, por ejemplo:

• Métodos de inspección
• Métodos de calibración
• Planos

Procedimientos

En estos documentos es donde se describe cómo se realizan las actividades. La organización orienta su sistema de gestión a procesos, y estos deben quedar aquí perfectamente reflejados.

Preguntas Clave que Responden los Procedimientos

Los procedimientos suelen responder a las siguientes preguntas básicas: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué? se realiza la actividad. Además, es importante que se defina de forma esquemática, mediante diagramas, cómo se realiza un determinado trabajo y con qué se relaciona, dejando los detalles específicos para las instrucciones de trabajo. Aquí se pueden incluir diagramas de flujo, fichas de proceso, etc.

Elaboración y Aplicación

Estos documentos son redactados por las personas que realizan el trabajo en colaboración con los responsables de los procesos. En muchas ocasiones, para instruir a nuevos operarios sobre las tareas a realizar, es conveniente que sean sencillos de comprender y de aplicar.

En cuanto a la cantidad de procedimientos, esta dependerá del tamaño y la complejidad de la organización. En la norma UNE-EN ISO 9001:2000 se indica que la organización debe tener procedimientos documentados para las seis actividades siguientes:

• Control de los documentos.
• Control de los registros.
• Auditoría interna.
• Control del producto no conforme.
• Acción correctiva.
• Acción preventiva.

Los procedimientos son documentos para uso exclusivamente interno de la organización.

Manual de Calidad

En el apartado 4.2.2 de la norma UNE-EN ISO 9000:2000 se indica que la organización debe establecer y mantener un Manual de la Calidad. En este manual se expresan todas aquellas actividades que la organización realiza para que su Sistema de Gestión de Calidad funcione de una forma eficaz.

Es el elemento principal de toda la documentación y en él se incluyen las referencias a otros documentos del sistema. En el caso de que la organización sea de pequeñas dimensiones, se pueden incluir todos los documentos. Para las organizaciones de mayor tamaño y complejidad, resultará mucho más conveniente hacer únicamente una referencia a estos documentos.

Contenido del Manual de Calidad

En él se debe incluir:

• La política de la calidad y los objetivos de la organización.
• Su estructura organizativa.
• La explicación de cada uno de los requisitos aplicables de la norma de referencia utilizada.
• Una descripción de la interacción entre los procesos.
• Los detalles y la justificación de cualquier exclusión.