Estructura y Documentación de un Sistema de Gestión Medioambiental

Sistema Documental en la Gestión Medioambiental

La gestión medioambiental es un conjunto de procedimientos y documentación que está orientado a la mejora de los procesos productivos en relación con el medio ambiente. El Sistema de Gestión Medioambiental (SGMA) debe estar documentado, y estos documentos se consideran la base para las certificaciones, las cuales evalúan el cumplimiento de los requisitos mínimos.

La documentación exigida por un sistema ambiental corresponde a: manual de gestión medioambiental, programas y planes de gestión medioambiental, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros.

Conceptos Clave

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Control

Elemento que permite verificar que lo que ocurre concuerda con lo que debería ocurrir.

Autocontrol

Habilidad del ser humano para hacer por sí mismo control de sus emociones y comportamientos.

Documento

Información y su medio de soporte.

Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.

Proceso

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Ficha técnica de servicio

Constituyen documentos en los cuales se determinan las características de los servicios que entregan los procesos misionales a sus usuarios.

Tabla documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

La estructura general de un documento está compuesta por: encabezado, cuerpo/contenido y pie de página.

Manual de Gestión Medioambiental (MGMA)

El MGMA es el documento principal de gestión medioambiental que sirve para coordinar y controlar las actividades. En el documento se incluye una descripción de la organización y de sus actividades, el sector económico o industrial en el que desarrolla su actividad y el resto de información como ubicación, facturación, clientes y proveedores.

El MGMA es un registro en sí mismo, por lo que en todas sus páginas deben figurar, con sus firmas correspondientes, los responsables de su elaboración y aprobación, así como el número de copia y a quién pertenece. En el original, en poder del máximo responsable de la organización, debe existir una hoja en la que figure el número de copias distribuidas, así como la firma de quien ha recibido la copia en cuestión; es decir, un registro de la distribución de copias controladas existentes, copias que han de mantenerse al día.

Los dos registros correspondientes a la distribución y revisión del manual suelen ponerse como índices. Por lo tanto, el MGMA suele incorporar tres índices, dos de los cuales son a la vez registros del sistema, en unión del propio manual que es un único registro.

Una vez descritas las tareas en el MGMA, también hay que describir el procedimiento para su realización, especialmente si esta se considera como importante desde el punto de vista medioambiental. Todo procedimiento tiene una estructura estándar que consta esencialmente de los siguientes puntos:

• Objeto
• Alcance
• Referencias
• Definiciones
• Descripción de actividades
• Documentos asociados
• Diagrama de flujo
• Modificaciones y revisiones

Clasificación de Actividades

Todas las actividades tienen que ir acompañadas de un Proyecto Técnico. Se clasifican de la siguiente manera:

• Actividades molestas: Entendiendo por tales aquellas que generan incomodidad debido a ruido, vibraciones, humos, etc.
• Actividades insalubres: Son aquellas que dan lugar a desprendimiento o evacuación de productos que pueden resultar directa o indirectamente perjudiciales para la salud.
• Actividades nocivas: Son aquellas que puedan ocasionar daños a la riqueza agrícola o forestal.
• Actividades peligrosas: Son aquellas que tienen por objeto fabricar, manipular, expender o almacenar productos que puedan originar riesgos graves de explosiones, radiaciones o incendios.

Política Medioambiental

La política medioambiental debe asegurar su adecuación para combatir los impactos ambientales significativos de sus actividades, productos y servicios. Debe incluir:

• Compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.
• Compromiso de cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
• Debe comunicarse a todo el personal.
• Debe estar a disposición del público.