Estructura y Documentación Esencial del Sistema de Calidad Empresarial

El Sistema de Calidad en la Empresa

Una empresa asegura la calidad cuando es capaz de cumplir siempre los requisitos acordados con sus clientes. (Test)

Normas ISO para el Aseguramiento de la Calidad

Las normas ISO 9001, 9002 y 9003 describen los contenidos de un sistema de calidad para que una empresa pueda asegurar la calidad de sus productos. En España, estas normas se denominan UNE-EN-ISO 9001, 9002, 9003.

Cada una de las tres normas describe un modelo a seguir en los siguientes ámbitos:

• La norma UNE-EN-ISO 9001: actividades de diseño de productos, producción, instalación y servicio postventa.
• La norma UNE-EN-ISO 9002: actividades de producción, instalación y servicio postventa.
• La norma UNE-EN-ISO 9003: inspección final del producto.

Documentos de un Sistema de Calidad

(Desarrollo)

Uno de los principios del aseguramiento de la calidad es que todas las actividades de la empresa que afecten a la calidad de los productos deben estar documentadas por escrito.

El sistema de calidad de una empresa requiere numerosos documentos. Los principales son:

• Manual de Calidad
• Procedimientos
• Instrucciones de Trabajo
• Registros: Estos últimos son la prueba documental de la ejecución de los procedimientos e instrucciones de trabajo.

Además de estos, puede haber planes (plan de formación, plan de control) y especificaciones, tanto de los productos que vende la empresa como de aquellos que compra.

El Manual de Calidad

(Desarrollo)

El manual de calidad de una empresa es el documento que describe su sistema de calidad. En el manual de calidad se explica la organización de la empresa, su actividad (productos que fabrica, servicios que presta) y las medidas que toma para asegurar la calidad de sus productos.

Estructura de un Manual de Calidad

Un manual de calidad se compone de los siguientes elementos:

1. Objeto y Ámbito de Aplicación

   En este capítulo se explica para qué se escribe el manual de calidad y a qué partes de la empresa afecta.

2. Documentos de Referencia y Definiciones

   Se incluye una lista de los documentos que tenga la empresa relacionados con el sistema de calidad: procedimientos, instrucciones de trabajo, normas internacionales, etc.

3. Presentación de la Empresa

   Se explica la actividad de la empresa, su organización y sus medios.

4. Objetivos y Política de Calidad de la Empresa

   Los objetivos y políticas de calidad son fijados por la dirección de la empresa.

5. Descripción del Sistema de Calidad

   Este es el capítulo principal del manual de calidad. En él se describen los procesos y las actividades que la empresa realiza para asegurar la calidad de sus productos y servicios. Generalmente se divide en subcapítulos o apartados.

Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

(Test)

Son documentos que describen la forma específica de llevar a cabo una actividad.

• Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa (por ejemplo, procedimiento de compras).
• Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación concreta, normalmente asociada a un puesto de trabajo.

Estructura Tipo de un Procedimiento o Instrucción

Una estructura tipo de un procedimiento o una instrucción tiene los siguientes apartados:

• Objetivo y Ámbito de Aplicación.
• Documentos de Referencia.
• Definiciones Específicas.
• Anexos.

En los procedimientos es conveniente incluir diagramas de flujo que expliquen de una manera gráfica las distintas operaciones. Los diagramas de flujo son representaciones esquemáticas de una actividad, en las que figuran las distintas operaciones a realizar y los responsables de llevarlas a cabo.