Estructura Detallada de una Carta Comercial Profesional

Una carta comercial está formada por tres partes fundamentales: el inicio, el contenido y el final.

I. Inicio de la Carta Comercial

Esta sección agrupa todos los elementos de identificación y referencia previos al cuerpo del mensaje.

1. Membrete

• Contiene el nombre, apellidos o razón social completa de la empresa.
• Debe incluir la dirección completa (calle, número), código postal, población y provincia.
• Se especifican también el apartado de correos, teléfono, fax, dirección electrónica y página web.
• Se ubica en la parte superior izquierda del documento.

2. Destinatario

• Aquí se anota el nombre y apellidos o razón social de la empresa a la que se envía la carta, junto con su domicilio completo.
• Si el destino es una población, esta se escribirá en MAYÚSCULAS inmediatamente después del código postal.
• Se sitúa en el margen derecho, ligeramente más abajo que el membrete, pero en paralelo a este.

3. Referencias

Normalmente se incluyen dos tipos de referencias:

1. Nuestra Referencia: Se utiliza para citar las iniciales, el nombre y el apellido de quien firma la carta y de quien la transcribe. Si la empresa utiliza un registro numérico, la correspondencia se puede hacer constar a continuación.
2. Su Referencia: Se utilizará en la contestación a un escrito previo. También pueden aparecer las menciones “Su escrito” (si se cita la fecha de la carta recibida) y “Nuestro escrito” (si se escribe la fecha de la carta emitida por nosotros).

Práctica comercial: Las primeras iniciales se ponen con letra mayúscula y la letra del transcriptor en minúscula, separadas por una barra (ej: JLM/rs), por deferencia hacia el responsable del contenido (quien firma). Va justo debajo del membrete.

4. Asunto

En este apartado se debe hacer un brevísimo detalle del motivo de la carta. Va debajo de las referencias.

5. Fecha

Se hará constar con el formato: Día de Mes de Año. Va justo en paralelo con el asunto, que a su vez está debajo del destinatario.

II. Contenido de la Carta Comercial

1. Saludo

Es la fórmula de cortesía empleada antes del texto principal. Las fórmulas varían según la relación entre las partes:

• De persona jurídica a persona jurídica: Muy señores nuestros.
• De persona jurídica a persona física: Muy señor nuestro.
• De persona física a persona jurídica: Muy señores míos.
• De persona física a persona física: Muy señor mío.

2. Texto

Se desarrolla aquí el motivo principal de la carta. Va debajo del asunto. Hay que puntualizar que se utilizará la primera persona del singular o plural cuando sea necesario para expresar acciones o decisiones propias de la entidad emisora.

III. Final de la Carta Comercial

1. Despedida

Va justo debajo del contenido (el texto). Se utiliza una frase corta de cierre formal.

2. Antefirma

Contiene la razón social de la empresa y el cargo de quien firma. Si el cargo no figura aquí, se puede escribir a renglón seguido de “Firmado”. Se coloca en el margen derecho, antes de la firma.

3. Firma

• Se trata de un espacio reservado para estampar la rúbrica del responsable de la carta.
• Debajo de esta se escribe el nombre y apellidos de quien firma, anteponiendo la abreviatura “Fdo.” (Firmado).
• Es la parte final de la carta y va justo debajo de la antefirma.