Estructura y Comunicación de la Documentación Técnica en la Gestión de Proyectos

Propósito de la Documentación Técnica en la Gestión de Proyectos

La documentación técnica se elabora con el fin de registrar los avances significativos en las distintas fases del proyecto y para comunicarlos al resto del equipo de trabajo. Además, esta documentación, o parte de ella, es esencial para:

• Dar a conocer el proyecto al exterior.
• Difundir sus características si se busca su comercialización.

Comunicación Efectiva entre los Miembros del Equipo de Proyecto

Fines y Tipos de Comunicación Interna

Los objetivos principales de la comunicación interna son agilizar los procesos y aumentar la cohesión interna del equipo.

La comunicación debe realizarse de forma efectiva y puede clasificarse en:

• Cerrada: Limitada a los miembros de un departamento específico.
• Abierta: Dirigida a toda el área o a múltiples departamentos.

Características de la Comunicación Efectiva

Para que la comunicación sea efectiva, debe ser:

1. Clara y concisa.
2. Bidireccional, fomentando la participación de todos los involucrados.

Medios Utilizados

Los medios tradicionales incluyen informes y reuniones. Los medios actuales, potenciados por la tecnología, son:

• Correos electrónicos.
• Videoconferencias.
• Software de colaboración en línea.

Estrategias para la Difusión Externa y Comercialización de Proyectos

Cuando se termina de desarrollar un proyecto, es crucial difundirlo entre los potenciales clientes e inversores. Para garantizar una difusión efectiva, es imprescindible elaborar un Plan de Difusión que contenga los siguientes apartados clave:

1. Objetivos: Definir claramente el propósito (ej. buscar nuevos clientes, atraer inversores, lanzar un nuevo producto).
2. Identificación de la Audiencia: Adaptar los contenidos, la terminología y los canales de comunicación al público objetivo.
3. Entorno de Presentación: Considerar si la difusión será virtual (donde la calidad de sonido e imagen es primordial) o presencial.
4. Medios de Difusión:
   • Medios Digitales (Internet): Las páginas web deben ser de alta calidad, con buen posicionamiento en buscadores (SEO), y contar con enlaces desde otras webs relevantes y redes sociales.
   • Medios Tradicionales: Prensa, radio, televisión, etc.
5. Calendario: Establecer un cronograma para la difusión, aprovechando fechas relevantes que puedan favorecer la comercialización.
6. Medición del Impacto: Evaluar la efectividad mediante métricas relevantes (ej. número de visitas, cobertura de medios, tasa de conversión).

Estructura y Documentos Obligatorios de un Proyecto Técnico (UNE 157001)

Según la norma UNE 157001, un proyecto técnico debe contener al menos los siguientes documentos:

1. Índice
2. Memoria
3. Anexos
4. Planos
5. Pliego de Condiciones
6. Mediciones
7. Presupuesto

Contenido Detallado de los Documentos Clave

1. La Memoria

La Memoria es un documento informativo fundamental. Debe contener:

• Objeto y alcance del proyecto.
• Antecedentes y normas de aplicación.
• Abreviaturas utilizadas.
• Especificaciones de diseño exigidas por el cliente.
• Justificación de la solución elegida tras el análisis de posibles alternativas.
• Planificación y orden de prioridad de los documentos ante posibles discrepancias.

Nota importante: La Memoria no incluye los cálculos detallados, solo los resultados finales.

2. Los Anexos

Los Anexos son los documentos que desarrollan, justifican o aclaran apartados específicos de la Memoria u otros documentos del proyecto. Contienen:

• Los cálculos justificativos.
• Otros documentos exigidos legalmente (ej. impacto ambiental o seguridad y salud).

3. Los Planos

Los Planos son la representación gráfica de un proyecto y, junto con la Memoria, deben reflejar unívocamente lo que se ha de construir.

4. El Pliego de Condiciones

El Pliego de Condiciones es un documento de carácter contractual. En él se establecen las condiciones bajo las cuales debe ejecutarse el proyecto. Debe incluir condiciones:

• Facultativas.
• Económicas.
• Legales.

5. El Documento de Mediciones

El documento de Mediciones tiene como misión definir y determinar las unidades de cada partida o unidad de obra (del producto, obra, edificio, instalación o servicios) objeto del Proyecto. Se basa estrictamente en la información contenida en el documento de Planos.

6. El Presupuesto

El Presupuesto tiene como misión determinar el coste económico de la ejecución material del Proyecto, especificando las partidas ejecutadas por contrata y/o por administración. Debe basarse en el documento de Mediciones y seguir su misma ordenación.