Estructura, Alcance y Planificación de Proyectos: Claves para el Éxito

1.- Objetivos Clave del Alcance y Estructura del Proyecto

1. Describir las fases que definen la estructura del proyecto, como primer elemento fundamental de los procesos de planificación.
2. Comprender la importancia de la definición del alcance del proyecto de cara a su futura planificación y control.
3. Analizar los documentos típicos de esta fase, como son la Estructura de Desglose del Proyecto (EDP) y los Paquetes de Trabajo (PT) agrupados en la Declaración de Trabajos (DT).

2.- ¿En qué Consiste la Planificación? ¿Cuándo la Llevamos a Cabo?

Planificar es buscar la mejor combinación posible y compaginar, con la máxima armonía, los objetivos del proyecto con los recursos disponibles o a los que se puede recurrir, considerando sus limitaciones, costes y rigideces.

La planificación se lleva a cabo una vez realizados los procesos iniciales del proyecto (justificación, configuración del equipo, etc.) y tras obtener la aprobación formal.

3.- Significado y Función de las Siglas

a.- EDP: Estructura de Descomposición del Proyecto. Configura la estructura del proyecto y detalla todas las áreas necesarias para completarlo satisfactoriamente.

b.- PT: Paquetes de Trabajo. Organizan las tareas a desarrollar durante la realización del proyecto.

c.- DT: Declaración de Trabajos. Documento que detalla todas las tareas a realizar para cada paquete de trabajo en la EDP.

4.- Elementos para Elaborar el Plan General del Proyecto

Para elaborar el plan general del proyecto, debemos tener en cuenta:

• El alcance y los objetivos del proyecto.
• La planificación de tiempos.
• El presupuesto de costes.

5.- Relación entre los Procesos de Planificación y el Plan General del Proyecto

El resultado de los procesos de planificación es el plan general del proyecto. Este documento, o conjunto de documentos, contendrá todas las previsiones sobre cómo ejecutar el proyecto para alcanzar sus objetivos.

6.- Definición del Alcance: ¿Fundamental para la Planificación?

El alcance es el primer proceso de planificación que debemos llevar a cabo en la dirección y gestión del proyecto.

Sí, es fundamental para la planificación de las actividades y los recursos necesarios para ejecutar el proyecto. La información del alcance es básica para el desarrollo de programas y presupuestos.

7.- Fases del Alcance y su Contenido

El alcance cuenta con dos fases:

• Planificación: Se elabora un documento que define explícitamente el objeto del proyecto, sirviendo de base para futuras decisiones.
• Definición: Se profundiza en la descripción del proyecto, subdividiéndolo para facilitar su gestión.

8.- El Informe del Alcance: ¿Qué es y Qué Incluye?

El informe del alcance es un documento que expresa el objeto del proyecto, sus resultados esperados y los criterios de éxito. Un informe típico incluye:

• Justificación del proyecto.
• Objetivos del proyecto.
• Descripción del proyecto.
• Entregas del proyecto.
• Presupuesto general.
• Planificación temporal.

9.- Diferencia entre Objetivos Principales y Secundarios del Proyecto

Los objetivos principales determinan el éxito o fracaso del proyecto. Los objetivos secundarios son pasos intermedios para alcanzar los principales.

10.- ¿Qué es el Plan Maestro del Proyecto o Planificación General? ¿Cuándo se Define?

El plan maestro del proyecto es un documento acordado al más alto nivel de la compañía. Se define en la fase de definición del alcance y se incorpora al informe de alcance, especialmente en lo relativo a los objetivos de plazo.

11.- ¿Qué es la EDP y Cuál es su Objetivo?

La Estructura de Descomposición del Proyecto (EDP), o Work Breakdown Structure (WBS), es una agrupación de elementos del proyecto orientada a las entregas. Organiza y define el alcance completo del proyecto (PMI, 1998).

Su objetivo es definir y representar los productos o servicios a desarrollar, relacionando en forma de árbol jerárquico los trabajos (paquetes de trabajo) a ejecutar.

12.- Técnicas de Elaboración de la EDP y Pasos para su Descomposición

Para elaborar la EDP, podemos utilizar:

• Modelos de estructura de descomposición del proyecto.
• Métodos de descomposición.

Los pasos para efectuar la descomposición son:

1. Identificar los elementos principales.
2. Decidir si el nivel de detalle es adecuado.
3. Identificar subcomponentes.
4. Verificar la descomposición.

13.- Utilidad de la EDP

La EDP es la base para toda la gestión del proyecto:

• Planificación de tareas.
• Estimación de costes.
• Definición de tiempos.
• Evaluación del progreso.
• Reporting.

14.- Definición de la Declaración de Trabajo (SOW) y Relación con los PT

La Declaración de Trabajos (Statement of Work, SOW) es un documento que detalla todas las tareas a realizar para cada paquete de trabajo en la EDP.

La relación entre las tareas y los paquetes de trabajo debe ser unívoca: una tarea determinada debe estar asignada a un único paquete de trabajo.

15.- ¿Cuándo Realizamos el Reparto de Trabajo (WS)? ¿En Qué Tipo de Proyecto y Documentación se Recoge?

En proyectos donde la ejecución es realizada por varias empresas (proyectos de colaboración), es necesario repartir las responsabilidades.

Estos proyectos se denominan de colaboración. El reparto de trabajo (Work Share, WS) se registra en un documento que indica quién es responsable de cada paquete de trabajo. Si varios participantes colaboran en un mismo paquete, el WS indicará quiénes son y quién lidera cada área.