Estrategias y Requerimientos Clave para la Capacitación Empresarial Efectiva

Particularidades de la Capacitación

La capacitación efectiva se define por varios factores críticos que determinan su utilidad y sus consecuencias dentro de la organización:

1. La Utilidad y sus Consecuencias

   • Limitación del tiempo: El tiempo dedicado a la formación debe ser gestionado eficientemente.
   • Creación de un espacio psicológico propicio para el aprendizaje.
   • Demostrar que el participante va adquiriendo una actividad positiva y aplicable.

2. La Decisión

   • Brecha: La capacitación surge de una diferencia entre el desempeño actual y el requerido.
   • Requisito de puesto y contrato de trabajo.
   • El no aprendizaje puede significar la postergación o pérdida de un puesto.

3. El Tiempo y la Oportunidad

   • Restricciones de tiempo.
   • El tiempo destinado al aprendizaje afecta a las operaciones directas, lo que implica un costo.

4. El Compromiso con el Resultado

   • Compromiso por parte del capacitador.
   • Se requiere un grado elevado de compromiso con el resultado final por parte de todos los involucrados.

Requerimientos Clave para la Capacitación

1. La Regla de Juego de la Capacitación

   • Carácter de servicio.
   • Coherencia con la realidad de la organización.
   • Toda actividad de capacitación debe guardar una adecuada relación costo/beneficio.

2. Requerimientos de la Educación en Adultos

   • Aspecto vinculado con el fenómeno de la motivación.
   • La percepción de la utilidad del aprendizaje.
   • El compromiso con el proceso de aprendizaje.

3. La Tecnología y Metodología

   • Adoptar métodos, técnicas y medios adecuados.
   • Fomentar la enseñanza activa y la aplicación inmediata a la tarea.
   • Uso de medios audiovisuales, dinámica de grupo, etc.

Proceso de la Capacitación

1. Identificación de las Necesidades

¿Qué es una necesidad de capacitación?

Surge cuando una función o tarea requerida no se desempeña con la claridad necesaria por carencia de CHA (Conocimientos, Habilidades y Actitudes).

Tipos de Necesidades

• Discrepancia: Una tarea no se está realizando del modo esperado.
• Cambios: Modificaciones en tareas o funciones existentes.
• Incorporación: Nuevos puestos o nuevas tareas.

Tres Niveles de Necesidades de Aprendizaje

• Nivel Funcional: Detecta lo que debe ser enseñado como requerimiento específico de la función.
• Nivel Situacional: Se vincula con las condiciones en las que deberán desempeñarse los colaboradores (ej. clima laboral).
• Nivel Personal: Reconoce que las personas no son iguales y tienen ritmos y estilos de aprendizaje distintos.

Responsabilidades: ¿Quiénes deben detectar la necesidad?

• Preguntar a los jefes, colaboradores, expertos y futuros involucrados.
• El responsable directo es quien detecta la discrepancia. Tiene la autoridad, claridad y objetividad para detectar la necesidad.

2. Generación e Identificación de la Necesidad

Cómo se genera la necesidad

1. Desvío – Causas

   • Falta de indicador adecuado.
   • Falta de actitud.
   • Sobrevaloración de los resultados por sobre los procesos.
   • Falta de supervisión.

2. Capacitación y Competencias

   • Características personales que conducen a resultados superiores.
   • Comparación de los desempeños actuales y los esperados.

3. Proyectos

   • Necesidad generada por cambio o incorporación de nuevos proyectos.
   • Definir los comportamientos que demanda el nuevo proyecto.

4. Cómo aparecen las ideas

   • Relación con el contexto.
   • Modificación en la forma en que entendemos lo que sucede.
   • Insatisfacción actual.
   • Aprovechamiento de oportunidades.

Cómo se identifican las necesidades

1. A partir del proyecto estratégico que tiene la organización.
2. La revisión de los desvíos en los resultados.
3. Alineación con otros proyectos organizacionales.

Herramientas de identificación:

• Sistema de evaluación de desempeño.
• Encuesta de clima organizacional.
• Planes de carrera.
• Encuestas de necesidad.
• Técnica del insomnio gerencial (preocupaciones de la alta dirección).

Evaluación de los Resultados y Seguimiento

La evaluación debe medir el éxito de la capacitación en diferentes niveles:

RESPUESTA (Reacción)

Evalúa qué sienten los participantes sobre la capacitación y qué aprenden realmente (satisfacción y conocimiento adquirido).

ACCIÓN (Aprendizaje y Comportamiento)

Descubrir si las nuevas habilidades adquiridas por los participantes son puestas en acción en su puesto de trabajo.

RESULTADO (Negocio)

Demostrar el vínculo entre la capacitación y los resultados de negocio (ROI).

IMPACTO (Organizacional)

Evaluar el impacto organizacional a largo plazo de la capacitación (cambios culturales, mejora del clima, etc.).