Estrategias para la Planificación y Control de Proyectos Exitosos

Planificación del Proyecto

Para una correcta gestión, existen diversos aspectos que se han de tener en cuenta:

• Análisis de la situación inicial.
• Definición de objetivos: La metodología SMART establece que los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada.
• Identificación de recursos.
• Plan de trabajo.
• Valoración de resultados: Se distinguen tres tipos de evaluación:
  • Evaluación prospectiva.
  • Evaluación concurrente.
  • Evaluación retrospectiva.

Seguimiento y Control de un Proyecto

El seguimiento y control del proyecto lo debe realizar el director empleando reuniones, informes elaborados por el equipo de trabajo o un software de gestión. Debe comunicar los hallazgos obtenidos de manera sencilla y mostrándose siempre motivador.

Tecnología de las Comunicaciones

La tecnología de las comunicaciones se refiere a todas las herramientas que permiten que la comunicación se establezca entre las personas que participan en un proyecto.

Herramientas de Comunicación y Colaboración

• Software de comunicación:
  • Función: Mensajes de texto, voz o videollamada.
  • Motivo de uso: Para la coordinación diaria.
  • Ejemplos: Zoom.
• Software de gestión de proyectos:
  • Motivo de uso: Para asegurar que el proyecto avance según lo planificado.
  • Ejemplos: Monday.com
• Software de colaboración:
  • Función: Trabajar simultáneamente en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Ejemplos: Microsoft 365.
• Software para compartir archivos:
  • Motivo de uso: Asegurar que todas las personas tengan acceso a los archivos necesarios en cualquier momento y lugar.
  • Ejemplos: Google Drive.

Sistemas de Distribución, Recopilación y Recuperación de la Información

Muchas organizaciones suelen desarrollar y gestionar su propia red informática y sus plataformas de información y comunicación. Una misma organización puede tener, a la vez, una web en internet, una intranet (solo asequible al personal interno de la empresa) y una extranet (accesible a todas las organizaciones con las que colabora la empresa).

Métodos de Presentación de la Información

• Presentación tabular: Se realiza mediante tablas o cuadros. En su parte superior y en la inferior se deben indicar la fuente de donde se han obtenido los datos.
• Presentación gráfica: Se efectúa mediante elementos geométricos (líneas, rectángulos, círculos).
• Presentación textual: Consiste en describir los resultados obtenidos en un texto escrito.

Informes y Memorandos Intermedios de Seguimiento de los Proyectos

La información debe fluir en todo momento desde la planificación del proyecto hasta su completa finalización. Para lograr este objetivo, se elaboran unos documentos denominados informes, mediante los cuales se indica el estado del proyecto en un periodo de tiempo determinado.

Importancia de los Informes de Seguimiento

• Reducir la preocupación en el equipo de trabajo, la directiva y el cliente, ya que todos están informados.
• Estimular el interés y la implicación de las personas relacionadas con el proyecto.
• Manifestar las necesidades que tiene el proyecto.

Tipos de Informes de Seguimiento

• Informes internos: Sirven para comunicar el estado del proyecto a la directiva de la organización donde se realiza.
• Informes externos: Dirigidos al cliente y a las autoridades (Ministerio de Sanidad, Consejerías de Sanidad, etc.).