Estrategias de Monitoreo y Control de Proyectos Exitosos

Costes

Definir un informe periódico para registrar los costes asociados al proyecto durante ese periodo. Dicho informe deberá compararse con la línea base de costes definida inicialmente para detectar cualquier tipo de desviación presupuestaria.

Establecer un procedimiento a través del cual se analice el impacto en los costes del proyecto de cualquier cambio en el alcance o en los plazos del mismo.

Calidad

Definir un procedimiento de revisión de entregables desarrollados que garantice el cumplimiento de los criterios de contenido y forma definidos para los mismos. Llevar a cabo una identificación de las metodologías, estándares o normativas que puedan ser de aplicación al proyecto y hacer uso de las recomendaciones o instrucciones definidas en ellas.

Recursos

Establecer un análisis periódico de la carga de trabajo de los recursos profesionales para determinar si es necesario reorganizar las actividades asignadas a los mismos, así como aumentar o disminuir el número de profesionales asignados al proyecto.

Riesgos

Llevar a cabo una continua identificación de nuevos riesgos que puedan surgir en el proyecto y la definición y puesta en marcha de las medidas necesarias para controlar las posibles consecuencias originadas por estos riesgos.

Comunicaciones

Las acciones de comunicación son la base del seguimiento y control de la evolución del proyecto. Algunas de las acciones más comunes para el control del estado del proyecto son:

• Informes de seguimiento: donde se detallan las actividades cerradas, los trabajos que se están realizando, los posibles riesgos o puntos de bloqueo y los próximos pasos del proyecto.
• Comités o reuniones de seguimiento: en función de los temas que vayan a ser tratados, pueden ser reuniones técnicas o de dirección.
• Indicadores de ejecución del proyecto: indicadores definidos al principio del proyecto que permiten automatizar el seguimiento y control de parámetros tan relevantes para el proyecto como los plazos o el coste.

Compras

Llevar a cabo el seguimiento de los contratos formados con los distintos proveedores para garantizar el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio proporcionado y de los acuerdos de niveles de servicios acordados.

Integración

Establecer un procedimiento para realizar un control integrado de los cambios. Ya que se pueden producir cambios tanto en el alcance como en el presupuesto o los plazos, entre otros aspectos, habrá que analizar y controlar los efectos de uno de estos cambios sobre el resto de áreas de gestión del proyecto, valorando así el impacto de cada cambio en el proyecto global.