Estrategias Modernas de Protocolo y Comunicación Institucional

1. Los 3 conceptos básicos del protocolo. Nuevo paradigma: El protocolo en la estrategia de comunicación institucional

• Protocolo: Conjunto de normas, decretos y reglamentaciones que deben observarse en el diseño, organización y desarrollo de un acto (público/solemne).
• Ceremonial: Conjunto de formalidades de un acto público o solemne.
• Etiqueta: Estilos, usos y costumbres que deben observar organizadores, participantes y asistentes en todo acto y ceremonia públicos y solemnes.

El nuevo paradigma institucional

El nuevo paradigma consiste en la superación del triángulo tradicional protocolo + comunicación + seguridad, evolucionando hacia la conjugación de los cinco vértices esenciales: protocolo + comunicación + producción + seguridad + creatividad.

El protocolo forma parte de las estrategias y tácticas de comunicación institucional. Propicia interacciones comunicativas recubiertas de rango social. Protocolo y comunicación se requieren mutuamente; forman parte de un mismo universo de cosas. Se definen como dos “P” en una: protocolo y público. Se basa en la organización de actos ordenados para la difusión efectiva de mensajes.

2. El anfitrión, responsabilidades y tareas. El protocolo, un trabajo en equipo

Todo acto tiene un anfitrión a quien corresponde asumir la responsabilidad organizadora, convocar a los posibles invitados y despedirlos. Asimismo, debe hacerse cargo, generalmente, de los gastos que implique su celebración.

Responsabilidades básicas

Funciones ejecutivas

• Responsable final de las decisiones y responsable máximo de la organización (organización, comunicación, prevención, etc.).
• Promueve y convoca el acto.
• Ordenación jerarquizada de los invitados asistentes.
• Marca el inicio y el final del evento.
• Ostenta la presidencia, salvo presencia de un invitado de honor.
• Ejerce de maestro de ceremonias: concesión de turnos y cierre de intervenciones.

Funciones de comunicación

• Gestión de la invitación, agradecimiento y correcta difusión del acto.
• Supervisión del proceso comunicativo (creatividad, invitación, convocatoria y difusión).
• El mensaje: Definición de qué mensaje se transmite, cómo se hace y a través de qué discurso.

Atención institucional

• Contacto, recepción y despedida de invitados.
• Gestión de tres tiempos clave: saludo, atención y despedida.
• Saludo y despedida de las primeras autoridades. Del resto de asistentes se encarga la persona delegada (jefe de gabinete, jefe de protocolo, etc.).
• Atención y listado del máximo representante institucional.

Gestión del tiempo: ¿Qué hacer antes, durante y después de un acto protocolario?

• Antes: Fase previa al comienzo del acto.
• Durante: Mención en el saludo inicial del discurso.
• Después: Justo al terminar el evento.

Protocolo de actuación y convivencia

• En todo momento se debe atender permanentemente a los invitados (la labor finaliza con la despedida del último asistente).
• El anfitrión no debe salirse de su papel en ningún momento.
• Tras el evento, debemos fomentar el encuentro y la convivencia en otro espacio, preferiblemente con un servicio de catering.