Estrategias y Herramientas Esenciales de Comunicación Corporativa y Relaciones con Medios

La Rueda de Prensa: Organización y Objetivos

La Rueda de Prensa es una reunión de medios de comunicación convocada con el objetivo de dar a conocer a la Opinión Pública (OP) determinados aspectos que afectan a una empresa o institución.

Motivos habituales para convocar una Rueda de Prensa

• Lanzamiento de un nuevo producto.
• Apertura o cierre de un negocio.
• Presentación de una campaña o nueva colección.
• Inauguración.
• Situación de crisis.

H4 Perspectiva Intelectual (Documentación y Evaluación)

Desde el punto de vista intelectual, la gestión de la rueda de prensa se divide en:

Documentación

• Convocatoria.
• Nota de prensa.
• Comunicado de prensa.
• Argumentario.
• Dossier de prensa.
• Press kit.

Evaluación

• Asistencia.
• Envío de dossiers.
• Seguimiento.
• Informe.
• Resumen de prensa (Clipping).

H4 Perspectiva Técnica

Los elementos técnicos clave son:

• Motivo: Hecho que se transmite y que debe ser noticiable.
• Fecha y Hora.
• Lugar: Instalaciones propias, sede, auditorio, etc.
• Desarrollo.
• Portavoz.

El Videocomunicado

El Videocomunicado es una herramienta de comunicación diseñada para potenciar la presencia de las empresas en el medio televisivo. Facilita la cobertura por parte de cadenas de televisión de noticias de empresas, mediante la producción de información en formato audiovisual y su distribución a los responsables de áreas concretas de los informativos y programas.

El proceso de elaboración y distribución es similar al comunicado de prensa, pero en formato audiovisual y adaptado a las exigencias temporales y de contenido del medio televisivo. Es crucial no superar los 3 minutos de duración.

Permite transmitir eficazmente el mensaje corporativo o institucional, logrando un punto de unión entre este y el mensaje informativo.

Situaciones para el uso de un Videocomunicado

• Lanzamiento de un nuevo producto.
• Junta General de Accionistas.
• Noticia empresarial relevante.
• Celebración de congresos y ferias.
• Publicación de datos o estadísticas.
• Eventos patrocinados por empresas.
• Ruedas de prensa.

El Portavoz y el Mensaje Efectivo

Objetivos de un buen Portavoz

Un buen portavoz debe:

• Transmitir un mensaje efectivo.
• Elegir pocas ideas y repetirlas.
• Añadir ejemplos.
• Conectar con el público.
• Transmitir confianza, seguridad y credibilidad.

H4 Acciones recomendadas

• Revisar y preparar los mensajes clave.
• Preparar un buen briefing.
• Preparar preguntas difíciles.
• Ser honestos en la comunicación.

H4 Acciones a evitar

• Mentir.
• Improvisar información.
• Depender excesivamente de la tecnología.

La Nota de Prensa

La Nota de Prensa es un instrumento informativo para transmitir a los Medios de Comunicación (MM.CC.) un hecho ocurrido en la empresa susceptible de ser noticia. Es un formato propio de instituciones oficiales.

Estructura de la Nota de Prensa

1. Título: Debe llamar la atención, contener el elemento principal de la noticia y ser un titular descriptivo (no más de 13 palabras).
2. Entrada (Lead): Primer párrafo. Debe dar a conocer lo sobresaliente y responder a las 5W (Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Por qué).
3. Cuerpo: Desarrollo de la noticia, presentando los datos de mayor a menor relevancia.
4. Remate: Último párrafo de la noticia, con un final concluyente.

Convocatoria y Argumentario

Convocatoria de Prensa

Es la invitación formal a la Rueda de Prensa. Debe incluir la fecha, lugar y hora. Se debe redactar de manera informativa y persuasiva para asegurar la máxima asistencia de los medios convocados.

Argumentario

El Argumentario es un documento en forma de briefing que el equipo de comunicación elabora para la acción directa que se presente a los MM.CC. Está formado por los argumentos necesarios para dar respuesta a las cuestiones planteadas.

Contenido del Argumentario

• Listado de cuestiones que pueden plantearse.
• Mensajes clave a transmitir.
• Respuestas y argumentos para temas complejos.

Objetivos del Media Training

El objetivo principal es preparar la aparición ante los MM.CC., lo que incluye:

• Restar inseguridad a los portavoces ante preguntas incómodas.
• Ensayar la disposición corporal.
• Practicar la expresión facial y la proyección de la voz.

Materiales para Asistentes y Press Kit

Elementos a entregar a los asistentes al evento

• Documentación corporativa.
• Merchandising.
• Regalos conmemorativos.
• Press-kit.

Press Kit (Dossier de Prensa)

El Press Kit está formado por un paquete dirigido a los periodistas que asisten a la rueda de prensa. Incluye documentación informativa, objetos y detalles personalizados. Debe ser creativo, original, llamativo y representativo de la marca.

Tendencias Creativas en Comunicación Exterior

H3 Storytelling

El Storytelling es una técnica que consiste en contar una historia dirigida al público objetivo. Sus principios son:

• Enfocarse en provocar emociones.
• Llevar las emociones al límite.
• Los personajes deben generar empatía.
• Crear un vínculo emocional.

Características del Storytelling

• Comunica el mensaje usando la narrativa.
• Transmite emoción.
• Añade valor al producto.
• Persuade al receptor.

H3 Storydoing

El Storydoing implica llevar al público a una experiencia real. Se basa en la filosofía de “Hacer que pasen cosas” y “Enseña lo que haces, no lo que dices”.

Principios del Storydoing

• Generar emoción.
• El consumidor es el protagonista.
• Los valores de marca deben ser visibles a través de la acción.

H3 Street Marketing

El Street Marketing engloba las acciones de comunicación, promocionales y campañas publicitarias que se realizan de forma no convencional en espacios públicos (calles, centros comerciales y transporte urbano).