Estrategias y Herramientas Clave para la Gestión Eficiente del Aprovisionamiento

Implementación del Plan de Aprovisionamiento

Para la implementación del plan de aprovisionamiento, partiremos de la siguiente información necesaria:

• Plan de montaje.
• Mediciones de las cantidades de equipos, elementos y materiales de la instalación.
• Características técnicas de los equipos, elementos y materiales de la instalación.
• Listado y Catálogo de proveedores.

El contenido, extensión y apartados de un plan de aprovisionamiento dependerán directamente del tamaño y la actividad de nuestra organización. Atendiendo al objetivo y criterios de competencias a desarrollar en esta unidad formativa, se deben considerar los siguientes elementos:

1. Listado de las cantidades de equipos, materiales, componentes y utillajes que vamos a necesitar.
2. Listado de especificaciones y características técnicas que deben cumplir.
3. Listado de precios de nuestros proveedores de equipos, materiales, componentes y utillajes.
4. Listado de existencias de nuestros almacenes.
5. Plano de nuestro almacén y cuantificación de su capacidad de almacenamiento.
6. Listado de los recursos humanos, útiles y maquinaria de que disponemos para la manipulación de los equipos, materiales, componentes y utillajes almacenados.
7. Cronogramas de entrada y salida de mercancías.
8. Presupuesto.

Tipos y Modelos de Aprovisionamiento Comunes

Los modelos de aprovisionamiento más comunes son los siguientes:

• Modelo Just-in-time (JIT): Este modelo promueve el adquirir los productos conforme se van necesitando. Con ello, se reducen los costos de almacenamiento; sin embargo, posee un riesgo muy alto de desabastecimiento, así como una dependencia muy notable hacia los proveedores.
• Clasificación ABC: Esta técnica se encarga de clasificar los productos en tres grandes grupos conforme a la importancia de cara a la producción. Los suministros A son los que hay que priorizar, mientras que los C son los más prescindibles.
• Reordenamiento Automático: Técnica que está fuertemente ligada con los sistemas de control de stock. Cuando se detecta escasez, los sistemas inteligentes de reordenamiento realizan pedidos de reposición de forma automática.
• Sincronización con Producción: La demanda de stock se realiza en función de la propia producción, estableciéndose planes de acción a corto plazo para evitar el desabastecimiento.
• Stock de Seguridad: La empresa siempre mantiene unos niveles de stock adicionales para cubrir esos períodos de demandas excesivas. Se minimiza la dependencia hacia los proveedores, pero eleva el costo de almacenamiento.
• Planificación de Requisitos Materiales (MRP): Técnica que busca el equilibrio entre el stock actual y la demanda inminente, planificándose así un abastecimiento preciso.

Representación Gráfica: Los Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo son representaciones gráficas del desarrollo de un proceso. Su característica principal es el uso de símbolos estandarizados que permiten una identificación visual instantánea de cada elemento del diagrama. Estos diagramas están ampliamente extendidos en la gestión empresarial, utilizándose para representar, entre otras funciones:

• Planificar estrategias.
• Dibujar un proceso de ventas.
• Comprender procesos de pedidos y compras.
• Representar la rutina diaria o las tareas de un empleado.
• Estandarizar un proceso para obtener eficiencia y calidad.

Este formato de diagrama es altamente versátil, permitiendo la representación de casi cualquier circunstancia que se pueda presentar. Las principales ventajas de aplicar estos diagramas son:

• Claridad visual: De un simple vistazo, los diagramas de flujo presentan toda la información.
• Mejora de la comunicación: Sobre todo, en reuniones de equipo o juntas directivas. Indican claramente qué procesos hay que hacer y cuáles son las actividades que llevan a otras actividades.
• Información eficiente: El uso de un diagrama de flujo para describir los procesos de una empresa es una buena manera de documentar lo que hay que hacer y también de comprender el progreso en la realización de las tareas.

Cronograma y Planificación del Aprovisionamiento

La herramienta clave para planificar temporalmente las necesidades de suministros es el cronograma tradicional, utilizando herramientas específicas como el diagrama PERT o el GANTT.