Estrategias de Gestión de Proyectos y Comunicación Efectiva para Eventos

Organización de Eventos: Las 7 Preguntas Clave

La planificación de cualquier evento requiere responder a una serie de preguntas fundamentales para asegurar su éxito:

1. ¿Con Quién?

   ¿Qué personas participarán en su concepción y preparación?

2. ¿Para Qué? (Los Objetivos)

   ¿Qué queremos conseguir con el evento?

3. ¿Para Quién?

   ¿A qué público nos dirigimos?

4. ¿Qué?

   ¿Qué tipo de acto se realizará y qué contenido se mostrará para alcanzar los objetivos planteados?

5. ¿Con Qué?

   ¿De qué recursos disponemos y qué necesitamos conseguir?

6. ¿Cómo nos organizamos?

   ¿Qué pasos debemos seguir para la preparación del evento?

7. ¿Qué debemos tener en cuenta?

   ¿Qué normativas debemos conocer y aplicar?

Gestión de Personal en Proyectos

El propósito de la gestión de personal es orientar el comportamiento de las personas que integran el proyecto hacia el logro eficiente de los objetivos establecidos por la Dirección.

Para lograr los objetivos de una organización, sean cuales sean, es preciso establecer los mecanismos de gestión necesarios para orientar las decisiones y acciones de las personas que la integran hacia la concreción de dichos objetivos.

La Comunicación Organizacional

La comunicación constituye el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y de los cambios que suceden dentro de ella.

• El principal vehículo para el correcto desarrollo del proyecto es que la comunicación interna funcione adecuadamente.
• Si no hay buena comunicación, costará mucho trabajar en el proyecto y que este se desarrolle correctamente.

Diferencia Clave: Información vs. Comunicación

Información (Comunicación Unidireccional)

Siempre nos referimos al emisor, que se dirige a unos receptores, sin esperar su respuesta.

Ejemplo: presentador de televisión, redactor de prensa escrita.

La información es, por definición, una comunicación unidireccional.

Cuanto más clara, completa y precisa sea la información de que dispone un individuo en una organización, más eficaz podrá ser en la realización de su trabajo.

Comunicación (Relación Interactiva)

Consiste en intercambiar información con el objetivo de modificar el comportamiento de los demás. Se crean relaciones interactivas.

Para que exista una auténtica actitud comunicativa, es necesario que haya un retorno (feedback) entre el receptor y el emisor, ya sea verbal o no verbal.

Elementos de la Comunicación

• Emisor
• Canal
• Receptor
• Código

Condiciones para una Comunicación Efectiva

1. Que los campos de consciencia de los interlocutores se superpongan. Que “estén en la misma longitud de onda”, que tengan interés por lo que se están comunicando.
2. Que sus actitudes no creen una deformación del lenguaje.
3. Que los acontecimientos exteriores no entorpezcan el proceso de comunicación.
4. Que los códigos de expresión de los mensajes de ambas partes sean comunes.
5. Que cada mensaje vaya seguido de un retorno (feedback).

Canales de Comunicación

Canales Verbales

Utilizan el canal oral o gestual visual, optando por el cara a cara o la comunicación verbal para dirigirse al grupo.

1. Entrevistas
2. Reuniones
3. Consultas
4. Instrucciones

Canales Escritos

Utilizan soportes escritos (papel o telemáticos).

• Cartas
• Informes
• Actas
• Papeles de información
• Boletines o revistas internas
• E-mails