Estrategias para una Gestión de Compras Eficiente y Rentable

Gestión de Compras: Importancia y Estrategia Empresarial

Existen varias razones fundamentales por las cuales las empresas deberían implementar una gestión adecuada de compras:

• Las compras suman un porcentaje considerable en los costos totales de las empresas, instituciones, organizaciones e industrias: Un ahorro en las compras tiene un efecto multiplicador directo en el resultado final de la organización.
• Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo: Mejorar el manejo del tiempo de entrega tiene un alto impacto positivo en la disponibilidad de capital de trabajo.
• La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la flexibilidad en compras: El mejoramiento en la gestión implica un incremento directo en la competitividad de la empresa.
• Innovación de los productos: La innovación, en muchas ocasiones, comienza desde la gestión de compras y la relación con los proveedores.
• La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras: Una gestión adecuada de las adquisiciones puede mejorar sustancialmente la calidad final de los productos.

El Cambio de Paradigma en la Función de Compras

A pesar de la importancia de la gestión de compras, muchas empresas aún no le otorgan la atención que merece. Existe la impresión errónea de que producción y ventas son el único eje de la empresa, y que compras es simplemente un proceso de apoyo administrativo. Además, el énfasis tradicional de la gestión de compras se ha limitado a ordenar y recibir el producto, sin ser conscientes de que estos dos elementos son solo una pequeña parte de una gestión integral.

Actualmente, las empresas multinacionales están reconociendo el ahorro potencial existente en la gestión de compras. Por tal razón, estas organizaciones están transformando totalmente su proceso de compras a través de los siguientes mecanismos:

• Centralización de compras: Creando ventajas de economía de escala.
• Uso de Internet: Integración de tecnologías digitales en el proceso.
• Integración de departamentos: Sincronización de ventas y compras bajo el enfoque de Supply Chain Management.
• Énfasis en el resultado: Orientación hacia objetivos estratégicos y financieros.

Ante esta tendencia, CEGESTI ha incorporado la gestión de compras en sus servicios para apoyar a las empresas costarricenses y de América Latina, enfocándose fundamentalmente en los siguientes elementos:

Clasificación del Portafolio de Compras

El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el portafolio mediante el siguiente esquema:

• Productos-servicios multiplicadores: Tienen un alto impacto en el resultado mientras que existen muchos proveedores disponibles. El mejoramiento estratégico consiste en encontrar proveedores con los mejores precios.
• Productos-servicios rutinarios: Tienen un bajo impacto en el resultado y existen muchos proveedores. El mejoramiento de este grupo se centra en la agilización y automatización del proceso.
• Productos-servicios críticos: Tienen un bajo impacto en el resultado, pero existen pocos proveedores. El mejoramiento consiste en buscar productos alternativos para disminuir el riesgo de incumplimiento por parte del proveedor.
• Productos-servicios estratégicos: Tienen un alto impacto en el resultado y cuentan con pocos proveedores. El mejoramiento reside en la relación con el proveedor, elaborando alianzas estratégicas para garantizar el futuro de la empresa. ¡La gestión de compras varía por tipo de compra; la adquisición de productos estratégicos requiere una gestión distinta a la de los productos rutinarios!

La Pirámide de la Gestión de Compras

Después de haber analizado el portafolio de compras, se establece la pirámide de compras en la empresa, estructurada en tres niveles:

1. Estrategia

Se define la estrategia y los objetivos específicos para cada tipo de compra identificada en el portafolio.

2. Táctica

Se definen las mejoras, la organización y los procedimientos para la búsqueda de fuentes, la especificación de las necesidades, la selección del proveedor, la táctica en la negociación, la contratación y, finalmente, la evaluación del proveedor.

3. Operaciones

Se definen las mejoras, la organización y los procedimientos para ordenar los productos o servicios, controlar si estos cumplen con los requisitos establecidos y gestionar el pago de la factura.

Conclusión: Calidad y Satisfacción del Cliente

La gestión de compras está estrechamente vinculada con la satisfacción del cliente. Por lo tanto, todas las mejoras que se realicen, la organización que se defina y los procedimientos que se implementen formarán parte integral del sistema de aseguramiento de la calidad de la empresa.