Estrategias Esenciales para el Control de Costos y Productividad en Proyectos

Control Operacional y Financiero del Proyecto

14. Control del Destino de Materiales

Este proceso permite trazar el uso de los insumos para determinar rendimientos y pérdidas:

• Con el apoyo del cuadro de control de partidas, el personal de Terreno genera el vale de consumo para retirar material de bodega.
• De este vale se obtiene el destino real del material.
• Con esta información se puede determinar el rendimiento y, por lo tanto, la pérdida del material.

15. Control del Factor de Productividad (FP) de la Mano de Obra

El objetivo es controlar la productividad y los rendimientos de la mano de obra directa de forma periódica para mejorar la toma de decisiones y retroalimentar al área de Estudio de Propuestas. La mano de obra es generalmente el recurso más importante de la obra.

Los Hombres Día (HD) se pueden controlar de dos formas:

A) Por Listado de Control de Asistencia

Es el control más básico y el que debería llevarse por defecto, ya que se utiliza para pagar los sueldos y distribuir la mano de obra:

• Utilizar el listado para asignar la cuenta de costo a cada trabajador directo contratado para la obra.
• Generalmente, esto se realiza solo una vez al mes y es una estimación.
• Algunos cargos (ej. Jornales) no tienen una cuenta de cargo evidente, por lo que se asignan a cuentas que “tengan saldo” o a las cuentas de aseo.

B) Reportes de Terreno (Controlado por Supervisores)

Consiste en un control por actividades que involucra a capataces y supervisores de terreno para informar sobre el personal a su cargo:

• Coordinar al Jefe Administrativo con el JOT (Jefe de Oficina Técnica) para informar sobre el personal a cargo, controlando el tiempo con Ayudantes de Oficina Técnica.
• Difundir el Plan de Cuentas para el Control de HD.
• Recopilar información de capataces por medio de reportes prediseñados.

16. Gasto Ajustado a la Fecha

Este proceso busca corregir el gasto arrojado por el control de facturación que puede generar distorsiones. Los ajustes incluyen:

• Corrección por stock de materiales.
• Pago de anticipos.
• Estados de Pago (EEPP) a contratistas.
• Ajuste de notas de crédito.

Valoración y Gestión de Adicionales

17. Oportunidades y Valoración de Trabajos Adicionales

La valoración de trabajos adicionales (Obra Extra) puede realizarse en dos momentos clave:

Antes de los Hechos (Presupuesto)

• Se utiliza el presupuesto para el trabajo adicional.
• Mejor desde el punto de vista del poder de negociación.
• Posibilidad de ahorro.

Después de los Hechos (Cálculo Real)

• Se usan Reportes de Uso de Recursos con los costos reales gastados.
• Mejor desde el punto de vista del cálculo más exacto.
• Es necesario controlar y justificar.
• Menor poder de negociación.

18. Conceptos a Valorizar en un Adicional

1. Costos de Mano de Obra: Costos directos, horas extras, EPP (Equipo de Protección Personal), costos de leyes asociados.
2. Costos de Materiales: Cantidades, factores de pérdidas, costo de gestión de compra, costo de almacenaje y manejo de materiales.
3. Costo de Equipos y Maquinaria: Costo de operación, costo stand-by.
4. Costos de Subcontratistas: Costo directo, acuerdos con los subcontratistas.
5. Gastos Generales y Utilidades.

Informes y Monitoreo de Desempeño

19. Informe de Control de Costos

El objetivo es detectar desviaciones entre el presupuesto y el gasto real para tomar acciones correctivas y mejorar la utilidad del proyecto. El informe contiene principalmente la siguiente información:

• El presupuesto de obra.
• Cobro de adicionales.
• Avance financiero de la obra.
• Gasto mensual y acumulado a la fecha (libro o ajustado).

20. Tablero de Control (KPIs)

Elementos clave monitoreados:

• Consumo de combustible.
• Velocidad del vuelo.
• Control de funcionamiento de todos los dispositivos.
• Monitoreo de condiciones externas.