Estrategias Efectivas para la Gestión de Agendas en el Secretariado Profesional

Agendas que utiliza el profesional de secretariado

La agenda del secretario de trabajo de secretaría: Normalmente, se encuentra encima del escritorio, al lado del teléfono. Es una agenda de trabajo diario.

Agenda del jefe: Aquí se anotarán las actividades que competen al jefe.

Gestión de la agenda del jefe

Las secretarias deben administrar y gestionar la agenda del jefe. Es conveniente distinguir los tres planos concretos:

1. El familiar: No se pueden planificar tareas, citas, etc., en el tiempo dedicado a lo familiar.
2. Tiempo de ocio: No se debe interrumpir el tiempo dedicado al ocio, salvo que la persona dé permiso para ello.
3. Tiempo empresarial:
   • Es necesario que la secretaria de dirección conozca las costumbres de su jefe y el horario que habitualmente dedica a la empresa. No es necesario pedir permiso para gestionar la agenda dentro del horario dedicado a la empresa por el jefe.
   • Las tareas en la agenda de trabajo estarán suficientemente espaciadas para que puedan ser realizadas. Se programan con tiempo para prevenir las posibles interrupciones.
   • No se deben programar actividades o tareas comprometidas al comienzo y al final de la jornada.
   • Se ha de tener en cuenta que una reunión se sabe cuándo comienza, pero no cuándo finaliza.

Planificación diaria, mensual y anual

Se hace un borrador con los objetivos o metas que se quieren alcanzar. Las normas para realizar una buena planificación son:

1. El objetivo que se propone ha de ser concreto y asequible.
2. El objetivo ha de tener un plazo temporal. En la agenda personal de la secretaria no se deberían planificar tareas más allá de un trimestre. El entorno ideal es la quincena.
3. Conocer el propio ritmo biológico y laboral. Si el jefe es un poco adicto al trabajo, conviene programarle en su jornada laboral tareas de ocio o semilúdicas.

Para la materialización del plan de trabajo diario, se procederá en dos pasos: el primero se elabora un borrador de tareas y después se concreta en una distribución de tareas plasmadas.

Modelo 347

Todas las empresas, a fecha límite 28/02 de cada año, deben presentar en Hacienda este modelo, el cual contiene las relaciones compradores/vendedores en relación con la empresa y cuyo importe, IVA incluido, haya superado los 3005.06€.

DEBEMOS DECLARAR: las compras superiores a 3005.06€, los pagos en efectivo que sean superiores a 6000€, los propietarios de locales de negocios que declaran el alquiler y las subvenciones cobradas superiores a 3005.06€.

NO SE DECLARA: las operaciones con la UE, exportaciones/importaciones, entregas y compras a Ceuta, Melilla y Canarias, los rendimientos del trabajo, los inquilinos y los profesionales cuando sus rendimientos llevan retenciones.

Definiciones

• Dinámico: que cambia con el paso del tiempo.
• Heterogéneo: conjunto de elementos con características diferentes.
• Inducción: procedimiento contrario a la deducción.
• Inferir: sacar una consecuencia o deducir algo de algo.
• Lúdico: sinónimo de ocio.
• Ortodoxia: conformidad con las reglas.
• PERT: proceso de valoración del programa de ejecución de proyecto; descompone el proyecto.
• Síntesis: reunión de todas las partes en uno solo.
• Tabular: expresar magnitudes por una tabla.
• Tesis: conclusión de algo.
• Estrés: tensión que es provocada por malas situaciones.
• Incentivo: es un estímulo productivo.
• Optimizar: maximizar el rendimiento.
• Simposio: conferencia donde se discute un determinado tema.
• Tecnoestrés: es un estrés producido por la sobrecarga de información que viene de las nuevas tecnologías.
• Umbral de rentabilidad: punto de equilibrio donde los ingresos igualan a los gastos.