Estrategias y Documentos Esenciales para la Comunicación Profesional y Laboral

Documentos Clave en la Búsqueda de Empleo y la Comunicación Formal

Carta de Empleo y Presentación

La Carta de Empleo es un documento fundamental utilizado en diversos contextos:

• Empresas: Para aceptar o rechazar candidaturas.
• Particulares: Para contestar a una oferta de empleo o para proponerse mediante una autocandidatura.

La Carta de Presentación

Es la carta de empleo enviada por particulares a una empresa. Su contenido varía según el contexto:

• Autocandidatura: Se suelen emplear frases como: «Les envío mi currículum y les comunico que siempre he tenido interés en trabajar en una empresa como la suya».
• Respuesta a un anuncio: Se utilizan expresiones del tipo: «En respuesta a su anuncio...»

La Necesidad de la Carta

Normalmente, la carta acompaña al currículum, y para muchas empresas es indispensable. La calidad de la presentación es crucial (ejemplo: la importancia de evitar errores como unos “zapatos sucios” en la imagen profesional).

Currículum Vitae (CV)

Los aspirantes a ocupar un puesto de trabajo envían su historial de méritos profesionales y académicos. Para que el CV sea efectivo, debe cumplir con ciertos requisitos:

• Datos de Contacto: Utilizar un correo electrónico correcto y profesional, haciendo referencia al nombre y apellidos.
• Contenido: Destacar los logros más actuales, elevados y relevantes.
• Fotografía: Debe ser de tipo estudio o profesional.

Instancia (Solicitud a la Administración Pública)

La Instancia es una solicitud dirigida a una autoridad pública y constituye el modelo básico de comunicación con la administración.

Estructura y Formalidad

• Debe concretarse claramente lo que se expone y lo que se solicita.
• Documentos Aportados: Se debe indicar si se adjuntan documentos a la solicitud.
• Tratamiento: Se utiliza «Sr.» o «Sra.», seguido de la denominación del cargo.

Saluda

El Saluda es un comunicado de saludo muy formalizado que emplean personas con cargos de responsabilidad en empresas o instituciones.

Puede ser un Saluda impersonal, para el cual se utilizan fórmulas como:

Le saluda. Aprovecha la ocasión para mostrarle su consideración más distinguida.

Certificado

El Certificado es una comunicación que da fe de la veracidad de un hecho. Sus características principales son:

• Se redacta siempre en tercera persona.
• En muchos organismos, la persona que certifica es el Secretario.
• Una autoridad superior suele supervisar la emisión de ciertos certificados.

Comunicación Electrónica Profesional

La comunicación mediante tecnologías de la información está cada vez más implantada en las empresas. En los últimos años se ha generalizado el empleo del correo electrónico, la telefonía por IP y el uso de mensajería instantánea.

La rapidez, el coste y la flexibilidad han motivado el uso generalizado de la comunicación electrónica.

Ventajas de la Comunicación Electrónica

• Rapidez: Es instantánea.
• Coste: Generalmente nulo o muy bajo.
• Flexibilidad: Permite añadir archivos y enviar a múltiples usuarios simultáneamente.

Telefonía IP

Consiste en la transmisión de la señal de voz por internet mediante un protocolo (IP - Internet Protocol).

Correo Electrónico (Email)

Para una comunicación efectiva y profesional por email, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Asunto: Debe ser descriptivo, claro, conciso y específico.
• Nombre del Fichero Adjunto: Debe describir su contenido con claridad (Regla DASP).
• Aviso de Confidencialidad: Es una práctica recomendada.

Uso de Copias en el Email

• Con Copia (CC): Persona a la que se envía una copia del correo.
• Con Copia Oculta (CCO): Los destinatarios principales no verán a quién se le envía esta copia, garantizando la privacidad.