Estrategias y Criterios para la Selección Efectiva de Proveedores

Definición de Proveedores

Los proveedores son las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras organizaciones.

Ubicación y Propósito del Proceso de Selección

El proceso de búsqueda y selección de proveedores se realiza en el Departamento de Compras.

Su propósito principal es establecer una lista de empresas que fabrican productos de interés para solicitar la información necesaria.

Fases Clave en la Búsqueda y Selección de Proveedores

El proceso consta de tres fases fundamentales:

1. Búsqueda de Información

   Se busca la información necesaria a través de diversas fuentes, como internet, prensa, radio y televisión, y publicaciones especializadas.

2. Solicitud de Información

   Se inicia el contacto directo para solicitar la información de interés. Es crucial procurar que los proveedores respondan claramente a los aspectos que más interesan, como la calidad de los productos, el precio unitario o el plazo de entrega.

3. Evaluación y Selección del Proveedor

   Con la información recabada, se realiza el siguiente trabajo:

   • Ficha de Proveedor: Creación de un fichero de proveedores donde se reflejan las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
   • Cuadro Comparativo: Elaboración de un documento que refleje las condiciones ofrecidas por todos los proveedores para realizar un estudio comparativo detallado.

Métodos para Solicitar Información a Proveedores

Existen tres formas principales de solicitar información:

1. Visitas de Representantes Comerciales: Las entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes constituyen una de las fuentes más valiosas de información. Se debe recibir a tantos representantes de ventas como sea posible, ya que esta suele ser la fuente más productiva.
2. Visitas a las Instalaciones del Proveedor: Un representante del departamento de compras puede visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinión mediante la observación directa del equipo y el personal del proveedor.
3. Cartas de Solicitud de Información: Es conveniente que, tanto en las cartas enviadas como durante la negociación, los proveedores conozcan los criterios que se utilizarán para evaluar sus ofertas.

Documentación Generada en la Selección

El trabajo realizado con la información en la selección de proveedores consiste en la creación de:

• Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores.
• Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores, sirviendo para realizar un estudio comparativo.

Criterios Fundamentales para la Selección de Proveedores

Se utilizan dos criterios principales para la selección:

• Criterios Económicos

  La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados, los descuentos por volumen de compra y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.

• Criterios de Calidad

  Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad. Es importante destacar que esta calidad no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interesa y se ajusta a las necesidades del comprador.