Estrategias de Control y Verificación en Sistemas de Procesamiento de Datos

Controles de Sistemas de Procesamiento de Datos

A. Controles de Entrada

Los controles de entrada son fundamentales para asegurar la calidad de la información que alimenta los sistemas.

A.1. Controles de Entrada para Sistemas de Procesamiento en Línea

Estos controles se aplican en tiempo real para validar la información a medida que se ingresa.

• Prueba de Límite: Es una prueba de razonabilidad de un campo de información, donde se asigna un límite predeterminado superior y/o inferior a dicho campo de información.
• Prueba de Validez: Es una comparación de la información contra un archivo maestro.
• Número de Autoverificación: Contiene información redundante, como definir que los últimos dos dígitos de un código sean la combinación matemática de los dos dígitos predecesores, permitiendo la verificación por precisión de la entrada.
• Prueba de Integridad: Consiste en la verificación de la información en relación a su cobertura total.

A.2. Controles de Entrada para Sistemas de Procesamiento en Lote

Estos controles se utilizan para evitar que haya información perdida o añadida al lote.

• Verificación de Secuencia Numérica: El personal que ingresa los datos debe constatar manualmente la secuencia del número correlativo de cada documento que integra el lote y verificar que dicho orden ha sido respetado durante la introducción de los datos.
• Conteo de Registros: El personal que ingresa los datos debe comparar la cantidad de ítems (líneas) presentados por el sistema contra la cantidad de documentos fuente que conforman el lote.
• Total de Control: Es el total de un campo de información para todos los elementos de un lote. Debe sumarse el campo de información de forma manual y cotejarse contra el dato presentado por el sistema.
• Total de Numeración Codificada: Corresponde al total de un campo de información para todos los elementos de un lote que tiene un significado intrínseco, es decir, cuyo resultado es conocido de antemano y no varía a menos que ocurra algún cambio en la entidad.

B. Controles de Procesamiento

Están diseñados para garantizar la confiabilidad y precisión de las actividades procesadas por el computador, lo que implica que los datos ingresados sean procesados solo una vez y de manera adecuada.

Todos los controles de entrada pueden ser programados como controles de procesamiento.

Adicionalmente, pueden usarse rótulos de encabezado que permiten garantizar que se está empleando el archivo maestro apropiado sobre una ejecución específica.

C. Actividades de Seguimiento Manual

Estas consisten en la revisión y análisis de las salidas generadas en forma de informes de excepción.

La efectividad de estas actividades de control depende de la eficacia de las actividades de control programadas que generan los informes de excepción.

D. Actividades de Control de los Usuarios

Están diseñadas para garantizar la confiabilidad, validez y precisión de las salidas del computador. Generalmente, se requiere que los usuarios revisen la razonabilidad global de la salida.