Estrategias de Control Interno: Prevención y Detección en la Gestión Empresarial

Este documento detalla una serie de controles internos esenciales para la gestión eficiente y segura de las operaciones empresariales. Cada punto describe un control específico, su clasificación (prevención o detección) y un procedimiento de verificación recomendado para asegurar su correcta implementación y efectividad.

1. Verificación Contable Previa al Registro de Documentos

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: La contabilidad debe verificar la conformidad de montos y cantidades entre el informe de recepción, la orden de compra y las facturas del proveedor antes de efectuar cualquier registro.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 25 facturas de proveedor y coteje (verifique) su correspondencia con el informe de recepción y la orden de compra en cuanto a montos y cantidades.

2. Conciliación Mensual de Auxiliares con Cuentas de Mayor

• Tipo de Control: Detección
• Descripción: Mensualmente, se debe comparar el auxiliar de cuentas por cobrar y por pagar con las cuentas de mayor correspondientes.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 4 meses y verifique que el auxiliar de cuentas por cobrar y pagar sea igual a la cuenta mayor correspondiente.

3. Autorización de Notas de Venta

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: Todas las notas de ventas deben ser autorizadas por el jefe de ventas.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 25 notas de venta y verifique que estén debidamente autorizadas por el jefe de ventas.

4. Preparación Mensual de Conciliaciones Bancarias

• Tipo de Control: Detección
• Descripción: Mensualmente, se deben preparar conciliaciones bancarias.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione todos los meses y verifique que no existan partidas inusuales o no justificadas en las conciliaciones.

5. Restricción de Acceso al Archivo Maestro de Precios

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: El acceso al archivo maestro de precios está autorizado únicamente al gerente de ventas.
• Procedimiento de Verificación: Intente ingresar al sistema con una clave de usuario distinta a la del gerente de ventas y verifique que el sistema rechace el acceso al archivo maestro de precios.

6. Control de Correlatividad de Órdenes de Compra por Sistema

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: La correlatividad (secuencia numérica) de las órdenes de compra es controlada automáticamente por el sistema computacional.
• Procedimiento de Verificación: Intente ingresar al sistema una orden de compra con un número de secuencia saltado o no consecutivo y verifique que el sistema rechace la operación debido a la falta de correlatividad.

7. Autorización de Documentos de Embarque

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: Los documentos de embarque deben ser autorizados por el jefe de bodega.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 25 documentos de embarque y verifique que estén debidamente firmados por el jefe de bodega.

8. Timbrado de Documentos de Soporte de Pago

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: Todos los documentos que respaldan un pago deben ser timbrados con la palabra "inutilizado" antes de generar el cheque correspondiente.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 25 comprobantes de egreso y verifique que los documentos de soporte contengan la palabra "inutilizado".

9. Revisión y Autorización de Contratos de Trabajo

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: Los contratos de trabajo deben ser revisados y autorizados por el gerente general.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 25 contratos de trabajo y verifique que estén firmados por el gerente general.

10. Autorización de Órdenes de Compra

• Tipo de Control: Prevención
• Descripción: Las órdenes de compra deben ser autorizadas por el jefe de compras.
• Procedimiento de Verificación: Para el periodo comprendido entre el 01.XX.XX y el 30.XX.XX, seleccione aleatoriamente 25 órdenes de compra y verifique que estén debidamente autorizadas por el jefe de compras.