Estrategias de Comunicación Profesional: Redacción de Informes y Técnicas de Debate Efectivo

Redacción de Informes Profesionales

A continuación, se presentan algunas recomendaciones esenciales para la redacción de informes empresariales:

1. Respaldar su contenido en hechos y evidencias comprobables, incluyendo las fuentes de información que sean necesarias.
2. Si el informe tiene una extensión mayor a 5 páginas, incluir un resumen ejecutivo.
3. Incluir cuadros, cifras y gráficas como anexos, no en el cuerpo principal del informe.

Estructura de un Informe Completo

La estructura básica recomendada para un informe es la siguiente:

• Objetivo
• Metodología
• Actividades
• Resultados
• Conclusiones
• Próximos pasos
• Lecciones aprendidas
• Anexos

Presentación del Informe Completo

El informe completo detalla lo actuado e incluye un cuerpo principal y anexos. Su estructura detallada debe contemplar:

Cuerpo Principal

• Introducción y antecedentes
• Objetivo
• Marco de Referencia
• Metodología y Actividades
• Resultados obtenidos
• Conclusiones y líneas de acción
• Anexos

Consideraciones clave:

• Relevancia de la información.
• Facilitar la lectura.

El Resumen Ejecutivo

El Resumen Ejecutivo de un informe procura captar la atención del lector, ya que es una base fundamental para decidir si se continúa la lectura del documento completo.

Características y Extensión

• En informes cortos, el resumen ejecutivo debería ser de un párrafo.
• Para informes largos, la extensión máxima es de una carilla.
• Si bien formalmente se presenta al inicio del informe, es lo último que se realiza.

Propósito y Contenido

El resumen ejecutivo procura responder a las preguntas clave:

• ¿Quién hizo qué?
• ¿Para qué?
• ¿Por qué?
• ¿Contratado por quién?
• ¿Con qué objetivo?
• ¿Cuáles resultados obtuvo?

Importante:

• No es una síntesis del texto.
• No tiene por qué seguir el orden del informe principal.

En una carilla como máximo, debe:

• Captar la atención.
• Servir de base para decidir si se continúa la lectura.

Presentación Efectiva

Principios de una Presentación Exitosa

Una presentación debe ser:

• Corta.
• Efectiva.
• Oportuna.
• Capaz de captar la atención.

Planificación de la Presentación

Para lograr una presentación efectiva, es crucial determinar los siguientes elementos:

• Determinar el objetivo.
• Determinar la audiencia.
• Determinar el canal.
• Determinar la estructura básica.

Orientación al Objetivo y la Audiencia

• ¿Qué buscamos? Orientamos la presentación hacia el objetivo.
• A diferente audiencia, diferente presentación.
• Considerar los intereses, conocimientos previos y expectativas de la audiencia.
• La presentación debe ser adecuada a la audiencia y al objetivo.
• Debe ser amena y profesional.
• El formato depende del objetivo y del tipo de presentación.

Debate y Diálogo Constructivo

Definición de Debate

El debate es una discusión en la que dos o más personas opinan acerca de uno o varios temas, y en la que cada uno expone sus ideas y defiende sus opiniones e intereses. Su intención es llegar a un acuerdo o encontrar una solución a un problema.

Abordaje de Diálogos

El abordaje de cualquier diálogo debe considerar los siguientes puntos:

• Los problemas planteados.
• Las alternativas disponibles.
• Una valoración de los escenarios.
• Una propuesta o recomendación.

Tipos de Diálogos

1. Los Diálogos Racionales

Se centran en la lógica y la resolución de problemas:

1. Identificar el problema (carencia o limitante).
2. Analizar posibles alternativas.
3. Buscar puntos de acuerdo/desacuerdo.
4. Describir claramente los acuerdos.
5. Armar posibles propuestas.

2. Los Diálogos Apreciativos

Se enfocan en el potencial y la construcción de futuro:

1. Identificar lo que será indagado.
2. Descubrir lo mejor que podría ser.
3. Imaginarse cómo podría ser.
4. Diseñar ese futuro (un plan con impulsos).
5. Caminar hacia el destino (construir lo imaginado).

Planteamiento del Debate

Para preparar un debate de manera efectiva, es necesario:

• Seleccionar los puntos relevantes para encararlo y prepararse.
• Comprender al adversario y cómo contrarrestar sus argumentos.