Estrategias de Comunicación Profesional No Presencial: Teléfono, Email y Correo Postal

2. Comunicación No Presencial

La comunicación no presencial abarca diversos canales que requieren precisión, claridad y el mantenimiento de una imagen profesional.

Teléfono

Cuando nos comuniquemos con un cliente por teléfono, debemos ser precisos y atentos. Uno de los servicios que más se agradece es el de un teléfono de atención gratuita. Establecer un canal de comunicación en el que se den facilidades es un elemento positivo para la imagen y, por lo tanto, para generar usuarios asiduos.

Correo Electrónico (Email)

En la comunicación mediante correo electrónico, no hay que descuidar la expresión y es fundamental hacerlo con claridad. Aunque el texto original menciona que "El emisor de un texto ha sido habilitado" y hace referencia a "investigación" y "gestas", el principio fundamental es que, como en cualquier comunicación escrita, la claridad es primordial, ya que no se pueden realizar aclaraciones inmediatas como en la comunicación oral.

Premisas y Estructura del Mensaje

Antes de enviar un mensaje, hay que tener presentes determinadas premisas clave: el propósito, la estructura y la persona o personas que deben recibirlo. Un mensaje debe ser encabezado por un saludo (ej. Buenos días; Estimado/a [Nombre]) y debe incluir una despedida y firma al final del cuerpo del mensaje. Dirigirse al destinatario por su nombre es, además, una norma de educación y cortesía. Una vez que tenemos claro el contenido y el objetivo del mensaje, hay que tener sumo cuidado con la forma de expresarlo.

Recomendaciones para la Redacción de Correos Electrónicos

1. Aplicar el sentido común: No enviar mensajes que no tengan ninguna utilidad.
2. Permanencia y Formalidad: Aunque el correo electrónico ofrece rapidez, también posee permanencia. Si está bien escrito, será comprendido fácilmente. Por tanto, no hay que escribir nada en un mensaje que no se pueda indicar en cualquier otro tipo de contexto formal.
3. Concisión: En el cuerpo del mensaje no hay que extenderse más de lo necesario. Recuerde: «Lo bueno, si breve, dos veces bueno».
4. Claridad Estructural: Escribir una idea por párrafo. La parte inicial del mensaje debe "enganchar" y transmitir las ideas importantes.
5. Tono Positivo: Evitar el uso de frases negativas.
6. Uso de Mayúsculas: No escribir todo el texto en mayúsculas. Esto puede ser útil para resaltar algo en concreto, pero si se utiliza para escribir un mensaje completo, transmite una idea de agresividad. Al leerlo, parece que se está gritando.
7. Revisión Final: Antes de enviar el mensaje, conviene leerlo completamente para corregir errores, tanto de forma como de fondo. Si se trata de responder, es recomendable hacerlo dentro del mismo día.

Correo Postal

Aunque cada vez menos empleado y sustituido por el correo electrónico, el correo postal aún tiene gran utilidad para el envío de certificados y paquetería, así como para la recepción de información de clientes aún no familiarizados con las tecnologías. La mayor parte de las normas indicadas para la comunicación por correo electrónico (fundamentalmente en lo que se refiere a la forma y el sentido común para la redacción y transmisión de información) son válidas también para el correo postal.