Estrategias de Comunicación Eficaz en Proyectos: Tipologías, Planificación y Herramientas TIC

Tipologías de Comunicación en la Gestión de Proyectos

La correcta gestión de la información es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Existen tres tipos principales de comunicación:

1. Comunicación Interactiva

• Definición: Proceso de intercambio de información multidireccional entre dos o más partes, lo que permite que sea constante y fluida.
• Ventaja Principal: Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión mutua entre los participantes.
• Ejemplos: Reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias.

2. Comunicación de Tipo Push

• Definición: Distribución de información hacia receptores específicos que necesitan recibirla, independientemente de si la buscan activamente o no.
• Consideración: Esto asegura que los mensajes lleguen a las personas adecuadas, pero no garantiza que la información sea comprendida, leída o procesada por los destinatarios previstos.
• Ejemplos: Cartas, informes, correos electrónicos, faxes.

3. Comunicación de Tipo Pull

• Definición: Utilizada para audiencias muy grandes. La información no es enviada directamente a los destinatarios, sino que los receptores acceden al contenido según su propio criterio o cuando lo necesiten.
• Ejemplos: Sitios web (o sitios de internet), aprendizaje virtual, bases de datos de lecciones aprendidas.

Elementos Esenciales del Plan de Comunicación

El plan de comunicación debe contener la siguiente información detallada para asegurar la transparencia y el flujo adecuado de datos:

• Información a comunicar: Se debe especificar la información compartida, incluyendo el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.
• Plazo y frecuencia: El plazo y la frecuencia establecidos para el reparto de la información requerida y para la recopilación de la confirmación o respuesta.
• Responsable: La persona responsable de comunicar la información.
• Métodos y Tecnologías: Los métodos o tecnologías utilizadas para transmitir la información.
• Proceso de Escalado: El proceso de escalamiento, en el caso de incidencias que no se puedan resolver a un nivel inferior. Se deben identificar los plazos y la cadena de mando.
• Documentación de Flujo: Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, entre otros.

Métodos y Herramientas para la Distribución de Información

Reuniones de Proyecto

• Ventajas: Permite la interacción directa, discutir en profundidad y fomentar la colaboración y el trabajo en equipo.
• Desventajas: Requieren una buena gestión para evitar que se desvíen del tema central.

Distribución de Documentos Impresos

• Ventajas: Proporciona registros tangibles que pueden ser archivados.
• Desventajas: Es difícil de actualizar rápidamente, ya que requeriría volver a imprimir y distribuir las copias. Implica un mayor gasto en impresión.

Sistema de Archivo Manual

• Ventajas: Útil en proyectos pequeños donde no se requieren grandes volúmenes de información.
• Desventajas: Pueden existir pérdida de documentos, es más lento para recuperar información y difícil de actualizar.

Bases de Datos Electrónicas de Acceso Compartido

• Ventajas: Fomenta la colaboración, permite la actualización en tiempo real y facilita el acceso remoto.
• Desventajas: Requieren infraestructuras tecnológicas robustas. Los usuarios tienen que estar debidamente capacitados para su uso.