Estrategias de Comunicación Efectiva: Indagación, Rapport y Gestión del Rumor Organizacional

Metodología de la Indagación y la Entrevista

Objetivos de la Indagación

1. Escuchar con mayor profundidad:
   • Para obtener información más precisa.
   • Para verificar nuestra escucha.
   • Para chequear o confirmar un dato.
2. Guiar procesos de pensamiento:
   • Reformular pensamientos.
   • Profundizar en los niveles de comprensión y buscar nuevas interpretaciones.

Clasificaciones de las Preguntas (Según Función)

1. Preguntas Abiertas: Para explayarse y obtener información detallada.
2. Preguntas Cerradas: Para concretar alguna acción o dato específico.
3. Preguntas de Verificación: Para confirmar algún dato.
4. Preguntas de Profundidad: Para acceder al significado que cada persona le da a las palabras (perspectiva subjetiva).
5. Preguntas de Búsqueda de Información.

Criterios Temáticos para el Diseño de Preguntas

Las preguntas se plantean generalmente en función de los siguientes criterios:

• Comportamientos
• Conocimientos
• Demografía (edad, nivel educativo, etc.)
• Experiencias

Tipología de Preguntas en la Entrevista

Clasificación por Estructura y Propósito

• Preguntas Abiertas: Llevan al entrevistado a proporcionar perspectivas, ideas e información.
• Preguntas Cerradas: Son preguntas que requieren que el entrevistado sea muy breve o responda con un dato concreto.
• Preguntas Primarias: Se usan para introducir uno de los temas principales de la entrevista.
• Preguntas Secundarias o de Seguimiento: Se diseñan para confirmar, ampliar o profundizar las respuestas dadas a las preguntas principales.

Clasificación por Intencionalidad

Las preguntas abiertas y cerradas también pueden ser:

• Neutrales: No dirigen la respuesta del entrevistado.
• Dirigidas: Llevan al entrevistado a dar cierto tipo de información e implican que el entrevistador prefiera una respuesta sobre otra.

Sintonía y Rapport en la Comunicación Interpersonal

Definición de Sintonía (Rapport)

La Sintonía es el vínculo que se establece en la conversación, creando un clima de cordialidad, afinidad y armonía.

Pasos del Proceso para Entrar en Sintonía

1. Percibir al otro: Implica tomar contacto visual, prestar atención y tratar de captar las señales sensoriales de la otra persona.
2. Calibrar: Es el proceso de observación profunda de las reacciones y estados del interlocutor.
3. Espejear (Mirroring): Adoptar una posición corporal semejante, igualar el lenguaje corporal y el tono de voz. Es una forma natural de conectar con los demás.
4. Acompasar: Es entrar en el compás del otro, llevando su mismo ritmo comunicacional.

Comunicación Organizacional y Gerencial

Comunicación Interna

La Comunicación Interna es el intercambio de información, ideas y sentimientos dentro de la organización.

Funciones de la Comunicación Interna

• Afianzar la cultura corporativa existente.
• Construir la identidad de la empresa.
• Profundizar el conocimiento de la empresa como entidad.
• Permitir a cada empleado expresarse ante la Dirección General.

Niveles e Instancias de la Comunicación

1. Información: Contar con información sobre la organización permite a cada integrante conocer su posición y rol en la empresa.
2. Opinión: Facilita la incorporación de la experiencia de los integrantes, sumando diversos puntos de vista.
3. Toma de Decisiones: Se vincula con el desarrollo de la autonomía necesaria en cada área.

Mitos y Errores Comunes en la Comunicación Gerencial

Estos son algunos supuestos erróneos que afectan la efectividad comunicativa:

1. Creer que “Las palabras contienen significado” (cuando el significado reside en la interpretación).
2. Confundir Comunicación con Información o sinónimos.
3. Asumir que “La comunicación no requiere mucho esfuerzo”.
4. Considerar que “La comunicación es un producto” (en lugar de un proceso).
5. Creer que “Los buenos oradores son automáticamente buenos comunicadores”.
6. El sesgo de conocimiento: “Si yo lo sé, entonces lo deben saber todos”.
7. La excusa de la falta de tiempo: “No tengo tiempo”.
8. La evitación del conflicto: “Está todo bien, no hay necesidad de hablar”.
9. La actitud jerárquica: “Cuando necesite tu opinión, te lo hago saber”.

El Rumor Organizacional

El rumor es el canal por el cual circula la comunicación informal. El proceso de difusión está dado por el “radio pasillo”, un mecanismo usado por los miembros de un grupo para hacer circular información que consideran importante.

Tipos de Rumores

• Producto de la expresión de deseos (esperanzas).
• Amenaza ficticia o hipotética (miedos).
• Sembrar cizaña y discordia (con el objetivo de dividir al grupo).
• Presumir de la información privilegiada o de la primicia que se posee.