Estrategias de Comunicación Efectiva: Entrevistas, Informes y Reuniones con Familias en el Ámbito Educativo

Preparación y Desarrollo de la Entrevista Individual

La entrevista debe convocarse con suficiente antelación, acompañada del comentario verbal junto con la convocatoria escrita, exponiendo el motivo general de la misma.

Objetivos y Planificación

• Es crucial tener claro el objetivo de la entrevista. Para ello, sintetizaremos la información en un guion.
• Si es necesaria la participación de un mediador cultural, se solicitará.
• El espacio es muy importante.

Actitud del Entrevistador

El entrevistador debe cuidar su apariencia física para causar una buena impresión, mostrarse agradable, educado y cálido. Deberemos crear un clima relajado y de confianza.

Técnicas de Comunicación

• Al hacer preguntas, no debemos dar la sensación de interrogatorio. Preguntaremos de forma pausada, fomentando el diálogo y la escucha activa.
• Cuando seamos nosotros quienes proporcionemos información, evitaremos la sensación de estar dando un discurso.

Cierre y Seguimiento

Antes de finalizar, preguntaremos si queda algún asunto pendiente o si todo ha quedado claro. Debemos redactar un informe lo antes posible para no olvidar la información importante.

Elaboración de Informes Periódicos

Los informes deben realizarse de forma periódica. Permiten observar los progresos del niño o niña y su evolución sin compararlos con el resto.

Criterios y Riesgos

• No existe un modelo unificado, pero es aconsejable que todos los educadores de un mismo centro trabajen con un criterio y formato común.
• El principal riesgo es la tendencia a etiquetar al niño, por lo que no es conveniente hacer valoraciones negativas.
• Conviene hacer hincapié en las capacidades, no en las dificultades.

Contenido Esencial del Informe

El informe debe recoger los siguientes aspectos:

• Adquisición de rutinas.
• Juego.
• Uso del lenguaje.
• Contenidos curriculares adquiridos.
• Comportamiento.
• Relación con iguales y adultos.
• Características personales.
• Cuestiones de interés para el niño.
• Actividades para las que se siente más o menos motivado.
• Dificultades y medidas adoptadas para solventarlas.

Gestión Eficaz de las Reuniones con Familias

Las familias deben reunirse al menos una vez al trimestre. Esta es una de las actividades más determinantes en la creación de la cohesión grupal entre los adultos, por lo que es necesario planificarlas cuidadosamente.

Aspectos Clave a Considerar

1. Objetivos de la Reunión

• Informar sobre temas generales o específicos.
• Intercambio de opiniones y experiencias.
• Reflexiones conjuntas sobre un tema determinado.
• Fomentar la interrelación entre las familias.
• Resolver problemas o dificultades.
• Programar actividades.

2. Contenidos para Lograr los Objetivos

• Presentación de los miembros de la comunidad educativa.
• Información sobre el funcionamiento del centro, actividades previstas, calendario y cauces de participación.
• Análisis de la evolución del grupo de niños.
• Objetivos para el siguiente periodo.
• Temas relacionados con el desarrollo de los niños.
• Relación familia-escuela.
• Situaciones puntuales.
• Propuestas de actividades.

3. Dinámica de Relación

El profesional inicia la reunión estableciendo los objetivos, expone los puntos y luego pide la colaboración de los padres mediante turnos de palabra.

4. Logística y Anticipación

Se deben definir las condiciones de espacio, horario, duración y materiales necesarios. Es fundamental anticiparse a las dificultades que puedan surgir e idear medios para afrontarlas.

La Primera Reunión

La primera reunión constará de:

• Presentación del equipo educativo y de los padres.
• Exposición sobre el periodo de adaptación, reacciones típicas de niños y padres, y plan de acción de la escuela.
• Escuchar dudas y preocupaciones de las familias.
• Información sobre normas de convivencia del centro.
• Entrega de documentación escrita.

Proceso de Preparación y Desarrollo de la Reunión

Antes de la Reunión

• Hacer una convocatoria por escrito y personalizada, motivando la asistencia y subrayando su importancia.
• Compartir el orden del día incluido en la convocatoria.
• Preparar el lugar de la reunión, las sillas, materiales y soportes audiovisuales.

Al Principio

• Presentación de los asistentes.
• Agradecer la asistencia.
• Presentar el orden del día, preguntar la opinión e incluir temas a propuesta de los padres si es factible.
• Aclarar la dinámica de la reunión y el momento en que podrán intervenir los asistentes y cómo deben hacerlo.
• Recordarles el tiempo del que disponemos.

Durante la Reunión

• Ser lo más concretos posible con la información para que los padres puedan intervenir después.
• Usar un lenguaje claro y comprensible para todos.
• Procurar un clima distendido y acogedor.
• Llevar una buena coordinación de la reunión, evitando conversaciones paralelas o rumores, respetando los turnos de palabra y los intereses del grupo.

Al Finalizar

• Comunicar las decisiones tomadas y resumir los acuerdos.
• Recordar el modo de solicitar una entrevista individual.
• Agradecer la asistencia.
• Emplazar temas no tratados para la próxima reunión.

El Acta de la Reunión

Al finalizar la reunión, deberemos realizar un acta que constará de:

• Fecha, hora y lugar.
• Asistentes.
• Objetivos y temas tratados.
• Acuerdos y decisiones.
• Propuestas al Consejo Escolar, Claustro o Equipo Directivo.