Estrategias de Comunicación Efectiva, Absentismo Laboral, Protección de Datos y Medio Ambiente

Estrategias de Comunicación Efectiva

Las estrategias y las técnicas para una comunicación efectiva son las siguientes:

- Asertividad (como emisor). Consiste en expresar nuestras opiniones o deseos de una manera amable, clara, directa y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los demás.

Las técnicas son las siguientes:

• Disco rayado: repetimos insistentemente nuestros deseos, sin alterarnos, ante la insistencia de los otros por lograr los suyos.
• Banco de niebla: aceptamos un punto de verdad en lo que nos están diciendo pero conservando nuestra postura.
• Aserción negativa: ante una crítica negativa cierta, expresamos que estamos de acuerdo y mostramos nuestra voluntad de corregirnos.
• Asertividad confrontativa: ponemos de manifiesto la incongruencia entre lo que nuestro interlocutor dijo y la realidad de sus actos.

- Escucha activa (Como receptor). Consiste en escuchar con atención y cuidado tratando de comprender la totalidad del mensaje que recibimos de nuestro interlocutor.

• Ventajas: favorece la relación positiva, ayuda a crear un clima de confianza y facilita la eliminación de tensiones.
• Técnicas: crear un clima adecuado, escuchar con empatía, evitar las distracciones, no prejuzgar ni adelantar conclusiones, etc.

- Consultas no verbales (como receptor o emisor), para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar también la comunicación no verbal.

• Consejos: adoptar una postura correcta y relajada, mirar a los ojos pero siempre procurando no intimidar, utilizar las manos para gesticular apoyando nuestras explicaciones, pero sin exagerar y evitar los tics.

- Comunicación escrita: debemos tener en cuenta que cualquier documento debe ser claro, conciso, correcto desde el punto de vista gramatical y cuidado en su presentación. No debe contener ninguna falta de ortografía.

Medidas de Control y Prevención del Absentismo Laboral

Las más frecuentes en la actividad empresarial suelen ser de dos tipos: medidas de control y medidas de prevención.

1 - Medidas de control. Establecer mecanismos que controlen la hora exacta de entrada y de salida en el puesto de trabajo.

• Mediante observación directa: no es efectivo, ya que no se suele registrar la hora exacta de entrada o de salida.
• Mediante elementos de control (ficha, tarjeta...): más efectivo, determina el tiempo exacto que el trabajador permanece en la empresa y no depende de ninguna otra persona.
• Mediante huella digital: es un sistema muy cómodo para el trabajador, pues evita que acceda personal ajeno a la organización y además se elimina el riesgo de fraude.
• Mediante otros métodos.

2 - Medidas de prevención. Complementarán las medidas de control, sin la incidencia de esta en el clima laboral.

• Mejorar la comunicación interna: debe existir un mecanismo interno de transmisión de información entre los trabajadores y sus superiores y viceversa, para evitar que el malestar ante determinadas situaciones llegue a oídos de sus superiores y se tomen las soluciones oportunas para solucionarlos.
• Mejorar la motivación: reconociendo y valorando el trabajo de los trabajadores, un plan de formación, entre otras.
• Mejorar el clima laboral: En la medida que los trabajadores se encuentren más agusto en la empresa disminuirán los índices de absentismo.
• Mejorar las condiciones de seguridad laboral: desarrollando un amplio plan de prevención de riesgos laborales para evitar el número de accidentes y de enfermedades profesionales.
• Mejorar la flexibilidad horaria: a mayor flexibilidad horaria permitirá conciliar mejor la vida laboral y personal del trabajador lo que disminuiría el índice de absentismo.

3 - Justificantes más frecuentes presentados por los trabajadores:

• Matrimonio: el justificante que debe de llevar son libro de familia, certificado judicial o certificado emitido por la correspondiente confesión religiosa.
• Nacimiento de hijo: libro de familia o certificado judicial.
• Consulta médica: citación previa de los servicios médicos y, posteriormente, el justificado médico de asistencia.
• Enfermedad grave del familiar hasta el 2º grado: certificado médico.
• Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto: citación previa de los servicios médicos y, posteriormente el justificante médico de asistencia.
• Cumplimiento de deberes de carácter público y personal: certificado emitido por el órgano jurisdiccional, administrativo o electoral.

Protección de Datos

En el departamento de RRHH se trabaja con gran variedad de datos personales, esto obliga a respetar lo establecido por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su reglamento de desarrollo. La normativa de protección de datos afecta al departamento de RRHH de la siguiente manera:

1 - Inscripción de ficheros: toda persona física o jurídica, pública o privada, que trate datos con carácter personal debe proceder a la inscripción del fichero ante el Registro General de Protección de Datos, órgano de la Agencia Española de Protección de Datos.

• Nivel básico: cualquier fichero que contenga datos de carácter personal.
• Nivel medio: si contiene datos relativos con la comisión de infracciones administrativas o penales u otros relacionados con la Administración Pública.
• Nivel alto: si contienen datos de los catalogados como especialmente protegidos (salud, ideología, afiliación social, etc.)

La obligación de inscribir se mantiene aunque la gestión del fichero la realice un tercero (gestorías o consultorías). En estos casos la empresa, que mantiene la responsabilidad sobre los datos, deberá identificar a la persona física o jurídica encargada de la gestión.

2 - Información y consentimiento para el tratamiento de datos: Se debe informar al trabajador al inicio del la relación laboral de la existencia del fichero o del simple tratamiento de sus datos, de la finalidad para la que se recaban, de los destinatarios de dicha información, de sus derechos de accesos, rectificación, cancelación y oposición y de la identidad y dirección del responsable del tratamiento. Los datos recabados solo podrán ser utilizados en lo que respecta a la relación laboral y su cesión a los organismos públicos de la Administración Laboral y Tributaria, que están autorizada por una ley, no requiere el consentimiento de los trabajadores. Cualquier utilización al margen de esta, requerirá el consentimiento del interesado.

3 - Elaboración del documento de seguridad: Para garantizar la confidencialidad, seguridad y diligencia en la gestión de los datos personales, deben adoptarse una serie de medidas técnicas y organizativa entre la que destaca el que debe elaborar toda entidad que trate datos de carácter personal siguiendo el modelo que facilita la Agencia de Protección de Datos en su pág. web.

En caso de haber contratado con un tercero la gestión de determinados ficheros, en el documento de seguridad se debe hacer constar esta circunstancia, indicando una referencia al contrato y su vigencia, así como a los ficheros objeto de este tratamiento.

4 - Cancelación y bloqueo de los datos: Finalizada la relación laboral, la empresa deberá proceder a la cancelación de los datos, bloqueándolos y conservándolos únicamente a disposición de las Administraciones Públicas y de los juzgados y tribunales durante el tiempo en que se pudiesen ejercitar acciones (4 años).

5 - Deber de secreto: El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al deber de guardar secreto profesional.

Un proceso que ha de estar documentado en cualquier empresa y que se ha de cumplir puntualmente en las fechas previstas es la realización de una copia de seguridad de los ficheros informáticos. Solo así se podrá garantizar la conservación de los datos en su integridad.

Medidas para la Protección del Medio Ambiente

1. Situar los puestos de trabajo aprovechando al máximo la luz natural.
2. Utilizar los aparatos de climatización a las temperaturas recomendadas (23-25º en verano y 22º en invierno)
3. Revisar el aislamiento de fachadas, paredes y ventanas para reducir el gasto derivado de la climatización.
4. Utilizar bombillas de bajo consumo y apagar las luces cuando no se estén utilizando.
5. Instalar sistemas de detención de presencia en las zonas de paso para ahorrar iluminación.
6. Colocar contenedores para papel, plástico, cartuchos de tóner y tinta y fomentar su uso entre los empleados.
7. Desenchufar todos los aparatos eléctricos al final de la jornada y apagar las regletas para evitar el consumo fantasma.
8. Comprar equipos informáticos eficientes.
9. Apostar por el uso de energías renovables como fuente de energía para la calefacción y el agua caliente.
10. Instalar sistemas de ahorros en grifos y cisternas.

Las 3R:

1. Reducir: evitar las actividades generadoras de desperdicios que no sean estrictamente necesarias.
2. Reutilizar: volver a usar un producto o material varias veces sin tratamiento. Darle la máxima utilidad a los objetos sin la necesidad de destruirlos o deshacerse de ellos.
3. Reciclar: usar los residuos como recursos. Utilizar los mismos materiales una y otra vez, reintegrarlos en otros procesos naturales o industriales para hacer los mimos o nuevos productos, minimizando así la utilización de recursos naturales.