Estrategias Clave en Negociación, Ventas y Gestión de Eventos

Plan de Negocio

La Agenda de la Reunión: Puntos Clave

• Fecha, lugar y hora de inicio
• Temas a tratar
• Orden y tiempo previsto para cada intervención
• Nombre de los participantes por cada parte
• Pausas: cafés, almuerzos,...
• Hora de finalización

Claves para una Negociación Exitosa

• Tener claros los objetivos a conseguir
• Preparación exhaustiva
• Rigor

Habilidades Sociales en la Negociación

1. Autoconocimiento: para adaptarnos mejor a las diferentes situaciones y reaccionar de manera adecuada frente a una situación desfavorable.
2. Pequeñas cesiones: ceder en algún aspecto de menor importancia para llegar al acuerdo final.
3. Buenas maneras: educación, respeto, empatía.
4. Asertividad: saber decir “no” y actuar de acuerdo con los propios intereses sin atacar ni generar tensiones con la otra parte.

Kit o Maletín de Ventas

1. Folleto informativo general del establecimiento o empresa.
2. Folleto informativo sobre las salas de reuniones, banquetes, etc.
3. Oferta de alimentos y bebidas.
4. Ayudas visuales como planos o book de fotografías de eventos realizados.
5. Presentación en formato digital para ordenador portátil.
6. Mapa de ubicación del establecimiento y oferta de ocio cercana.
7. Plano general del establecimiento (parking, salones, etc.).

Cualidades de un Buen Negociador

En resumen, un buen negociador debe cumplir los requisitos siguientes:

• Habilidad para planificar
• Habilidad para pensar con claridad bajo presión
• Inteligencia general práctica
• Habilidad verbal
• Conocimiento del producto o servicio
• Integridad personal
• Habilidad para percibir y explotar el poder

Técnicas de Comercialización de Eventos

1. Visita comercial.
2. Venta telefónica - Telemarketing: clasificación e investigación del mercado. Bombardeo de ventas: contactar clientes potenciales en un área geográfica concentrada durante un periodo corto de tiempo (3 días máximo).
3. Asistencia a ferias.
4. Acciones con el Convention Bureau.
5. Invitaciones para conocer el establecimiento y tours de familiarización.

Técnicas Online

• Página web propia del establecimiento: SEO (posicionamiento en buscadores) o SEM (marketing en buscadores).
• Inclusión del establecimiento en páginas web especializadas.
• Programas de distribución online integrados con los de Revenue Management.
• Campañas en redes sociales.
• Uso de la tecnología móvil.

Gestión Documental

1. Precontrato: desde el momento de la adjudicación de un evento hasta que se determinan las condiciones necesarias para realizarse. Tiene una vigencia limitada. Se aplica: SÍ - Congresos y NO - eventos sociales a excepción de 1 semana.
2. Contrato: sustituye al precontrato. Plena conformidad y reconocimiento entre las partes = Acuerdo comercial.
3. Garantías: sistemas de pago previos que se establecen en contratos.

Resumen Pre-Evento: Planificación y Organización

1. Objetivo, tipos, nombre.
2. Equipo organizador.
3. Fecha.
4. Nombre y tipo de asistentes:
   • Expositores o ponentes: Encargados de hacer disertaciones durante el evento.
   • Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de público.
   • Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.
   • Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular.
   • Invitados especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político le confieren notoriedad al evento.
5. Sitio.
6. Cronograma de acciones y actividades.
7. Estimación de recursos:
   • Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento.
   • Materiales: Implementos necesarios e instalaciones a utilizar, como por ejemplo lápices, carpetas, sillas, mesas.
   • Técnicos: Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, etc.
8. Contrato.
9. Presupuesto, fuentes de financiación:
   • Ej: Ingresos: merchandising, venta alimentos y bebidas, cuotas de inscripción, actividades especiales.
   • Ej: Gastos: Alojamiento, alquiler equipos, transporte, publicidad y promoción, Recursos Humanos, alquiler y montaje salas.
10. Promoción del evento.