Estrategias Clave en Eventos, Diseño Gráfico y Producción Audiovisual

Gestión de Proveedores para Eventos

El principal objetivo de los proveedores será conseguir la mayor calidad a un precio adecuado.

Tipos de Proveedores

• Agencias: Agencias de eventos, Productoras, Organizadores profesionales de eventos, Agencias de Comunicación y Marketing.
• Lugares para Eventos: Hoteles, Auditorios, Restaurantes, Discotecas, Espacios singulares, Palacios de Congresos.
• Diseño y Decoración: Alquiler de mobiliario, Señalización, Stands, Sanitarios, Carpas, Imagen Corporativa e Imprenta Visual.
• Servicios Técnicos: Sistemas de acreditación para eventos, Software y aplicaciones, Audiovisuales, Instalaciones Eléctricas.
• Transporte: Alquiler de camiones o coches, Servicio de transfer, Seguros de transporte de mercancías.
• Catering: Cóctel, cena de gala, almuerzo, etc.
• Personal: Azafatas/os, Conferenciantes, Traductores, Fotógrafos, Gestión de RRSS, Seguridad.
• Actividades: Artistas, Gamificación, Team Building.
• Seguros: Seguro de responsabilidad civil (RC).

Criterios de Selección de Proveedores

• Características del evento y especialización de proveedores: Es fundamental considerar las necesidades reales de nuestro evento.
• Criterios de contratación: Algunas empresas tienen sus propios protocolos de contratación. En el caso de las empresas públicas, los proveedores deben someterse a la ley de contratación pública, que plantea más requisitos.
• Coste: El coste del servicio es uno de los criterios más importantes.
• Servicios ofertados: Los servicios de los proveedores deben estar lo más descritos y detallados posible.
• Prestigio del proveedor: Puede ser un factor clave, ya que nos dará seguridad y también una publicidad muy positiva.

El Briefing de Eventos

Un briefing de evento es un documento que recoge toda la información clave necesaria para diseñar, planificar y ejecutar un evento de forma eficaz.

Elaboración de un Documento de Briefing

1. Descripción de las necesidades del evento.
2. Descripción del público objetivo o target y número aproximado.
3. Objetivos: objetivo principal y secundarios.
4. Descripción de la identidad corporativa de la empresa: visión, misión y valores, etc.
5. Lugar y fecha elegidos.
6. Pautas de desarrollo del evento.
7. Presupuesto máximo.
8. Otras gestiones técnicas: desglose del presupuesto para cada partida, necesidades especiales o matices para los distintos servicios.

Protocolo en Eventos y Empresas

El protocolo es un conjunto de reglas o una serie de instrucciones que se establecen por tradición o por convenio, explicando cómo se debe actuar en ciertos procedimientos, conductas, acciones y técnicas.

Elementos Comunes del Protocolo en Eventos

• Invitaciones: Definir quiénes serán los invitados, cómo serán y qué información debe incluir la invitación.
• Ceremonial: Establecer el orden de los actos y las actividades durante el evento.
• Vestimenta: Especificar el código de vestimenta adecuado para los participantes y los asistentes.
• Ubicación y Disposición de los Participantes: Determinar dónde se ubicarán los invitados, los anfitriones, los oradores y otros participantes durante el evento.
• Recepción y Hospitalidad: Planificar cómo se recibirán y atenderán a los invitados, incluyendo aspectos como la oferta de bebidas, catering y otros servicios de hospitalidad.
• Seguridad: Establecer medidas de seguridad para garantizar la protección de los participantes y la integridad del evento.
• Comunicación: Definir cómo se maneja la comunicación durante el evento.
• Protocolo Diplomático (en caso de eventos internacionales o gubernamentales): Especificar las normas y formalidades que deben seguirse en eventos de carácter diplomático.

Protocolo en un Evento

El protocolo de un evento puede ser muy detallado o más flexible, dependiendo de la naturaleza del evento y las expectativas de los organizadores. En general, el objetivo es asegurar que el evento se lleve a cabo de manera organizada y que los participantes se sientan cómodos y bien atendidos.

Protocolo Empresarial

El protocolo en el ámbito empresarial recoge las pautas de conducta aplicadas al ámbito de la empresa con el objetivo de guiar a los miembros en los distintos procesos y evitar así que las relaciones generen conflictos o crisis de reputación o imagen.

Ventajas del Protocolo Empresarial

• Todos los miembros de la organización actuarán de la misma manera en las diferentes relaciones, lo que ayuda a reforzar la imagen de la empresa.

Características del Protocolo Empresarial

• No está regulado por la ley.
• Es accesible para todos los colaboradores.
• Es claro y directo.

Tipos de Protocolo Empresarial

• Etiqueta: Define cuán formal es el ambiente de trabajo.
• Atuendo: Sirve para delimitar hasta dónde puede llegar la informalidad de un vestuario.
• Comunicación: Se implanta cuando la empresa tiene mucha interacción con los clientes y personas externas a la organización.
• Reuniones: Determina el modo en el que debe organizarse o ocurrir una reunión.

Protocolo Institucional

Es el conjunto de costumbres y normas reguladas, necesarias para la realización de actos y ceremonias de las instituciones político-administrativas.

Asuntos que se Tratan en el Protocolo Institucional

• Formas de comunicarse directa e indirectamente, invitaciones, signatarios.
• Formas y lugares de bienvenida y agradecimientos hacia los asistentes.
• Elaboración de programas, reservas de asientos y entregas de obsequios.
• Alojamiento y/o acompañamiento de delegaciones, acompañantes, etc.

Cuando una empresa realiza un evento en el que entre los invitados hay autoridades, se deben seguir un conjunto de normas y costumbres que regulan:

• Los símbolos del Estado y su utilización en las apariciones públicas de las instituciones, como elemento de concepción de pertenencia a un Estado, nación, región, isla o ciudad.
• Las precedencias de las autoridades en los actos oficiales, determinando qué persona u organismo es prioritario sobre otro y cómo se refleja esto en el uso del espacio.
• Los honores que deben ser rendidos a las instituciones o sus representantes.
• Los tratamientos con los que nos dirigiremos a las personas dependiendo de su cargo u honores.
• El derecho premial, rama del derecho que regula el régimen de concesión de honores y distinciones por parte del Estado y la Administración Pública.

El protocolo oficial del Estado también se desarrolla en el ámbito militar y diplomático, cada uno con sus propias normativas y reglamentos. En estos, es importante la presencia de los miembros de la Corona, la Administración del Estado y el Gobierno.

Imagen Personal y Vestuario

La imagen personal es una gran herramienta de marketing que aporta una evaluación del individuo tanto personal como profesional.

Tipos de Vestuario

• Etiqueta: Se utiliza en ocasiones especiales, como cenas de gala, fiestas de etiqueta, etc. Normalmente, la etiqueta se menciona en la invitación. En hombres suele ser frac o esmoquin y en mujeres vestido largo o traje de noche.
• Media Etiqueta: Se reserva para ocasiones en las que no se requiere vestir de etiqueta, pero tampoco con ropa de diario o poco formal. En hombres se usa traje oscuro de corte clásico o esmoquin sin pajarita y en mujeres traje corto o vestido de cóctel.
• Formal: Reservado para determinadas reuniones de negocios o eventos que no sean de etiqueta. En hombres traje oscuro y en mujeres vestido de cóctel.
• Informal: Se trata del vestuario diario para el trabajo, que varía en función del tipo de trabajo y del cargo. En hombres se puede llevar un pantalón de vestir combinado con una camisa y en mujeres hay una gran variación de combinaciones.

Maquetación y Composición en Diseño Editorial

La maquetación y la composición en diseño editorial son fundamentales para organizar una página de forma legible y atractiva. Se trata de colocar textos e imágenes de manera clara y ordenada, asegurando que la información se entienda bien y sea agradable para el lector.

Maquetación

Se refiere a la disposición de los elementos visuales en un espacio determinado. Utiliza la alineación, el contraste y la jerarquía visual para guiar al lector a través del contenido.

Composición

Destaca la armonía entre el texto y la imagen, y las imágenes deben complementar el texto. Se aplica el ritmo visual y el uso de espacios en blanco para mejorar la estética.

Grid y Retículas en Diseño

Las grillas o retículas son herramientas fundamentales que proporcionan estructura y coherencia visual al diseño. Consisten en una serie de líneas guía horizontales y verticales que dividen la página en secciones uniformes.

Tipos de Retículas

• Retícula Básica de Columnas: Organiza el contenido en columnas verticales. Es ideal para periódicos y revistas.
• Retícula Modular: Combina filas y columnas, creando módulos uniformes. Se utiliza en catálogos.
• Retícula Jerárquica: Estructura flexible que se adapta a los requerimientos específicos de cada sección.

Beneficios de las Retículas

• Aseguran la unidad visual en todo el documento.
• Facilitan la alineación y distribución equilibrada de elementos.
• Permiten un flujo de lectura agradable.

Diseño de Piezas Gráficas

Folletos

• Publicaciones breves y promocionales, diseñadas para captar la atención rápidamente.
• Uso eficiente del espacio con gráficos llamativos y textos concisos.
• Generalmente tienen un diseño plegado para optimizar la presentación del contenido.

Revistas

• Requieren un diseño más complejo debido a la variedad de contenido y secciones.
• Se utilizan retículas flexibles para permitir diversidad visual sin perder coherencia.
• La portada es clave para atraer lectores, combinando imágenes impactantes y títulos destacados.

Catálogos

• Diseñados para mostrar productos o servicios de manera clara y ordenada.
• Uso de retículas modulares para presentar múltiples elementos en páginas organizadas.
• Fotografías de alta calidad y descripciones precisas son esenciales.

Libros

• Se centran en la legibilidad y la experiencia del lector.
• La elección de la tipografía y el interlineado es crucial para evitar la fatiga visual.
• El diseño debe ser coherente a lo largo de todo el libro.

Banners en Prensa

• Elementos publicitarios que requieren un diseño llamativo en espacios reducidos.
• Uso estratégico de colores, tipografías y llamados a la acción.
• Deben captar la atención del lector en segundos.

Preparación de Archivos para Impresión

Configuración Técnica

• Formato de archivo: PDF es el estándar por su compatibilidad y conservación de calidad.
• Resolución: Las imágenes deben tener una resolución mínima de 300 ppp para asegurar nitidez.
• Colores: Utilización del modelo de color CMYK (Cian, Magenta, Amarillo y Negro) en lugar de RGB.

Sangrado y Marcas de Corte

• Sangrado: Extender el diseño más allá de los bordes finales de corte para evitar márgenes blancos no deseados.
• Marcas de corte: Indicadores para que la imprenta realice cortes precisos.

Fuentes y Elementos Vinculados

• Incluir todas las fuentes utilizadas.
• Asegurarse de que las imágenes vinculadas estén incrustadas o correctamente enlazadas.

Producción Audiovisual

La producción audiovisual es el proceso de creación de contenido visual que combina imágenes en movimiento, sonido y, en algunos casos, elementos gráficos para transmitir mensajes, contar historias o comunicar ideas.

Etapas de la Producción Audiovisual

• Preproducción: Planeación del proyecto, desarrollo del guion, selección de actores y equipo técnico, definición de presupuesto y cronograma.
• Producción: Grabación de las imágenes y sonido, uso de cámaras, iluminación y micrófonos.
• Postproducción: Edición del video y del audio, aplicación de efectos visuales, transiciones y mezcla.

Postproducción y Efectos Visuales

• Corrección de color: Ajuste de tonos para transmitir emociones específicas.
• Efectos visuales (VFX): Elementos generados por computadora para enriquecer la narrativa.
• Sonido: Integración de música, efectos de sonido y mejora de diálogos.

Tipos de Videos en Marketing

• Tutoriales o DIY: Instruyen al público sobre el uso de productos o servicios.
• Spots Publicitarios: Captan la atención de manera breve y creativa. Anuncian productos, servicios, eventos o para generar conciencia.
• Testimoniales: Refuerzan la confianza mostrando opiniones reales de clientes.
• Videos Corporativos: Presentan la visión, misión y valores de una empresa.
• Contenido para Redes Sociales: Breve, dinámico y adaptado a las tendencias de plataformas como Instagram, TikTok y YouTube.
• Video Currículum Vitae.
• Documentales.

Técnicas de Animación

• Stop Motion: Se trata de ir fotografiando y manipulando físicamente los objetos en cada fotograma.
• Motion Graphics: Se genera la sensación del movimiento utilizando distintos elementos.
• Pixilación: Se anima cada uno de los fotogramas de forma individual mientras el actor se mantiene en la misma pose.
• Animación CGI: Consiste en generar imágenes por ordenador.

Edición de Video

La edición es el proceso de seleccionar, cortar y combinar fragmentos de video para crear una narrativa coherente.

Formatos, Resolución y Frames

Un frame o fotograma se refiere a la imagen concreta dentro de una sucesión de imágenes en movimiento.

Formatos Comunes

• MP4, MOV, AVI.

Resoluciones Estándar

• 720p (HD): Adecuado para redes sociales.
• 1080p (Full HD): Uso general en plataformas digitales.
• 4K (Ultra HD): Alta calidad para publicidad profesional.

Frames por Segundo (FPS)

• 24 FPS: Estándar cinematográfico.
• 30 FPS: Común en contenido digital.
• 60 FPS: Ideal para deportes o videos dinámicos.