Estrategias para la Caracterización de Puestos y Funciones

Fundamentos y Propósitos de la Caracterización de Tareas

La caracterización de tareas es un proceso fundamental para comprender en profundidad los roles y responsabilidades dentro de cualquier organización. Sus objetivos generales son:

• Determinar el conjunto de funciones y tareas que se desarrollan en cada puesto, así como las responsabilidades y el grado de autonomía que de ellas derivan.
• Especificar los requisitos profesionales y personales que debe poseer la persona que desempeñe el puesto (formación, experiencia, aptitudes, conocimientos, cualidades, etc.).
• Poner de manifiesto las condiciones físicas y ambientales en las que se ha de desarrollar el trabajo.

Métodos de Recopilación de Información sobre Tareas

Existe una diversidad de métodos que cumplen esta finalidad, y la elección de uno de ellos en un momento concreto estará determinada por una serie de variables, como los objetivos de nuestro proyecto o intervención, el tipo de información que nos interese recopilar, el tipo de puesto a analizar, el presupuesto, etc.

Todos ellos presentan ventajas e inconvenientes que es necesario conocer y sopesar antes de decidirse por uno en particular. Es importante destacar que ningún método es el ideal para todos los puestos y para todas las ocasiones.

Los métodos más habituales y extendidos, clasificándolos de forma global y atendiendo a la forma de recopilar la información, son: la Observación Directa, el Cuestionario y la Entrevista.

La Observación Directa

El analista observa a quien realiza el trabajo durante un período de tiempo suficiente y registra las actividades que lleva a cabo y sus funciones, es decir, el comportamiento del empleado.

Ventajas

• Datos directos y objetivos. Registro sistemático y homogéneo de datos.
• Se obtiene información cualitativamente muy rica (qué hace, cómo lo hace, dónde lo hace, etc.).

Inconvenientes

• Requiere un muestreo riguroso para observar tareas importantes.
• La presencia de un observador puede influir en el comportamiento del observado.
• Poco útil en tareas complejas o de tipo intelectual (más adecuado en puestos estructurados, con tareas repetitivas y de bajo nivel).
• Elevada inversión de tiempo y dinero. Requiere alta experiencia del observador.

El Cuestionario

Es el método más extendido y consiste en que el trabajador que desempeña el puesto y/o sus superiores cumplimenten un cuestionario que contiene una serie de preguntas relacionadas con los datos que se desean obtener, según la finalidad del análisis.

Pueden ser abiertos (inestructurados o semiestructurados) o cerrados (preguntas de elección forzosa, concreta y específica); estándar (permiten un tratamiento ágil de los datos, pero están poco adaptados a la cultura peculiar de la empresa) o a medida (recogen los aspectos relevantes del puesto, pero implican un mayor coste debido al ajuste del diseño a los objetivos).

Ventajas

• Oportunidad de intervenir y reflexionar sobre las respuestas.
• Proporciona una gran cantidad de información si es exhaustivo.
• Permite un tratamiento comparativo debido a la homogeneidad de las respuestas.

Inconvenientes

• Puede existir una tendencia a desvirtuar la realidad (sobrevaloración o minusvaloración del trabajo).
• Puede representar cierta dificultad para comprender adecuadamente las preguntas o para contestar.
• Requiere un análisis profundo posterior de los datos.

La Entrevista

Reunión con el titular del puesto y/o con personas vinculadas, con el objetivo de recabar información en un ambiente interactivo. Su finalidad es recopilar información de primera mano para una mejor comprensión del puesto, tanto en su globalidad como en determinados aspectos esenciales de la tarea.

Ventajas

• Trato individualizado y personal.
• Técnica muy flexible, pudiendo ajustarse su estructuración a los objetivos concretos.
• Se puede compaginar con otras técnicas. Posibilita una utilización inmediata de los datos. Mayor credibilidad de la información obtenida.

Inconvenientes

• Alto costo debido al tiempo y a la necesidad de analistas experimentados.
• Requiere gran conocimiento del puesto y estar al corriente de la finalidad de la investigación o intervención posterior.
• Requiere preparación y destreza por parte del analista.