Estrategias Avanzadas para la Custodia y Gestión de Historias Clínicas

Conservación de Historias Clínicas (HC)

La miniaturización o sustitución de documentos no deben considerarse como una solución al expurgo, sino como una solución a la falta de espacio. Por ello, se debe realizar un expurgo antes de la migración. Una vez realizado el cambio de soporte, deberán destruirse los originales, a no ser que se quieran utilizar como copias de seguridad. En cuanto a la legislación, se considera que los documentos sustituidos no son legales, ya que con las nuevas tecnologías podrían haberse modificado.

Microfilmación

Es una técnica fotográfica cuyo soporte es la micropelícula o microfilm. Se necesitan armarios especiales para su conservación. Sus formas de presentación son las siguientes:

• Película en rollo: Se utiliza para microfilmar placas radiográficas o para la digitalización (DC) en papel. En cada rollo caben aproximadamente 3000 imágenes. Se numeran y se ordenan.
• Microfichas: Son láminas de microfilm en las que caben aproximadamente 98 imágenes. Se guardan numeradas y en orden.
• Jacket: Se utiliza para la presentación de placas radiográficas y el aparato lector realiza copias en papel.

Digitalización

Consiste en pasar un documento en papel a un disco magnético u óptico legible por ordenador, para lo que se necesita un escáner para la captura de imágenes. La resolución del escaneado determina la calidad y definición de su lectura, de lo cual dependerá el tamaño de los ficheros. Los soportes pueden ser los siguientes:

• Disco duro: Gran capacidad, soporte intermedio durante el proceso de escaneado, no definitivo.
• Cinta magnética: Gran capacidad de almacenamiento; se utilizan para hacer copias de seguridad del contenido de los discos duros.
• Disquete Zip: Capacidad de almacenamiento elevada, pero insuficiente para guardar gran cantidad de imágenes, además de ser caros.
• CD: Capacidad de almacenamiento muy elevada, gran resistencia y perdurabilidad. Se debe utilizar CD-ROM no regrabable para evitar la pérdida de información.

Externalización de Archivos Clínicos

Esta herramienta de gestión se implementa en los centros sanitarios con un volumen muy elevado de expedientes y problemas de espacio. Consiste en la contratación de una empresa externa que almacena las HC (normalmente de archivos pasivos e históricos) en naves propias y gestiona su consulta, garantizando su seguridad y vigilando sus condiciones de conservación.

El responsable último de las HC sigue siendo el Archivo Clínico (AC) del hospital, y la empresa contratada no tiene ninguna facultad de decisión sobre la documentación en custodia.

Las HC se solicitan a la empresa contratada y esta las facilitará en un máximo de 2 a 48 horas, en función de la urgencia de la petición.

Consideraciones para la Contratación de una Empresa Externa

A la hora de contratar una empresa hay que tener en cuenta lo siguiente:

1. Aspecto de la empresa: Estructura, funcionalidad, experiencia en el sector, garantías de continuidad y confidencialidad.
2. Responsabilidades de la empresa: Personas autorizadas a solicitar y acceder a la documentación, cuándo y cómo tienen acceso, y plazos de entrega.
3. Evaluación de costes y calidad del servicio.

Protocolo de Externalización

1. Seleccionar los documentos a transferir en función de la actividad.
2. Inventario de los documentos a transferir.