Estrategias de Archivo y Gestión Documental: Conservación y Sistemas de Clasificación

Gestión y Conservación de la Documentación Empresarial

3.1 Conservación de la Documentación

Es fundamental distinguir entre información (dar noticia de una cosa) y documentación (la acción de documentar, que consiste en justificar la verdad de un hecho con documentos).

La necesidad de conservar la documentación surge de dos factores principales: la necesidad de información interna y el cumplimiento de la normativa legal vigente.

Debemos distinguir diferentes clases de documentación según su periodo de conservación:

• Documentación de propiedad: Aquella que acredita la propiedad de los bienes por parte de la empresa. Debe ser conservada permanentemente.
• Documentación relacionada con terceros: Aquella que genera bienes y/o derechos. También debe ser conservada.
• Documentación interna no relacionada con terceros: Aquella generada dentro de la empresa. Solo se conservará durante el tiempo que sea vigente.

3.2 El Archivo

El archivo es el lugar, ya sea físico o electrónico, donde se conserva el conjunto de los documentos de una empresa. Por extensión, también se denomina archivo al conjunto de estos documentos. Archivar, por lo tanto, es la acción de poner y guardar los documentos en un archivo.

B. Clases de Archivos

Los archivos se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios:

• Por ubicación y contenido: General y por departamentos.
• Por la frecuencia de utilización: Actual, semidefinitivo y definitivo o histórico.
• Por la forma de crearlo y utilizarlo: Manual e informático.

C. Organización del Material

El material de archivo se organiza típicamente mediante:

• Carpetas
• Archivador A-Z
• Caja archivador

D. Mecanización de la Información y Herramientas Ofimáticas

El ordenador se ha convertido en el elemento material por excelencia para el manejo de información. Las aplicaciones de uso general más comunes son:

Procesador de texto

Programa que posibilita el uso del ordenador para las técnicas de comunicación. Los más habituales son Word, Writer, etc.

Base de datos

Programa informático mediante el cual podemos tener almacenados una serie de datos y trabajar con ellos. Access y Front End son dos de las más utilizadas.

Hoja de cálculo

Programa informático que facilita el cálculo. Las aplicaciones Excel y Calc son ejemplos de hojas de cálculo.

Paquetes Ofimáticos y Software Específico

Además, existen en el mercado los llamados paquetes ofimáticos que tienen integrados los programas anteriores, permitiendo transmitir datos de uno a otro.

También aparecen otros programas especializados:

• Gestión de personal: Programas con los que se puede confeccionar historiales de los trabajadores con sus características especiales. Un ejemplo es NominaPlus.
• Programas de gestión comercial y contable: Paquetes integrados con los que se pueden llevar a cabo todas las operaciones propias de la empresa. Algunos ejemplos son Contaplus y Facturaplus.

Medios Complementarios de Comunicación

Existen medios que, de forma individual o combinados con el ordenador, suponen un gran avance en la comunicación y transferencia de datos:

• Módems: Mediante la utilización de la red telefónica, ponen en contacto dos o más ordenadores.
• Telefax: Está conectado normalmente a una línea telefónica, aunque también puede estarlo a satélites de comunicación o a otros sistemas.

E. Sistemas de Clasificación y Ordenación

Clasificar es dividir, hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos. Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una secuencia lógica.

Aparecen distintos sistemas de clasificación:

• Alfabético: Clasificar por nombres.
• Numérico: Asignar un número.
• De materia o temático: Clasificar por asuntos o por el tema.
• Geográfico: Clasificar por ciudades o zonas geográficas.
• Cronológico: Clasificar por fechas.