Estándares y Estructura de la Documentación Empresarial: Redacción Efectiva y Control
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Fundamentos de la Comunicación Escrita Empresarial
Características de la Comunicación Escrita
La comunicación escrita eficaz se rige por tres principios fundamentales:
- Adecuación: Implica estar bien presentada, respetar las normas ortográficas, utilizar un lenguaje sencillo y asegurar que el texto sea breve.
- Coherencia: Requiere ser claro y ordenado, destacar la idea o ideas principales y usar un solo párrafo para desarrollar cada idea.
- Cohesión: Consiste en conectar las oraciones de cada párrafo para evitar que el lector pierda información.
Etapas para la Elaboración de un Documento Escrito
El proceso de creación de un documento formal sigue las siguientes fases:
- Analizar la situación.
- Generar las ideas.
- Seleccionar la información.
- Ordenar el contenido.
- Redactar el texto.
- Revisar el escrito.
- Revisar el texto.
El Membrete y las Técnicas de Redacción
El membrete de una carta es el nombre de la persona, empresa o corporación que la escribe. Al papel que lleva membrete se le llama papel timbrado.
Las técnicas de comunicación escrita son normas prácticas que nos facilitan la comunicación y sirven para elaborar y redactar documentos escritos de forma correcta.
Tipología y Clasificación de Documentos Empresariales
Principales Tipos de Documentos
Los documentos se clasifican generalmente en las siguientes categorías:
- Cartas: Comerciales, circulares, de solicitud, de oferta, de pedido, de reclamación.
- Informes: Comerciales, de mercado, personales.
- Documentos Privados: Instancias o solicitudes, certificados, currículum y oficios.
- Documentos Breves o de Régimen Interior: Aviso, memorándum, saluda.
- Otros Documentos:
- Documentos mercantiles: Propuesta de pedido, albarán, factura, cheque.
- Otros documentos de empresa: Actas, folletos, manuales, impresos y carteles.
La Carta como Documento Central
La Carta es un tipo de documento escrito en el que se transmite información dirigida a un particular o a otra empresa.
Medios y Control de Documentación
Medios de Producción y Reproducción
- Medios de Producción de Documentos: Escritura manual, máquina de escribir, ordenador, telégrafo y burófax.
- Medios de Reproducción: Fotocopiadora, fax y escáner.
Registro y Control de Documentación
Se debe introducir un sistema de control adecuado que detecte rápidamente los errores y desviaciones en el proceso de entrada y salida de documentos. Se recomienda implantar registros de entrada y de salida de documentos.
Documentos Específicos y su Estructura Detallada
La Carta Comercial
La carta comercial debe cumplir con los siguientes requisitos de presentación:
- La calidad del papel debe ser buena (formato A4).
- Utilizar sobres blancos.
- La separación entre párrafos debe ser mayor que la de las líneas.
- Evitar tachaduras.
- Nunca escribir en el reverso de la carta.
- Dejar márgenes adecuados.
La carta comercial se compone de 3 partes:
- Encabezamiento: Compuesto por el membrete.
- Cuerpo: Contiene la idea principal y su desarrollo.
- Cierre: Incluye la despedida, antefirma, firma, identificación y cargo del firmante.
La Carta Circular
La carta circular está dirigida a determinados colectivos para informarles de algún asunto. Se redacta en términos que sirvan para todos los posibles lectores. Se utiliza un modelo único en el que basta poner la dirección de cada persona a la que se envía. Deben escribirse en papel timbrado, redactadas de modo que parezcan cartas escritas única y exclusivamente a la persona que las recibe.
La Carta de Solicitud
Es importante indicar con claridad lo que se solicita, especialmente cuando va dirigida a una entidad que pretende admitir nuevo personal. Si en el anuncio se imponen requisitos o condiciones especiales, debemos manifestar que estamos en posesión de ellos.
El Informe
El informe es una enumeración detallada y ordenada de hechos concretos y es la respuesta a una pregunta planteada por una persona que busca información. Se trata de una comunicación escrita sobre acontecimientos internos o externos de la empresa que permitan una fácil comprensión.
Tipos de Informes
Hay 3 tipos principales:
- Expositivo: Informar y describir.
- Valorativo: Analizar los hechos.
- Demostrativo: Demostrar, argumentar los hechos y probarlos.
Pautas para la Redacción de un Informe
Para redactar un informe hay que seguir unas pautas como:
- Redacción de forma directa e impersonal.
- Evitar frases largas.
- Ha de ser comprensible, breve y concreto.
- Evitar ambigüedades.
- Ser monográfico (centrado en un tema).
- Aportar soluciones alternativas.
Documentos Privados: La Instancia
La Instancia (Petición Formal)
Muchos organismos disponen de sus documentos privados, que son instancias u oficios, y no usan cartas comerciales. La Instancia es un documento en el que formulamos una petición a un organismo o entidad pública o privada. Está formada por varias partes:
- Encabezamiento: Formado por el tratamiento de la persona a la que se dirige (Ej: Sr.).
- Cuerpo o Exposición: Se exponen las razones (Ej: Expone).
- Petición: Donde se expone la solicitud (Ej: Solicita).
- Despedida: Formada por la fecha y firma.
- Pie: Al final del pie de página, en mayúsculas, el tratamiento y cargo del destinatario.